Технология учета, обработки и исполнения конфиденциальных документов

Во всех учетных документах (журналах, карточках) не допускаются подчистки и исправления записей. Вносимые изменения заверяются сотрудником конфиденциального делопроизводства (проставляется виза и дата).

Учет документов подразделяется на:

• 1) поступившие;
• 2) изданные;
• 3) документы выделенного хранения.

Конфиденциальные документы могут печататься:

• 1) с черновика, на котором они составлены;
• 2) с текста, нанесенного на иной носитель;
• 3) без использования того или другого.

Черновики регистрируются, защищаются и хранятся.

На обороте рабочих и стенографических тетрадей ставится штамп. На штампе: в одном экземпляре пронумеровано Н листов. На следующей строке — прописью число листов. На следующей — подпись должностного листа, на следующей — дата. На первом листе проставляется гриф конфиденциальности. На каждом листе внизу справа пишется «Конфиденциальная тайна» и номер листа, фамилия, инициалы, подразделение.

Учет издаваемых документов

Последовательность издания или подготовки конфиденциальных документов представлена на рис. 2.19:

Рис. 2.19. Последовательность издания (подготовки) конфиденциальных документов

Проекты конфиденциальных документов можно создавать рукописным способом или с помощью ЭВМ. Печатание таких документов осуществляется в специально отведенных для этого помещениях. Используемые средства для печатания должны быть защищены от перехвата, т.е. должны соответствовать требованиям безопасности.

Если документ печатается с черновика, на черновике должно быть написано, сколько копий должно быть сделано. Например, создаем один и после этого уничтожаем черновик.

При приеме черновика от исполнителя сотрудник отдела конфиденциального делопроизводства обязан:

• 1) если создается черновик в спецблокноте, просчитать количество листов черновика и изъять их из блокнота, вшить в отдельное дело и т.д., чтобы в последующем, когда возьмут спецблокнот, не было информации;
• 2) при составлении черновика на отдельных листах просчитать количество его листов;
• 3) при составлении черновика в рабочих тетрадях проверить соответствие наличия листов тетради указанному количеству.