ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЕ

Общие положения

В систему организационно-распорядительной документации входят:

  • - распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения, протоколы);
  • - организационные документы (уставы, положения, должностные инструкции, инструкции организационно-методического назначения, правила, договоры);
  • - информационно-справочные документы (письма, докладные и объяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы).

Эти документы выполняют универсальные функции в управленческой деятельности, они создаются как в системе государственного и муниципального управления, так и в негосударственных организациях и на коммерческих предприятиях любых организационно-правовых форм. Мы рассмотрим правила оформления распорядительных и информационно-справочных документов.

Каждый документ состоит из отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись и печать и др.), которые получили название реквизиты (от лат. requisitum - требуемое).

РЕКВИЗИТ - обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141-98).

Развитие элементов структуры документа насчитывает многовековую историю, а некоторые из них в своем развитии прошли длительную эволюцию. К примеру, заглавия первоначально представляли собой аннотацию или даже мини-реферат. Например,

Генеральный регламент 1720 г. имел заголовок: «Генеральный регламент, или Устав, по которому государственные коллегии також и все оных принадлежащие к ним канцелярии и контор служителей не только во внешних и внутренних учреждениях, но и по отправлению своего чина подданейше поступать имеют»[1].

Вся история делопроизводства - это история поиска оптимального набора и наиболее удобного и выразительного месторасположения реквизитов документа.

Совокупность реквизитов, свойственных организационнораспорядительным документам, требования к их расположению и оформлению определены в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Этот стандарт является нормативно-техническим (а не нормативно-правовым) документом и, так же как и другие российские стандарты, носит рекомендательный характер. Но это не означает, что его требования не надо выполнять. Ни о какой корпоративной культуре в управленческой деятельности предприятия не может быть и речи, если его документы не соответствуют основным требованиям этого стандарта. В основе Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, утвержденной приказом ФСИН России от 10.08.2011 г. № 463, также лежат требования ГОСТа Р 6.30-2003. Полный список реквизитов приведен в приложении 1.

Реквизиты организационно-распорядительных документов можно разделить на три группы:

  • 1) реквизиты бланка документа (01,02, 03,04, 05,06,07, 08, 09, Ю, 14);
  • 2) реквизиты, определяющие юридическую силу документа (08,11, 12, 16,20,22,23,25);
  • 3) реквизиты, определяющие движение и отражающие обработку и исполнение документа (13,15,17,18,19,21,24,26,27,28,29,30).

Стандарт определяет место (зоны или площади) расположения каждого реквизита на листе бумаги А4 (или бланке). Возможны два варианта размещения реквизитов: при продольном (вдоль верхнего поля листа) и угловом (в левом верхнем углу листа) расположении реквизитов бланка.

Схемы расположения реквизитов документов с указанием размеров и границ зон на формате А4 углового и продольного бланка приведены в приложениях 2, 3. Границы зон размещения реквизитов могут быть несколько изменены при составлении конкретного документа, например, в зависимости от количества слов в наименованиях, количества знаков в обозначениях, параметров печатающих устройств и т.п.

ГОСТ закрепляет два стандартных формата бумаги, которые используются при составлении и оформлении документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Документы, создаваемые в учреждениях и органах УИС, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 либо в виде электронных документов. Каждый лист документа должен иметь следующие размеры полей: левое - 30 мм; правое - 12,5 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.

  • [1] См.: Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности:Учебное пособие.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >