Особенности конфиденциального делопроизводства

В отношении документов, содержащих конфиденциальную информацию, должен быть установлен особый порядок обращения, в частности специальное делопроизводство. Организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Они определяются самой организацией, являющейся обладателем конфиденциальной информации. Таким образом, для регламентации порядка оформления, регистрации, хранения, тиражирования, пересылки и уничтожения конфиденциальных документов следует разработать специальную инструкцию (регламент, порядок) по конфиденциальному делопроизводству. Инструкция (регламент, порядок) утверждается соответствующим приказом руководителя. Правила и процедуры работы с конфиденциальными документами должны быть изложены в удобной для восприятия форме. Нужно четко и подробно описывать общедоступными терминами все стадии процесса делопроизводства. Необходимость выполнения установленного в организации порядка работы с конфиденциальными документами, конечно, будет создавать дополнительную нагрузку работникам, но она не должна быть слишком большой, чтобы не усложнять рабочий процесс.

Главной задачей в деле организации конфиденциального делопроизводства является обеспечение защиты конфиденциальной информации в ходе обработки документов: следует обеспечить не только четкое и бесперебойное функционирование делопроизводства на всех его стадиях (как и в случае общего делопроизводства), но и защиту конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и распространения, сохранность носителей такой информации. Поэтому регистрационные данные о каждом конфиденциальном документе должны быть максимально полными. Необходимо осуществлять учет не только каждого конфиденциального документа (включая количество его экземпляров и листов), но и проектов конфиденциальных документов, своевременно делать отметки об изменении местонахождения документов, следить за обязательным проставлением личной подписи лиц, получающих документы в пользование, в регистрационных формах.

Таким образом, для осуществления контроля сохранности конфиденциальных документов нужно иметь точную информацию об их местонахождении в любой момент. С этой целью необходимо своевременное внесение в регистрационные формы записей об отправке документов адресатам либо подшивке их в дело, уничтожении или же передаче исполнителям. Одним из важнейших требований конфиденциального делопроизводства является проставление работником, получающим конфиденциальный документ в пользование, своей личной подписи в регистрационной форме (тем самым он берет на себя ответственность за обеспечение сохранности конкретного документа). Учитывая тот факт, что применение электронной подписи в делопроизводстве пока еще не получило широкого распространения, а также то обстоятельство, что системы электронного документооборота установлены не во всех организациях, продолжает оставаться пока еще актуальным использование в конфиденциальном делопроизводстве бумажных журналов регистрации (наряду с применением для регистрации конфиденциальных документов системы электронного документооборота при ее наличии). Для регистрации конфиденциальных документов (носителей) обычно применяется комплект из нескольких журналов. Ведение нескольких видов журналов связано с невозможностью их объединения в один журнал из-за несходства граф и их разного количества в журналах, предназначенных для учета различных типов носителей и категорий документов.

В зависимости от объема конфиденциальной документации конфиденциальное делопроизводство может быть возложено на специально создаваемое с этой целью подразделение конфиденциального делопроизводства либо на подразделение, которому поручены прием и обработка открытой документации (канцелярию). Второй вариант целесообразен при относительно небольшом количестве конфиденциальных документов, и, конечно, в этом случае конфиденциальное делопроизводство должно быть выделено в отдельный участок работы. Кроме того, если организация довольно велика и имеет сложную структуру, можно наладить ведение конфиденциального делопроизводства во всех структурных подразделениях, что предполагает наличие у каждого из них необходимого комплекта журналов, карточек и штампов. Конфиденциальные документы в этом случае передаются между структурными подразделениями посредством журналов, которые ведутся в каждом подразделении.

Работники, выполняющие функции по ведению конфиденциального делопроизводства, должны иметь специальную подготовку в этой области и обладать правом доступа к конфиденциальной информации организации. Конечно, права и обязанности, а также ответственность работников, осуществляющих ведение конфиденциального делопроизводства, необходимо прописать в их должностных инструкциях. Сведения о лицах, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства, должны быть своевременно направлены для учета в подразделение организации, обеспечивающее ее информационную безопасность.

Для предупреждения случаев утечки и несанкционированного разглашения конфиденциальной информации целесообразно осуществлять постоянный контроль порядка работы с конфиденциальными документами. Функции по проведению такого контроля обычно выполняет подразделение, занимающееся вопросами информационной безопасности.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

  • 1. В чем заключается сущность конфиденциального делопроизводства?
  • 2. Раскройте понятие «конфиденциальный документ».
  • 3. Что понимается под доступом к информации?
  • 4. Что означает термин «конфиденциальность информации»?
  • 5. Перечислите виды сведений конфиденциального характера.
  • 6. Что собой представляют персональные данные?
  • 7. Какие сведения относятся к информации, составляющей коммерческую

тайну?

  • 8. Приведите примеры сведений, к которым не может быть ограничен доступ.
  • 9. Что относится к правовым мерам защиты информации?
  • 10. В чем заключаются организационные меры защиты информации?
  • 11. Кто осуществляет разработку перечня конфиденциальной информации компании?
  • 12. Что такое гриф конфиденциальности?
  • 13. Кто является обладателем информации?
  • 14. Кем определяются организация и технология конфиденциального делопроизводства?
  • 15. Каковы особенности конфиденциального делопроизводства?
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >