GAP-АНАЛИЗ (АНАЛИЗ НЕСООТВЕТСТВИЙ) И МОДЕЛЬ ЗРЕЛОСТИ АРХИТЕКТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Очень часто при постановке стратегических целей людей смущает серьезный разрыв между тем, что они хотели бы видеть, и тем, что есть на самом деле. Слишком серьезное восприятие такого разрыва приводит к «приземленное™» при выборе целей и к неуверенности при их достижении. С помощью анализа разрывов можно найти путь от текущего состояния к желаемому.

В данной главе рассматривается один из наиболее эффективных методов стратегического анализа — анализ разрывов, или GAP- анализ. С его помощью можно организовать поиск шагов для достижения заданной цели.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ GAP-АНАЛИЗА (АНАЛИЗА НЕСООТВЕТСТВИЙ)

Gap-анализ - это идентификация и анализ несоответствия между существующим и желаемым состоянием архитектуры предприятия и отдельных его доменов. Этот анализ является критически важным с точки зрения определения ключевых шагов и необходимых изменений в направлении целевой архитектуры [8, 9].

Необходимо идентифицировать несоответствия и разбить их по категориям, собрать вместе бизнес-требования, технологические потребности, требования к информации и приложениям - для того, чтобы начать решение соответствующих проблем.

Процесс анализа на несоответствия включает следующие шаги:

  • • идентификация различий между существующей (AS-IS) и целевой архитектурой (ТО-ВЕ);
  • • составление списка идентифицированных несоответствий с разбивкой по категориям и составление списка требуемых изменений;
  • • идентификация уже имеющихся возможностей ИТ-систем, которые могут быть использованы для удовлетворения идентифицированных проблемных мест, и обновление списка несоответствий с учетом этого фактора;
  • • группировка идентифицированных несоответствий по типу их влияния на деятельность предприятия (уровень предприятия в целом, уровень нескольких подразделений и функций, уровень отдельного подразделения и функции, особые случаи).

Для категоризации несоответствий можно, в частности, использовать следующие категории.

Структурные несоответствия - несоответствия между существующим и целевым состоянием с точки зрения инфраструктуры. Фиксируются моменты, связанные с архитектурными доменами.

Функциональные несоответствия - связаны с возможностями систем по поддержке новых бизнес-процессов, которые необходимы для реализации новых бизнес-стратегий. Основное внимание должно быть уделено реализации необходимых приложений и систем, требующихся для обеспечения улучшенных или новых бизнес- процессов.

Культурные несоответствия - это несоответствия между сегодняшним состоянием ИТ-департамента организации (набор навыков, компетенция и структура) и требующимися навыками, компетенциями и структурами, которые необходимы для решения проблем в первых двух областях (структурной и функциональной).

Процедурные несоответствия - это несоответствия между существующими и желаемыми методами управления, стратегиями сорсинга (аутсорсинг, инсорсинг, краудсорсинг), процессами эксплуатации ИТ-сервисов и организационными процедурами.

Таким образом, условно можно сказать, что существует два типа несоответствий:

  • • жёсткие несоответствия, которые связаны, например, с необходимостью замены ряда технологий или внедрения новых;
  • • мягкие несоответствия, например, несоответствие архитектурным принципам или несоответствия между имеющейся и требуемой квалификацией персонала.

После того как найденные несоответствия идентифицированы, должны быть расставлены приоритеты, а затем предложены возможные решения и проекты, которые бы ликвидировали бы найденные проблемные места. То есть, в конечном итоге, несоответствия становятся проектами, реализуемыми ИТ-департаментом и группой управления проектами.

Со временем, по мере более детальной проработки будущей архитектуры, анализ на несоответствия может выявлять сотни и более проблемных областей. Как обычно, при выборе проектов, решающих эти проблемы, действует правило 80/20 - когда 20% возможных проектов решат 80% проблем.

Необходимым элементом в проекте развития ИТ-архитектуры является оценка существующего состояния и перспективности использования имеющихся компонент. Рассмотрение элементов ИТ-архитектуры ведется обычно в двух аспектах: планирование и управление ИТ-системами, и стандарты и общие службы (компоненты).

Аспект планирования и управления включает:

  • • направление развития ИТ - определяет среднесрочные и перспективные роли ИТ в компании с учетом требований бизнеса и выделенных приоритетов;
  • • принципы реализации - определяют "правила" рассмотрения, внедрения и последующего управления технологиями;
  • • динамичность - планирование внедрения технологий должно проводиться с учетом их постоянного совершенствования и появления новых технологий, а также с учетом возможного изменения требований бизнеса.

Аспект стандартизации включает.

  • • Общие ИТ-службы. Сюда относятся кросс-функциональные и служебные приложения, такие как электронная почта.
  • • Вычислительная инфраструктура. Корпоративные стандарты на технологии и средства инфраструктуры должны базироваться на применении общепризнанных ИТ-стандартов.
  • • Элементы архитектуры системы. Эти элементы определяются как для среднесрочных, так и для перспективных стандартов. Каждый такой элемент оценивается с учетом ситуации в отрасли, степени использования в организации, целесообразности исключения из системы в течение перспективного срока (старение) или временного сохранения, целесообразности развития, целесообразности проведения переоценки его роли в будущем для обеспечения динамичности.

При определении стратегии обычно выделяются среднесрочный (9-18 месяцев) и перспективный (18-36 месяцев) периоды, хотя на основании результатов аудита могут быть сформулированы и срочные задачи, требующие решения в течение недель и месяцев.

Оценка перспективности развития проводится с учетом:

  • • стратегии развития, перспективности расширения бизнеса, изменения отношений с клиентами и поставщиками;
  • • общемировых тенденций развития информационных технологий;
  • • выбранного направления развития ИТ-технологий в организации и стратегии реализации (срочные, среднесрочные и перспективные этапы).

В зависимости от потребностей предприятия, GAP-анализ можно проводить в произвольной форме. Рассмотрим результаты анализа разрывов при решении задачи автоматизации системы менеджмента качества (СМК) для ОАО «Иркутскгипродорнии» [10.21]. В качестве главного фаворита на внедрение был выбран BusinessStudio. Результаты GAP - анализа приведены в таблице 6.1.

Таблица 6.1. Результаты GAP-анализа для ОАО «Иркутскгипродорнии» [10.21]

AS-IS

Разница (Gap)

ТО-ВЕ

Области деятельности компании: упорядочивание, хранение, ознакомление с документацией СМК, отчетность

На данный момент структура СМК ОАО структура СМК ОАО «Иркутскгипродорнии» состоит из политики в области качества, руководства по качеству, карт процессов (2), методологических инструкций (43), рабочих и контрольных инструкций (39), записей по качеству. Вся документация СМК хранится на внутреннем сервере в виде документов MS Word, есть документ (в формате Excel), который содержит в себе ссылки на все документы СМК. Существует проблема с поиском, выделением обязанностей (например, для должностной инструкции), сложности с формированием отчетности, нет автоматизированного ознакомления с документами СМК. Корректировка документов СМК, которые связаны между собой затруднена (необходимо вносить изменения вручную).

В ПП Business Studio необходимо занести каждый документ СМК ОАО «Иркутскгипродорнии» в виде процесса.

Документы СМК должны быть занесены в единую базу в виде процессов, на основе которых можно было бы создавать регламенты, организационные документы (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции). Актуализация документов происходит автоматически, при изменении процесса.

Автоматизация ознакомления с документами СМК (пользователи будут ознакамли- ваться с документом и удаленно ставят отметку об ознакомлении). Автоматизация формирования отчетов.

Области деятельности компании: создание, корректировка организационных документов предприятия

Организационная структура ОАО «Иркутскгипродорнии» состоит из служб управления (7 служб из 20 подразделений), проектный комплекс (4 службы из 19 подразделений, 4 представительства и 3 филиалов)и строительный комплекс (8 подразделений). Разработка и корректировка организационных документов, в том числе и связанных между

В ПП Business Studio необходимо занести каждый документ СМК ОАО «Иркутскгипродорнии» в виде процесса, а также создать шаблоны должностной инструкции и положения о подразделении.

При занесении документов СМК в единую базу в виде процессов, можно было бы автоматизировать создание и корректировку организационных документов (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции). Актуализация документов происходит автоматически, при изменении про-

собой, затруднена (необходимо разрабатывать новые документы и вносить изменения вручную).

цесса. Автоматизация формирования отчетов.

Области деятельности компании: стратегическое планирование компании

Процесс стратегического планирования предприятия осуществляется на 2-х уровнях: сначала разрабатывается стратегическая концепция, затем на её основе ведется разработка программ стратегического развития.

На основе определенной генеральным директором общей стратегии предприятия разрабатывается миссия, видение, стратегические задачи и стратегические направления, определяются ключевые показатели эффективности для основных процессов. Также разрабатываются цели в области качества в соответствии с Политикой в области качества и выбранными стратегическими направлениями.

На сегодняшний день данный процесс нс автоматизирован, все документы разрабатываются посредством MS Word, MS Excel.

В ПП Business Studio необходимо занести стратегические цели в виде стратегической карты (конкретизация целей, их связывание, выбор/занесение показателей и определение их целевых значений, определение связи показателей с бизнес-процессами, разработка стратегических мероприятий).

Автоматизированный процесс стратегического планирования, автоматическая декомпозиция целей и задач до уровня каждого

подразделения, автоматическое формирование отчета за период по каждому подразделению, автоматический сбор отчетов для формирования отчета по бизнес-единице.

Исходя из приведенного выше анализа видно, что Business Studio поддерживает полный цикл разработки и оптимизации системы управления компанией: проектирование — внедрение — контроль — анализ. Получив указанные результаты, можно с уверенностью сказать, что автоматизация системы менеджмента качества — это обязательное условие для эффективного управления проектной организацией, так как она дает возможность полноценного анализа и контроля для выявления областей, в которых нужны улучшения. Кроме того, автоматизация системы менеджмента качества существенно облегчает такие процедуры, как разработка и корректировка ее документации.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >