Учет исходящих конфиденциальных документов
Конфиденциальные документы, адресованные сторонним организациям, до их подписания руководством и присвоения исходящих регистрационных номеров целесообразно согласовывать с подразделением по информационной безопасности, уполномоченный работник которого проставляет на проектах таких документов свою визу, предварительно проверив правильность оформления отправляемых документов и обоснованность их передачи сторонним организациям. Желательно еще при этом организовать ведение в подразделении по информационной безопасности базы данных, в которую вносились бы сведения о переданной сторонним организациям конфиденциальной информации.
Исходящие конфиденциальные документы регистрируются лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в электронной регистрационной карточке исходящей корреспонденции и в журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов. Примерная форма журнала приведена в приложении П2.5.
При регистрации номер исходящего документа необходимо дополнить соответствующим буквенным обозначением «КТ» (или, например, «КИ», если в организации принято также использование грифа «Конфиденциально»), например: 19/КТ, где «19» — порядковый номер документа по журналу, «КТ» — признак информации, составляющей коммерческую тайну.
При формировании регистрационного номера документа может использоваться также аббревиатура (сокращенное название) организации. В этом случае номер исходящего документа может выглядеть следующим образом: АБВ-19/КТ, где «АБВ» — аббревиатура организации. Затем исходящий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на исходящем документе.
После регистрации, проверки комплектности и правильности адресации документы запечатывают в конверты. Обычно в правом верхнем углу конверта проставляют гриф конфиденциальности («Коммерческая тайна» или, например, «Конфиденциально»), указанный на документе, вложенном в конверт (номер экземпляра при этом указывать не нужно). В левом нижнем углу конверта проставляют исходящий регистрационный номер и дату регистрации отправляемого документа.
Затем конверты отправляют адресатам, а визовые экземпляры исходящих документов подшивают в дела в соответствии с номенклатурой дел, о чем лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в организации, делаются отметки в графе 11 журнала регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение П2.5). Если дело подлежит хранению в каком-либо структурном подразделении организации, визовый экземпляр конфиденциального документа выдают работнику данного структурного подразделения по журналу регистрации исходящих конфиденциальных документов с проставлением им личной подписи в графе 9.
