Учет конфиденциальных документов выделенного хранения

Отличает эти документы от простых — инвентарный номер или буква «В», номер и гриф «ДСП» (рис. 2.23).

Журнал учета конфиденциальных документов выделенного хранения

Рис. 2.23. Журнал учета конфиденциальных документов выделенного хранения

В журнале выделенного хранения нумерация дается беспрерывно, т.е. на следующий год заполняется не с цифры 1, а продолжается.

Карточкам учетам выдачи документа и тематическим карточках гриф конфиденциальности не присваивается. Уничтожение этих карточек происходит совместно с документами, с которыми они заведены.

Учет копирования конфиденциальных документов

Обычно копирование происходит в отделе конфиденциального делопроизводства. Копирование конфиденциальных документов не должно производиться с копированием обычных документов. Во время копирования доступ посторонних в помещения запрещен. Список лиц, имеющих право на дачу разрешения копирования, должен быть зафиксирован в положении о коммерческой тайне.

Если нужно скопировать документы, которые пришли из другой компании, нужно получить разрешение у начальника этой компании. Отпечатанные копии подлежат учету, а в некоторых случаях требуют заверения как копия. Разрешение на изготовление дополнительных экземпляров учтенного документа оформляется на обороте последнего экземпляра, с которого производится копирование. Этот экземпляр не должен отправляться ни в какие организации, а должен подшиваться в дело и храниться в отделе конфиденциального делопроизводства.

Подлежащие копированию документы регистрируются в журнале копирования конфиденциальных документов (рис. 2.24).

Журнал копирования конфиденциальных документов

Рис. 2.24. Журнал копирования конфиденциальных документов

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >