Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с входящими документами (поступающими в организацию) включает следующие основные этапы: прием (доставку) корреспонденции, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством организации, направление на исполнение, исполнение документа, контроль исполнения, возврат на постоянное хранение.

Прием (доставка) корреспонденции в организацию осуществляется различными средствами:

О с помощью курьерской (фельдъегерской) связи — доставляются наиболее важные и ценные отправления;

О с помощью почтовой связи — доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания;

О по каналам электрической связи поступают телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты E-mail.

Большую часть входящих документов составляет переписка.

Первичная обработка принятых документов в организациях с небольшим объемом документооборота выполняется специально назначенным лицом (секретарем, офис-менеджером, делопроизводителем), а в организациях со значительным объемом документооборота — специальной службой. При этом особое внимание обращается на правильную адресацию поступившей деловой корреспонденции, целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).

Упаковка документов (конверты, бандероли и проч.), включая заказные отправления, вскрывается, из них извлекается все содержимое. Конверты от поступающих документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по сведениям, указанным на конверте, можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов. Документы с пометкой «Лично» или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

При отсутствии листов документа или приложения об этом ставится в известность отправитель; делается отметка на самом документе; делается отметка в «Журнале регистрации входящих документов» (в графе «Примечание»).

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При поступлении документов на небумажных носителях в делопроизводстве учитывается только сопроводительная документация, а сами носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки. Содержание документа на носителе должно быть сверено с учетными данными, указанными в сопроводительном письме.

Предварительное рассмотрение документов содержит ряд обязательных операций. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. В каждой организации составляется перечень документов, не подлежащих обязательной регистрации:

О поздравительные письма и телеграммы;

О пригласительные билеты;

О корреспонденция с пометкой «лично»;

О извещения, сообщения о встречах, переговорах;

О программы конференций, совещаний и т.п.;

О документы первичного бухгалтерского учета — банковские счета, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки;

О документы первичного материального учета — накладные, наряды, заявки, копии платежных требований;

О документы первичного статистического учета и отчетности;

О документы по кадровым вопросам и повышению квалификации — постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы;

О документы и другие материалы по вопросам технической информации, торговли — периодические издания, рекламные материалы, каталоги, плакаты, выставочные буклеты;

О документы, поступающие в адрес общественных организаций.

На первой странице регистрируемых документов автоматическим нумератором или резиновым штемпелем проставляется «отметка о поступлении документа» (реквизит 29) — наименование организации-получателя, входящий номер документа, дата его поступления, время поступления (при необходимости). При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, упрощающими работу с документами.

После этого сведения о документе вносятся в журнал учета. Ввод документа в информационно-поисковую систему организации производится путем записи соответствующих реквизитов в регистрационные формы — регистрационно-контрольные карточки, экранные формы, регистрационные журналы.

Затем проводится разметка (сортировка) поступивших документов с целью распределения их по исполнителям и структурным подразделениям. Входящие документы распределяются для их передачи руководителю организации, заместителям руководителя, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

На рассмотрение руководства организации в обязательном порядке передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а также документы, содержащие важную (конфиденциальную) информацию по основополагающим вопросам деятельности организации (кадровые, финансовые и т.п.). Изучив содержание документов, руководитель оформляет резолюцию, отражающую суть принятого управленческого решения (реквизит 17). Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся сек- ретарем-референтом в регистрационный журнал.

Направление на исполнение ответственным исполнителям (структурным подразделениям) организации возвращенных в делопроизводство документов производится под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

На контроль руководитель может поставить отдельные важные или срочные документы. Контроль исполнения содержит следующие операции:

О занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполнения в учетные формы;

О установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;

О извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

О фиксация промежуточных результатов исполнения документа;

  • 0 информирование руководства о результатах контроля;
  • 0 снятие документа с контроля по указанию руководителя;
  • 0 подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют: руководители, заместители руководителя, специальные структурные подразделения, работники службы ДОУ, секретари-референты.

Сроки исполнения лепятся на индивидуальные (указываются в резолюции руководителя или в тексте документа) и на типовые (устанавливаются нормативными актами высших органов власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами).

Изменение сроков исполнения проводится руководителем, поставившим документ на контроль, не менее чем за 3 дня до окончания срока (для индивидуальных сроков) или введением нового нормативного акта (для типовых сроков). Для входящих документов сроки исполнения считаются с даты поступления, для внутренних и исходящих — с даты подписания или утверждения. Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, в резолюциях используют формулировку: «...исполнить до 00.00.2008» или «...исполнить к 00.00.2008».

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после того, как исполнитель провел конкретную работу. Исполненный документ с соответствующей отметкой (реквизит 28) и отметкой об исполнении в учетной форме подлежит возврату на постоянное хранение. О возврате документа в журнале учета делается отметка, после чего документ помещается в дело вместе с материалами, подтверждающими его исполнение (контрольные экземпляры писем и проч.).

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >