Оформление реквизитов, определяющих движение и отражающих обработку и исполнение документа

Одна из характеристик управленческой информации - ее адресность. В качестве адресата (получателя документа) могут выступать определенные организации или группы организаций, структурные подразделения, должностные или физические лица.

При оформлении реквизита 15 «Адресат» соблюдаются следующие правила.

В состав данного реквизита входят наименование учреждения или органа УИС, иной организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если служебное письмо направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный список к рассылке, или гражданину, исполнитель документа указывает в реквизите «Адресат» полный почтовый адрес получателя. Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия лица, которому адресован документ, - в дательном.

Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также должности печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом. Например:

Начальнику ГУФСИН России по Республике Коми генерал-майору внутренней службы

В.М. Измайлову

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных учреждений и органов УИС, иных организаций, то их следует указывать обобщенно.

При адресовании служебного письма в иную организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указываются аналогично реквизиту 09 «Справочные данные об организации». Например:

ЗАО “Вологодские лесопромышленники” Главному бухгалтеру В.М. Колосовой ул. Благовещенская, д. 1, г. Вологда, 160020

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых во ФСИН России, органы государственной власти субъекта Российской Федерации, территориальные подразделения федеральных органов исполнительной власти и т.п.

При адресовании служебного письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

Васильевой Т.В. ул. Парковая, д. 5, кв. 12, г. Сокол Вологодской обл., 162115

При направлении документа должностному лицу учреждения или органа УИС, иной организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителями структурного подразделения и службы делопроизводства.

При оформлении адресата служебного письма первая строка на бланке располагается на уровне слов «Главное управление», «Управление». Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа^[1].

Адресование используется и при оформлении внутренних документов, например, докладных, объяснительных записок.

Реквизит 17 «Резолюция» - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им по документу решение. Она является инструментом административного воздействия, организующим действие исполнителей.

Наиболее общая структура резолюции (указаний по исполнению документа) предполагает наличие следующих частей:

• 1) указание фамилии, инициалов исполнителя (исполнителей), которому адресована резолюция («кому делать»);
• 2) содержание поручения («что должно быть сделано»);
• 3) указание сроков ожидаемого исполнения («когда должно быть сделано»);
• 4) подпись руководителя;
• 5) дата резолюции.

Резолюция оформляется на отдельном бланке. Проекты указаний руководителя учреждения и органа УИС, его заместителей оформляются службой делопроизводства (пример оформления резолюции предложен в приложении 8).

Резолюция - важнейший реквизит для обеспечения контроля исполнения документа. При регистрации документа все элементы резолюции обязательно вносятся в регистрационно-учетные формы: журналы регистрации, регистрационные карточки.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» - реквизит документа, кратко излагающий его основное содержание. Составляется исполнителем документа для быстрого определения степени информативности документа, его важности или срочности исполнения. Размещается над текстом документа: на угловых бланках - слева,

на продольных может выравниваться по центру листа. Заголовок к тексту обязательно вносится в регистрационно-учетные формы.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы о чем? о ком? и начинается с прописной буквы: «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене...», «О награждении Иванова И.С...» и т.д. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются. В конце заголовка точка не ставится.

Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» предназначен для обращения внимания получателя и отправителя на документы, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Размещается после окончания текста (через два интервала) и выше подписи. Слово «Приложение» печатается с абзаца, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал. Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, упомянутое, но не названное в тексте, указывается его наименование, количество листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложении они нумеруются.

Приложения необходимо оформлять па стандартных листах, они должны иметь все реквизиты документов (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).

Реквизит 24 «Виза согласования документа» - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

В отличие от реквизита «Гриф согласования документа», который используется при внешнем согласовании - согласовании с другой организацией, реквизит «Виза согласования документа» оформляется при согласовании документа с должностными лицами внутри учреждения.

Внутреннее согласование (визирование) документа проводят:

• - для подтверждения целесообразности создания документа, в том числе и как способа решения управленческого вопроса;
• - проверки его соответствия действующему законодательству;
• - оценки точности изложения затронутых в нем вопросов;
• - подтверждения согласия должностных лиц с указанными в документе порядком и сроками исполнения решения руководителя;
• - обеспечения правильности оформления документа.

Таким образом, в ходе визирования документа происходят

дополнительная «шлифовка» самого управленческого решения, а также комплексная оценка и при необходимости корректировка издаваемого документа в целях придания ему необходимого юридического статуса.

Виза согласования документа включает должность, фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. Фамилии визирующих лиц располагаются одна под другой по иерархии должностей (начиная с вышестоящей) в следующем порядке: заместители руководителя учреждения и органа УИС (по алфавиту), руководители структурных подразделений (по алфавиту), руководитель службы делопроизводства. Например: Начальник отдела кадров

майор внутренней службы И.О. Филин

20.09.2012 (подпись)

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник отдела кадров

майор внутренней службы И.О. Филин

20.09.2012 (подпись)

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают, прилагают к документу и обязательно докладывают лицу, подписывающему документ. При несогласии с содержанием документа должностное лицо не вправе не визировать документ, оно обязано его завизировать и приложить свои замечания.

Для документа, подлинник которого остается в организации (например, приказы, докладные записки), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (например, письма), визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз на отдельном листе визирования, а также в целях защиты от возможной подмены листов - полистное визирование документа и его приложений.

На внутренних документах рядом с визами согласования указывается и исполнитель документа (должность, инициалы, фамилия, дата создания документа, телефон).

Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» заполняется только при оформлении ответных писем. Включает в себя дату и индекс того документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма.

Реквизит 19 «Отметка о контроле» - это отметка о контроле за исполнением поручения, содержащегося в документе или резолюции, на документе. Постановку документов па контроль осуществляет служба делопроизводства при их предварительном рассмотрении с нанесением оттиска красного (синего) цвета

штампа «Взято на контроль. Срок______г.» в правом верхнем

углу документа.

Реквизит 26 «Отметка о заверении копии» используется при заверении копии документа или выписки из документа. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) па последнем листе копии (выписки из документа), ниже реквизита «Подпись» оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий указание о месте нахождения подлинника документа, заверительную надпись «Верно» (без кавычек), должность лица, заверившего копию, его подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату заверения, например:

Подлинник документа находится в деле (наименование учреждения или органа УИС) №_____за____г.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов: «Всего в копии______л.». Допускается за

верять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» содержит информацию о должностном лице (инициалы, фамилию и номер телефона), которое непосредственно готовило документ, и предназначен для оперативной связи с ним получателя документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

611

Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» наносится на документ от руки после его исполнения и свидетельствует о завершении работы над документом.

Располагается на нижнем поле от левого поля первого листа документа.

Содержит краткое указание на то, что сделано для исполнения документа (подготовка письменного ответа с указанием номера и даты, проведение переговоров, достижение устного соглашения), номер дела, в которое будет помещен документ. Подпись и дату ставит исполнитель документа или руководитель структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

Подготовлено письмо от 28.10.2012 № 165/3-05.

В дело №05-18. Исполнитель Т.П. Иванова

29.10.2012 (подпись)

Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется (возможно использование штампа) в правом нижнем углу входящих документов, содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» предназначен для автоматизированного поиска электронного документа или электронной версии бумажного документа. Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Итак, нами рассмотрены все реквизиты, относящиеся к оформлению организационно-распорядительных документов органов и учреждений УИС. Следует отметить, что ни в одном документе эти реквизиты все вместе не используются, разные виды документов (приказ, распоряжение, письмо, записка, протокол и т.д.) имеют различный набор реквизитов. Особенности состава реквизитов для основных организационных, распорядительных и информационно-справочных документов будут рассмотрены в следующей главе пособия.

Контрольные вопросы

• 1. Что такое бланк документа? Какие реквизиты образуют бланк общего вида, бланк письма?
• 2. Какие бланки существуют в учреждениях и органах УИС?
• 3. Какие реквизиты придают документу юридическую силу?
• 4. Укажите различие в оформлении реквизитов «Гриф согласования» и «Виза согласования»?
• 5. Как оформляется реквизит «Виза согласования» в случае согласия и несогласия должностного лица, визирующего документ, с его содержанием?
• 6. Что такое реквизит, какой документ регламентирует состав и порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов?
• 7. Каков порядок оформления реквизита «Адресат»?
• 8. В каких случаях документ требует реквизита «Гриф утверждения»?

• [1] Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы.