Классификация средств составления и заполнения электронных документов

К первым средствам автоматизации создания документов можно отнести средства MS Office, с помощью которых выполняются следующие операции:

  • 1) подготовка и хранение в базах шаблонов текстовых и табличных документов;
  • 2) поиск шаблонов для заполнения;
  • 3) автоматизация процессов заполнения полей с переменной информацией из базы данных;
  • 4) автоматизация вычисления значений полей ЭД с переменной информацией;
  • 5) отсылка документов по электронной почте или по сети.

Вторую группу средств составляют программные средства проектирования функциональных приложений ЭИС:

  • 1) процедурно-ориентированные языки программирования;
  • 2) объектно-ориентированные языки программирования;
  • 3) объектно-ориентированные средства проектирования.

Программные средства позволяют выполнять следующие операции:

  • 1) разрабатывать структуру и содержание формы ЭД;
  • 2) производить заполнение запрограммированных экранных форм документов при вводе информации с бумажных носителей;
  • 3) производить автоматический контроль правильности заполнения на основе информации баз данных, по шаблонам заполняемых полей и с использованием других методов контроля;
  • 4) автоматически выполнять вычисления в документах на основе информации, хранящейся в базах данных и алгоритмов расчета.

В настоящее время используют специализированные программные продукты, которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота, включаемую как одну из функциональных подсистем проекта ЭИС для предприятия. Эти программы составляют третью группу средств разработки ЭД и отличаются следующими свойствами:

  • 1) продукты предназначены для проектирования ЭД и помогают быстро имитировать бумажные формы;
  • 2) большинство из них предоставляют таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;
  • 3) могут вноситься элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;
  • 4) для основных вычислений в электронных формах доступны как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции (применение таких средств напоминает построение формул для электронных таблиц).

Все основные разработчики программного обеспечения обработки экранных форм электронных документов имеют возможность заполнения этих форм через Web-узлы, что повышает их доступность для многих удаленных пользователей.

Почти все программные продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей, часть из них предоставляет высокоуровневые языки скриптов, или макросы. Дизайнер форм также может указать, что при заполнении поля будут выполняться определенные задачи, такие, как, например, вычисление суммы, проверка типов и т.д.

К первым средствам создания ЭД, подготавливаемым заранее, хранящимся в базах шаблонов документов и затем, используемым можно отнести средства MS Office. Компоненты этой системы позволяют автоматизировать, помимо процессов заполнения и вычисления полей ЭД, отсылку по электронной почте.

К таким средствам можно также отнести программные средства разработки прикладных приложений для ЭИС, позволяющих производить заполнение пустых форм ЭД и выполнять вычисления в них на основе информации, хранящейся в базах данных этих приложений.

В настоящее время используют специализированные программные продукты, например, «1C. Документооборот», которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота, включаемую как одну из функциональных подсистем в проект ЭИС предприятия.

К наиболее мощным разработкам относится система JetForm (разработанная компанией «JetForm»), которая обеспечивает хорошо структурированные средства проектирования форм ЭД, их заполнение пользователем, клиент-серверную обработку, а также предоставляет мощные возможности централизованного управления выдачей информации в готовые формы из корпоративных баз данных и прикладных приложений на печать, отправку по электронной почте и по факсу.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >