Делопроизводство

Документирование — совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.

Система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Объем документооборота — число документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом (типовой срок исполнения документа), организационно-распорядительным документом или резолюцией (индивидуальный срок исполнения документа).

Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

• 1. Какие законодательные акты предписывают обязательность документирования информации?
• 2. Какие требования к документам изложены в законодательных актах?
• 3. Какие вопросы работы с документами регламентируют законодательные акты?
• 4. Каково назначение ГС ДОУ и что она регламентирует?
• 5. Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?
• 6. Какое значение имеет ГОСТ Р 6.30—2003?
• 7. С какой целью составляются перечни документов с указанием сроков хранения?
• 8. Какие нормативно-методические акты используют в работе с документами кадровые службы?
• 9. Дайте определение понятию «документ».
• 10. Что такое официальный документ?
• 11. С какими целями изготовляют копии документов?
• 12. Какие копии документа бывают?
• 13. В чем отличие дубликата документа от копии?