Обработка подготовленных конфиденциальных документов в подразделении (службе) конфиденциального делопроизводства

Обработка изданных конфиденциальных документов осуществляется централизованно службой КД в традиционном или автоматизированном режиме и предназначена для выполнения технологических этапов, процедур и операций по отправке документов адресатам или использованию внутренних документов в целях управления фирмой и обеспечения ее основной деятельности. Общий порядок работы с исходящими документами представлен на рис. 2.15.

Обработка изданных конфиденциальных документов

Рис. 2.15. Обработка изданных конфиденциальных документов

Подготовленному конфиденциальному документу присваивается учетный номер на этапе изготовления проекта документа с черновика. После завершения этапа издания исполнитель отчитывается за израсходованные носители информации и передает в службу КД, в соответствии с внутренней описью документов, находящихся у него (рис. 2.16), подлинник и все экземпляры подписанного документа, черновики, варианты документа, испорченные листы, дискеты и бланки, чистые учтенные носители, инициативный документ, послуживший основанием для издания нового документа (с отметкой об исполнении), и другие материалы, возникшие при создании документа. Черновики, варианты и рабочие материалы (в том числе на дискетах) уничтожаются в присутствии исполнителя.

В службу КД для уничтожения сдаются неподписанные или не- утвержденные проекты подготовленных документов со всеми материалами. Исполнителям запрещается самостоятельно уничтожать какие-либо конфиденциальные материалы и черновики документов.

Опись документов

Рис. 2.16. Опись документов

Неправильно оформленный или некомплектный документ возвращается исполнителю. Не принимается также документ, если исполнитель не смог отчитаться о местонахождении черновика, вариантов и других материалов. Об отказе в приеме документа информируется первый руководитель фирмы для принятия решения.

Обработку изданных документов можно разделить на две части:

  • 1) передача в службу КД и обработка документов, предназначенных для отправки;
  • 2) передача в эту службу и обработка внутренних документов.

Первая часть предусматривает следующие процедуры (рис. 2.17):

Часть 1-я обработки изданных документов

Рис. 2.17. Часть 1-я обработки изданных документов

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителя:

  • • исключение возможного тайного вскрытия конверта и несанкционированного ознакомления с документом при его пересылке (передаче) адресату, подмены документа и листов;
  • • ограничение возможности утери, кражи или подмены конверта с конфиденциальным документом;
  • • подтверждение факта отправки документа и правильности оформления этого факта в учетных формах;
  • • исключение ошибочной отправки документа, конверта другому адресату, необоснованной рассылки документов ряду адресатов. Разрешением на отправку конфиденциального документа является подписанное первым руководителем фирмы сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной форме, если документ отправляется без сопроводительного письма. Отправка конфиденциальных документов осуществляется централизованно службой КД фирмы, а в небольших организациях — секретарем-референтом или управляющим делами. Исполнителям запрещается лично отправлять конфиденциальные документы.

Вторая часть стадии обработки изданных документов предусматривает следующие процедуры (рис. 2.18):

Часть 2-я обработки изданных документов

Рис. 2.18. Часть 2-я обработки изданных документов

Таким образом, обработка изданных конфиденциальных документов отличается четкой детализацией технологии выполнения, при которой основную роль играет соблюдение правильной последовательности выполнения технических процедур и операций, а также своевременное внесение необходимых сведений в соответствующие учетные формы.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >