Отчет формата АЗ как инструмент решения задач

Отчетом формата АЗ называется стандартный способ обмена информацией, упорядоченный процесс изложения идей на одном листе бумаги. Приведенные ниже высказывания менеджеров Toyota об отчетах формата АЗ показывают, что на самом деле за этим инструментом стоит нечто большее:

«Заставьте себя профильтровать и очистить собственные мысли и изложите их на одном листе бумаги так, чтобы, прочитав всего одну страницу, руководство получило ответы на все свои вопросы, — вот сущность бережливого подхода».

«АЗ — это прежде всего дисциплина мышления, а не конкретные приемы изложения материала».

«Представьте свои ощущения, если бы вы собирались написать пространный отчет, а я потребовал бы представить всю имеющуюся у вас информацию в виде одной-единственной схемы».

Отчет формата АЗ — это стандартизированная методика изложения материала на одном листе бумаги формата АЗ. Она направляет процесс решения проблемы и упрощает обмен информацией между специалистами функциональных подразделений. Существует четыре типа отчетов формата АЗ (см. рис. 14-4).

Рис. 14-4. Четыре типа отчетов формата АЗ

• 1. Описание предложения. Используется для изложения плана новой инициативы. Такой отчет всегда имеет центральную идею. В нем нет окончательной формулировки предложения, но есть список проблем, которые предстоит решить, и четкий план действий с указанием сроков (см. рис. 14-5).
• 2. Отчет о состоянии проекта. Дает представление о текущем статусе инициативы. Содержит информацию, которая позволяет принять решение о дальнейших действиях (см. рис. 14-6). Какова цель проекта, как удалось продвинуться в ее достижении? Соответствуют ли сроки выполнения проекта запланированным?

Рис. 14-5. Описание предложения

Рис. 14-6. Отчет о состоянии проекта

Рис. 14-7. Отчет о решении проблемы, описание предложения

• 3. Информационная сводка. Используется для обмена информацией, например о разработках компании-конкурента или другого подразделения Toyota. Материал излагается в произвольной форме, составитель оформляет такой отчет по своему усмотрению.
• 4. Отчет о решении проблемы. Составляется, когда компании не удается выполнить план, соблюсти стандарт или достичь поставленной цели (см. рис. 14-7). Это свидетельствует о наличии проблемы. Такой отчет должен быть обстоятельным и давать исчерпывающее представление о процессе «планируй — делай — проверяй — воздействуй». Этот отчет отражает практику решения проблем в Toyota. В нем четко сформулирована цель, представлены данные о текущей ситуации, дан детальный анализ первопричин проблемы, описаны контрмеры и процесс внедрения. Последующие мероприятия должны включать проверку эффективности контрмер, дальнейшую работу по решению проблем и выводы по итогам проверки результатов. Пример отчета о решении проблемы техники безопасности представлен на рис. 14-8.

Хотя составлять отчеты формата АЗ любого сотрудника Toyota учит прежде всего его непосредственный начальник, существует универсальный перечень позиций и рекомендаций, который используется при обучении решению задач и составлению отчета формата АЗ. Ниже даны выдержки из этого перечня:

Рекомендации по решению проблем

• 1. Оценивай ситуацию, опираясь на факты.
• 2. Наблюдай за проблемой лично.
• 3. Сосредоточься на одной проблеме (один отчет формата АЗ — одна проблема).
• 4. Понаблюдай за отклонениями там, где возникает проблема.
• 5. Досконально изучи причину и проанализируй все факты и данные.
• 6. При необходимости прими временные меры, чтобы локализовать проблему.
• 7. Выяви первопричину.
• 8. Разработай контрмеры, дай поручения и определи сроки.

Рекомендации по составлению отчета формата АЗ

• 1. Распредели время так, чтобы оценить ситуацию ПОЛНОСТЬЮ.
• а) используй широкий круг источников информации;
• б) опирайся на факты, а не на мнения;
• в) учитывай долгосрочный эффект.
• 2. Определи, какой вид отчета нужно составить. Ориентируйся на конкретную аудиторию. Учитывай ее потребности и степень понимания ситуации.
• 3. Увязывай изложение материала с ценностями компании и ее философией.
• 4. Излагай материал в логической последовательности.
• 5. Избегай многословия. Шире используй схемы, графики и другие способы наглядного представления информации.
• 6. Каждое слово должно быть по делу. Изъясняйся точно и избегай жаргона.
• 7. Оцени наглядность представления материала. Помогает ли оформление отчета понять его содержание?

Рис 14-8. Отчет о решении проблемы: сокращение травм рук

Окончание рис. 14-8

Можно провести любопытную аналогию между организацией пространства на заводах Toyota и при составлении отчетов формата АЗ. На бережливом предприятии недопустимо загромождать место избытком запасов, поскольку они представляют собой муда — потери. Рациональное использование пространства — залог максимально эффективного добавления ценности. Излишки материала порождают неразбериху и мешают выявлять отклонения от стандарта. Подобным образом, при составлении отчета формата АЗ важно не допускать потерь -— лишних слов, пространных объяснений, ненужных схем и т.д., которые мешают увидеть самое существенное. Так обеспечивается максимальная эффективность добавления ценности. Муда в документах затуманивает основную идею и нередко приводит к тому, что люди упускают из виду ключевые моменты.

Отчеты формата АЗ и порядок их подготовки делают коммуникацию четкой и оперативной, что чрезвычайно важно для системы бережливой разработки продукции. Это прекрасно понимают в Toyota. Кроме того, отчеты формата АЗ способствуют непрерывному совершенствованию. Так, если составление отчета формата АЗ привело к изменению стандарта или увеличению суммы знаний, обновляется база данных по ноу-хау. Бережливое мышление требует извлекать уроки из решения проблем (а не только исправлять сложившуюся ситуацию), а отчет формата АЗ способствует такому обучению.