СУЩНОСТЬ И ОСОБЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Понятие конфиденциального документа

Делопроизводством называется деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в текущей деятельности организации. Исходя из положений ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документирование — это запись информации на носителе по установленным правилам. Документооборот означает движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Под оперативным хранением документов понимается хранение документов в структурном подразделении организации до их передачи в архив данной организации или уничтожения. Использование документов подразумевает их применение в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Конфиденциальное делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая не только документирование и организацию работы с конфиденциальными документами, но и защиту содержащейся в них информации от несанкционированного доступа и использования (рис. 1.1).

Словосочетание «конфиденциальный документ» является производным от понятия «документ». Образно выражаясь, если документ — это какое-то блюдо, то конфиденциальный документ — это блюдо, приправленное специями.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8—2013, документом называется зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Рис. 1.1. Направления деятельности по обеспечению конфиденциального делопроизводства

Основываясь на определении термина «документ», приведенном выше, можно предложить следующую формулировку понятия «конфиденциальный документ». Конфиденциальный документ — это зафиксированная на носителе конфиденциальная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Слово «идентифицировать» происходит от латинского identifico (отождествляю) и означает признать тождественность, отождествить объекты, опознать по определенным признакам. Свойство идентификации документированной информации придается реквизитами.

Реквизиты (от лат. requisitum — необходимое) — это обязательные элементы оформления официальных документов, т.е. обязательные сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Такими сведениями, как правило, являются название и адрес организации, составившей документ, регистрационный номер и дата регистрации документа, подписи ответственных лиц. Требования к бланкам документов, состав реквизитов документов и требования к их оформлению определяются стандартами на различные системы документации, например ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет за собой недействительность документа.

Среди реквизитов, позволяющих идентифицировать конфиденциальную информацию, необходимо в первую очередь отметить гриф конфиденциальности (реквизит, свидетельствующий о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, проставляемый на самом документе и в сопроводительной документации к нему).