Документальное оформление проведения и решений общего собрания акционеров, информирования о них

Проведение собрания с информационной точки зрения связано с регистрацией участников, заполнением бюллетеней для голосования, протоколами ОСА, протоколами и отчетами об итогах голосования, решениями ОСА. Значительная часть из этого освещена выше, и протоколы во многом аккумулируют остальную информацию. Именно они оформляют проведение ОСА, и поэтому им мы уделим специальное внимание.

Содержание решений и соблюдение формальных требований при их принятии подтверждаются протоколами. Закон выделяет виды протоколов: 1) о принятии решения собрания (п. 3 ст. 1812 ГК РФ, ст. 63 Закона № 208-ФЗ, п. 4.29, 4.35, 4.36 Положения об ОСА); 2) о результатах голосования (ст. 62 Закона № 208-ФЗ, п. 4.30, 4.33, 4.35, 4.36 Положения об ОСА): а) очного (п. 4 ст. 1812 ГК РФ); б) заочного (п. 5 ст. 1812 ГК РФ).

По итогам проведения ОСА и голосования на нем составляются протокол общего собрания и протокол об итогах голосования на общем собрании, а если решения, принятые общим собранием, и итоги голосования не оглашались в ходе собрания, на котором проводилось голосование, — также отчет об итогах голосования (п. 4.28 Положения об ОСА).

Протокол ОСА составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия собрания акционеров в двух экземплярах, подписываемых председательствующим на ОСА и секретарем собрания (п. 1 ст. 63 Закона № 208-ФЗ).

Пункт 2 ст. 63 Закона № 208-ФЗ и п. 4.29, 4.35, 4.36 Положения об ОСА подробно освещают содержание протокола ОСА. Весьма незначительная часть требований относится к реквизитам протокола, а требования именно к содержанию протокола касаются как действительности (правомочности) самого собрания, так и действительности его решений.

К реквизитам относится дата составления протокола ОСА и тяготеют к ним полное фирменное наименование и место нахождения общества (п. 4.29 Положения об ОСА).

Собрание как таковое, соблюдение требований по его подготовке и созыву характеризуют:

  • 1) вид общего собрания (годовое или внеочередное) и форма проведения общего собрания (собрание или заочное голосование);
  • 2) дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании (п. 4.29 Положения об ОСА);
  • 3) число голосов, которыми обладали лица, включенные в список лиц, имеющих право на участие в ОСА, по каждому вопросу повестки дня собрания (эта формулировка п. 4.29 Положения об ОСА отличается от нормы п. 2 ст. 63 Закона № 208-ФЗ «общее количество голосов, которыми обладают акционеры — владельцы голосующих акций общества» и на первый взгляд представляется более конкретной, так как в собрании принимают участие не все акционеры, но, во-первых, как было показано ранее, касательно одной и той же акции (пакету акций) может быть разное число акционеров и лиц, имеющих право на участие в ОСА, например, за счет представителей, во-вторых, обе нормы равно далеки от требования абз. 1 п. 1 ст. 58 Закона № 208-ФЗ о кворуме для правомочности заседания — более половины голосов размещенных голосующих акций общества (для первого созыва собрания)), и число голосов, приходившихся на голосующие акции общества по каждому вопросу повестки дня общего собрания, определенное с учетом положений п. 4.20 Положения об ОСА (п. 4.29 Положения об ОСА; это важно для раздельного подсчета голосов);
  • 4) место проведения ОСА, проведенного в форме собрания (адрес, по которому проводилось собрание) (эта формулировка п. 4.29 Положения об ОСА представляется более удачной, чем норма п. 2 ст. 63 Закона № 208-ФЗ, ограничивающаяся только понятием «место проведения» ОСА); время проведения ОСА (в данном случае удачнее и конкретнее формулировка п. 2 ст. 63 Закона № 208-ФЗ, чем п. 4.29 Положения об ОСА, которая говорит о дате); повестка дня собрания (п. 2 ст. 63 Закона № 208-ФЗ, п. 4.29 Положения об ОСА); время начала и время окончания регистрации лиц, имевших право на участие в ОСА, проведенном в форме собрания (п. 4.29 Положения об ОСА); время открытия и время закрытия ОСА, проведенного в форме собрания, а в случае если решения, принятые общим собранием, и итоги голосования по ним оглашались на общем собрании, — также время начала подсчета голосов (п. 4.29 Положения об ОСА); почтовый адрес (адреса), по которому направлялись заполненные бюллетени для голосования при проведении ОСА в форме заочного голосования, а также при его проведении в форме собрания, если голосование по вопросам, включенным в повестку дня, могло осуществляться путем направления в общество заполненных бюллетеней (п. 4.29 Положения об ОСА);
  • 5) число голосов, которыми обладали лица, принявшие участие в общем собрании, по каждому вопросу повестки дня общего собрания с указанием, имелся ли кворум по каждому вопросу (формулировка п. 4.29 Положения об ОСА представляется более удачной, чем норма п. 2 ст. 63 Закона № 208-ФЗ, за счет конкретизации «по каждому вопросу повестки дня» и использования термина «лица, принявшие участие» в ОСА, а не акционеры); председатель (президиум) и секретарь собрания (п. 2 ст. 63 Закона № 208-ФЗ, п. 4.29 Положения об ОСА); основные положения выступлений (п. 2 ст. 63 Закона № 208-ФЗ, п. 4.29 Положения об ОСА) и имена выступавших лиц по каждому вопросу повестки дня ОСА, проведенного в форме собрания (п. 4.29 Положения об ОСА);
  • 6) вопросы, поставленные на голосование (п. 2 ст. 63 Закона № 208-ФЗ); число голосов, отданных за каждый вариант голосования («за», «против» и «воздержался»), по каждому вопросу повестки дня ОСА, по которому имелся кворум (п. 4.29 Положения об ОСА конкретизирует краткую норму п. 2 ст. 63 Закона № 208-ФЗ «итоги голосования» и еще раз указывает на принцип раздельного подсчета голосов и необходимость установления кворума для действительности голосования);
  • 7) формулировки решений, принятых ОСА по каждому вопросу повестки дня общего собрания (п. 4.29 Положения об ОСА конкретизирует краткую норму п. 2 ст. 63 Закона № 208-ФЗ «решения, принятые собранием»).

Если в АО не создана счетная комиссия и функции счетной комиссии не выполняются регистратором, в протоколе ОСА должны указываться сведения, которые в соответствии с Законом № 208-ФЗ и Положением об ОСА должны указываться в протоколе счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании (п. 4.29 Положения об ОСА).

Мы специально разместили нормы о требованиях к протоколу в зависимости от их очередности в тексте самого протокола и в зависимости от стадий, а также дали образец протокола по сводной характеристике Закона № 208-ФЗ и Положения об ОСА для использования в правоприменительной практике.

К протоколу ОСА приобщаются протокол об итогах голосования на общем собрании и документы, принятые или утвержденные решениями ОСА (п. 4.30 Положения об ОСА).

Протокол об итогах голосования составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия ОСА или даты окончания приема бюллетеней при проведении ОСА в форме заочного голосования и подписывается членами счетной комиссии или лицом, выполняющим ее функции (п. 1 ст. 62 Закона № 208-ФЗ).

Этой норме не коррелирует и выходит за пределы нормы п. 4 ст. 62 Закона № 208-ФЗ п. 4.34 Положения об ОСА, так как половина отчета (решения) находится в ведении именно председателя и секретаря собрания, а половина — в ведении счетной комиссии. Доводится же он до сведения лиц, включенных в список лиц, имеющих право на участие в ОСА, в порядке, предусмотренном для сообщения о проведении ОСА, которое в лучшем случае может подписать председатель совета директоров (наблюдательного совета), не всегда, как мы выяснили, совпадающий с фигурой председательствующего на ОСА.

Содержание протокола и отчета об итогах голосования подробно освещено в ст. 62 Закона № 208-ФЗ и п. 4.31, 4.33, 4.35, 4.36 Положения об ОСА. Как видно из сравнительного анализа этих норм, содержание двух документов не совпадает. Для удобства представим их содержание в виде таблицы:

Протокол об итогах голосования на ОСА (п. 4.31 Положения об ОСА)

Отчет об итогах голосования на ОСА (п. 4.33 Положения об ОСА)

Полное фирменное наименование и место нахождения общества

Вид общего собрания (годовое или внеочередное)

Форма проведения общего собрания (собрание или заочное голосование)

Дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании (новелла по сравнению с прежним Положением об ОСА, в том числе новелла п. 4.29 дей-

ствующего Положения об ОСА)

Дата проведения общего собрания

Место проведения общего собрания, проведенного в форме собрания (адрес, по которому проводилось собрание)

Повестка дня общего собрания

Время начала и время окончания регистрации лиц, имевших право на участие в общем собрании, проведенном в форме собрания

"

Время открытия и время закрытия общего собрания, проведенного в форме собрания, а в случае если решения, принятые общим собранием, и итоги голосования по ним оглашались на общем собрании, также время начала подсчета голосов

Число голосов, которыми обладали лица, включенные в список лиц, имевших право на участие в общем собрании, по каждому вопросу повестки дня общего собрания

Окончание таблицы

Протокол об итогах голосования на ОСА (п. 4.31 Положения об ОСА)

Отчет об итогах голосования на ОСА (и. 4.33 Положения об ОСА)

Число голосов, приходившихся на голосующие акции общества по каждому вопросу повестки дня общего собрания, определенное с учетом положений п. 4.20 Положения об ОСА

Число голосов, которыми обладали лица, принявшие участие в общем собрании, по каждому вопросу повестки дня общего собрания с указанием, имелся ли кворум по каждому вопросу

Число голосов, отданных за каждый из вариантов голосования («за», «против» и «воздержался») по каждому вопросу повестки дня общего собрания, по которому имелся кворум

Число голосов по каждому вопросу повестки дня общего собрания, поставленному на голосование, которые не подсчитывались в связи с признанием бюллетеней недействительными или по иным основаниям, предусмотренным Положением об ОСА (новелла по сравнению с прежним Положением об ОСА)

Формулировки решений, принятых общим собранием по каждому вопросу повестки дня общего собрания

Имена членов счетной комиссии. Если функции счетной комиссии выполнял регистратор, — полное фирменное наименование, место нахождения регистратора и имена уполномоченных им лиц

Дата составления протокола об итогах голосования на общем собрании

Имена председателя и секретаря общего собрания

Возникающие вопросы по несовпадению этих документов, возможно, снимет вывод, что это обязательные, но не исчерпывающие их содержание элементы. Составить полное представление о документальном оформлении проведения ОСА и их решений поможет обращение к актам о делопроизводстве и документообороте.

Основные принципы организации делопроизводства сформулированы в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденном приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст. Данный стандарт идентичен международному стандарту ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие положения» (ISO 15489-1:2001 «Information and documentation — Records management — General»). Наименование российского стандарта изменено относительно наименования аутентичного перевода для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2004 (п. 3.5). Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 предназначен: для регулирования процессов управления документами как государственных, так и частных организаций, в том числе корпораций; для руководителей (менеджеров), специалистов в области управления документами, информацией и технологиями, а также для работников, допущенных к обращению с документами (документированной информацией).

Также можно использовать ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст, и Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299.

Наиболее полезным, на наш взгляд, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Рассматриваемые протоколы в соответствии с этими актами:

  • — являются документами («документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности»1; «документ: зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»[1] [2]);
  • — входят в документацию по распорядительной деятельности организации (код 0251000);
  • — должны[3] содержать следующие реквизиты:
    • 03 — эмблема организации;
    • 04 — код организации;
    • 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
    • 06 — идентификационный номер налогоплателыцика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
    • 07 — код формы документа;
    • 08 — наименование организации;
    • 09 — справочные данные об организации;
    • 10 — наименование вида документа;
    • 11 — дата документа;
    • 12 — регистрационный номер документа;
    • 14 — место составления или издания документа;
    • 16 — гриф утверждения документа;
    • 18 — заголовок к тексту;
    • 20 — текст документа;
    • 21 — отметка о наличии приложения;
    • 22 — подпись;
    • 25 — оттиск печати;
    • 27 — отметка об исполнителе;
  • — должны1 соблюдать требования к оформлению реквизитов документов (в частности, «в состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)»[3] [5]).

В Положении об ОСА конкретизированы требования к протоколам в зависимости от вопросов повестки дня. Например, если в повестку дня общего собрания включен вопрос об одобрении обществом сделки, в совершении которой имеется заинтересованность, в протоколе общего собрания, протоколе счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании и отчете об итогах голосования на общем собрании указываются (п. 4.35 Положения об ОСА):

  • — число голосов, которыми по указанному вопросу обладали все лица, включенные в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании, не заинтересованные в совершении обществом сделки;
  • — число голосов, приходившихся на голосующие акции общества, владельцами которых являлись лица, не заинтересованные в совершении обществом сделки, определенное с учетом положений п. 4.20 Положения об ОСА (новелла по сравнению с ранее действовавшим Положением об ОСА);
  • — число голосов, которыми по указанному вопросу обладали лица, не заинтересованные в совершении обществом сделки, принявшие участие в общем собрании;
  • — число голосов, отданных по указанному вопросу за каждый из вариантов голосования («за», «против» и «воздержался»).

Если в повестку дня общего собрания включен вопрос о внесении в устав общества изменений или дополнений (утверждении устава общества в новой редакции), ограничивающих права акционеров — владельцев этого типа привилегированных акций, или о принятии решения, являющегося в соответствии с Законом № 208-ФЗ основанием для внесения в устав общества изменений или дополнений, ограничивающих права акционеров — владельцев этого типа привилегированных акций, то в протоколе общего собрания, протоколе счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании и отчете об итогах голосования на общем собрании указываются (п. 4.36 Положения об ОСА):

  • — число голосов, которыми по указанному вопросу обладали лица, включенные в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании, без учета голосов по привилегированным акциям, права по которым ограничиваются;
  • — число голосов, приходившихся на голосующие по указанному вопросу акции общества, без учета голосов по привилегированным акциям общества каждого типа, права по которым ограничивались, определенное с учетом положений п. 4.20 Положения об ОСА (новелла по сравнению с ранее действовавшим Положением об ОСА);
  • — число голосов, которыми по указанному вопросу обладали владельцы привилегированных акций общества каждого типа, права по которым ограничивались, включенные в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании;
  • — число голосов, приходившихся на привилегированные акции общества каждого типа, права по которым ограничивались, определенное с учетом положений п. 4.20 Положения об ОСА;
  • — число голосов, которыми по указанному вопросу обладали лица, принявшие участие в общем собрании, без учета голосов по привилегированным акциям, права по которым ограничиваются, и отдельно число голосов по привилегированным акциям каждого типа, права по которым ограничиваются, которыми обладали лица, принявшие участие в общем собрании;
  • — число голосов, отданных по указанному вопросу за каждый из вариантов голосования («за», «против» и «воздержался»), за исключением голосов по привилегированным акциям, права по которым ограничиваются, и отдельно число голосов по привилегированным акциям каждого типа, права по которым ограничиваются, отданных по указанному вопросу за каждый из вариантов голосования («за», «против» и «воздержался»).

Как уже говорилось выше, решения, принятые ОСА, и итоги голосования могут оглашаться на собрании, в ходе которого проводилось голосование, а также должны доводиться в форме отчета об итогах голосования не позднее четырех рабочих дней после даты закрытия ОСА или даты окончания приема бюллетеней при проведении ОСА в виде заочного голосования до сведения лиц, включенных в список лиц, имеющих право на участие в ОСА, в порядке, предусмотренном для сообщения о проведении ОСА (ст. 52, п. 4 ст. 62 Закона № 208-ФЗ).

Выше также упоминалось, что отчет об итогах голосования на общем собрании согласно п. 4.34 Положения об ОСА подписывается председателем и секретарем общего собрания. Однако это явный выход за пределы нормы п. 4 ст. 62 Закона № 208-ФЗ, по которой половина отчета (решения) находится в ведении этих лиц, а половина — в ведении счетной комиссии. Доводится же он до сведения заинтересованных лиц в порядке, предусмотренном для сообщения о проведении ОСА, которое в лучшем случае может подписать председатель совета директоров, не всегда совпадающий с председательствующим на ОСА.

Согласно п. 3 ст. 671 ГК РФ принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении:

  • а) публичного АО лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии (п. 4 ст. 97 ГК РФ);
  • б) непубличного АО путем нотариального удостоверения или удостоверения лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии[6].

Помимо терминов Закона № 208-ФЗ «оглашение» (в отношении решений, принятых ОСА) и «доведение до сведения лиц, включенных в список лиц, имеющих право на участие в ОСА, в форме отчета об итогах голосования», используется также термин Федерального закона «О рынке ценных бумаг» «раскрытие информации», точнее, его вариант.

Согласно п. 12.7.1 и гл. 14 Положения о раскрытии информации в форме сообщений о существенных фактах подлежат раскрытию сведения о созыве и проведении общего собрания участников (акционеров) эмитента, а также о решениях, принятых общим собранием участников (акционеров) эмитента.

В сообщении о существенном факте о проведении общего собрания участников (акционеров) эмитента и о принятых им решениях указываются (п. 14.4 Положения о раскрытии информации):

  • — вид ОСА (годовое (очередное), внеочередное);
  • — форма проведения ОСА (собрание (совместное присутствие) или заочное голосование);
  • — дата, место, время проведения ОСА;
  • — кворум ОСА;
  • — повестка дня ОСА;
  • — результаты голосования по вопросам повестки дня ОСА, по которым имелся кворум, и формулировки решений, принятых ОСА по указанным вопросам;
  • — дата составления и номер протокола ОСА.

Явно прослеживается близость содержания такого сообщения с рассмотренными ранее документами, что свидетельствует о единстве содержания при различном документальном оформлении и о генетической близости исследуемых информационных отношений.

Моментом наступления существенного факта о проведении ОСА и о принятых им решениях является дата составления протокола (дата истечения срока, установленного законодательством Российской Федерации для составления протокола) ОСА (п. 14.5 Положения о раскрытии информации).

Если ОСА объявлено несостоявшимся, сведения об этом раскрываются в форме сообщения об объявлении ОСА несостоявшимся.

В сообщении о существенном факте об объявлении ОСА несостоявшимся указываются (п. 14.6 Положения о раскрытии информации):

  • — вид ОСА, объявленного несостоявшимся (годовое, внеочередное);
  • — форма проведения ОСА, объявленного несостоявшимся (собрание (совместное присутствие), заочное голосование);
  • — дата проведения ОСА, объявленного несостоявшимся;
  • — основание для объявления ОСА несостоявшимся (отсутствие кворума для проведения общего собрания, отсутствие счетной комиссии (регистратора, осуществляющего функции счетной комиссии), иное);
  • — сведения о проведении повторного ОСА.

Моментом наступления существенного факта об объявлении ОСА несостоявшимся является дата, следующая за датой, в которую проводилось ОСА, объявленное несостоявшимся.

В Положении о раскрытии информации конкретизированы условия раскрытия информации в зависимости от принятых ОСА решений. В частности, согласно п. 14.9 Положения о раскрытии информации в случае принятия ОСА (одним участником (лицом, которому принадлежат все голосующие акции) эмитента) решения об одобрении крупной сделки (сделки, на которую в случаях, установленных уставом эмитента, распространяется порядок одобрения крупных сделок) или сделки, в совершении которой имеется заинтересованность, до совершения соответствующей сделки сведения об условиях такой сделки, а также о лице (лицах), являющемся (являющихся) ее стороной (сторонами), выгодоприобретателем (выгодоприобретателями), могут не раскрываться, если это предусмотрено принятым решением о ее одобрении. После совершения такой сделки сведения о ее условиях, а также о лице (лицах), являющемся (являющихся) ее стороной (сторонами), выгодоприобретателем (выгодоприобретателями), подлежат раскрытию в форме сообщения о существенном факте в соответствии с требованиями гл. 44 и 46 Положения о раскрытии информации соответственно. При этом в случае если размер такой сделки не соответствует критерию, установленному в гл. 44 Положения о раскрытии информации для существенных сделок эмитента, или не соответствует нормативу, установленному в гл. 46 Положения о раскрытии информации для совершенных эмитентом сделок, в совершении которых имелась заинтересованность, сведения об условиях такой сделки, а также о лице (лицах), являющемся (являющихся) ее стороной (сторонами), выгодоприобретателем (выгодоприобретателями), после совершения указанной сделки могут не раскрываться.

Ответственность за наиболее значимые нарушения при документальном оформлении проведения ОСА и его решений, информировании о них установлена в подп. 4 п. 1 ст. 1814 ГК РФ, п. 9, 10 ст. 15.231 КоАП РФ, ст. 1855 УК РФ.

  • [1] См. п. 3.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
  • [2] См. подп. 7 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013.
  • [3] Требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми.
  • [4] Требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми.
  • [5] См. п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003.
  • [6] Подробнее см.: Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества, присутствовавшихпри его принятии (письмо Федеральной нотариальной палаты от 1 сентября 2014 г.№ 2405/03-16-3).
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ