Учет внутренних конфиденциальных документов

Внутренние конфиденциальные документы (документы, разработанные в организации и предназначенные для внутреннего использования непосредственно в самой организации, т.е. не подлежащие отправке сторонним организациям и физическим лицам) должны быть зарегистрированы в системе электронного документооборота (если она имеется), а также в специальном журнале регистрации внутренних конфиденциальных документов (приложение П2.6). Затем их передают адресату внутри организации с проставлением им личной подписи в указанном журнале.

Регистрационный номер внутреннего конфиденциального документа может состоять, например, из порядкового номера документа по журналу учета и буквенного обозначения «КТ»: № 8/КТ, где «8» — порядковый номер документа по журналу, «КТ» — признак информации, составляющей коммерческую тайну.

Учет конфиденциальных документов выделенного хранения

Документами выделенного хранения называются такие документы, которые невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела по ряду причин (например, сброшюрованность, большой формат и т.п.). К ним относятся, в частности, документы, переведенные с учета а)проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях конфиденциальной информации (например, после брошюрования); б) входящих конфиденциальных документов (например, сборник, поступивший в организацию с сопроводительным письмом); в) внутренних конфиденциальных документов (например, различного рода справочники или инструкции, при подшивке которых в дело исполнитель, взявший это дело, лишает других работников возможности пользоваться необходимыми им документами). Кроме того, сюда относятся документы, которым сразу присваивается номер по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения на стадии их создания (например, документы большого формата, чертежно-графические материалы).

Документы выделенного хранения подлежат учету в специальном журнале (приложение П2.7) с присвоением им соответствующего номера. В журнале учета конфиденциальных документов выделенного хранения учитываются как созданные в организации, так и поступившие в нее извне сброшюрованные текстовые документы, содержащие конфиденциальную информацию (книги, брошюры, сборники), а также бумажные документы большого формата, чертежно-графические материалы.

Инвентарный номер конфиденциального документа выделенного хранения может состоять, например, из аббревиатуры (сокращенного названия) организации, порядкового номера документа по журналу учета и буквенного обозначения «КТ»: № АБВ-7/КТ, где «АБВ» — аббревиатура организации, «7» — порядковый номер документа выделенного хранения по журналу, «КТ» — признак информации, составляющей коммерческую тайну.

Если документ выделенного хранения поступил в организацию из органа государственной власти, иного государственного органа с пометкой «Для служебного пользования» или «ДСП», то инвентарный номер документа выделенного хранения должен содержать буквенное обозначение «ДСП».

Для того чтобы отличить учетный номер документов выделенного хранения от номеров других документов, целесообразно перед номером документа выделенного хранения проставлять какой-либо индекс, например: «инв. №__». В журнале учета конфиденциальных документов выделенного хранения указанный индекс не проставляется.

При постановке на учет документов выделенного хранения, которым сразу при их изготовлении присваивается инвентарный номер, графу 4 («Учетный номер носителя») журнала соответственно не заполняют.

Инвентарный номер документа выделенного хранения указывают от руки или с помощью соответствующего штампа на обложке и лицевой стороне титульного листа документа выделенного хранения (если таким документом является сброшюрованный текстовый документ) обычно в левом верхнем углу. В правом верхнем углу проставляют гриф конфиденциальности и номер экземпляра документа.

При нумерации листов сброшюрованного документа номер листа на обложке не указывают и обложку не включают в общее количество листов документа, т.е. первым листом такого документа является титульный лист.

На чертежно-графических документах инвентарный номер проставляют на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами. Так, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 21.1101—2009 «Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации» инвентарный номер указывают в штампе основной надписи, проставляемом на документе.

Документы выделенного хранения выдаются на руки работникам лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, с проставлением ими личной подписи в журнале учета (приложение П2.7).

Для того чтобы предотвратить случаи уничтожения отдельных листов журналов, предназначенных для регистрации конфиденциальных документов, учета материальных носителей конфиденциальной информации, конфиденциальных документов выделенного хранения с целью сокрытия информации об утрате каких-либо конфиденциальных документов (носителей), листы журналов должны быть пронумерованы. Затем журналы необходимо прошнуровать, при этом концы шнура на оборотной стороне последнего листа журнала опечатываются бумажной наклейкой, на которой цифрами и прописью указывается количество содержащихся в журнале листов, заверяемое подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью организации (структурного подразделения): «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью__л.»

Грифы конфиденциальности на журналах регистрации (учета) не проставляют.

Данные о движении документов на бумажных и внешних электронных носителях конфиденциальной информации с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации необходимо своевременно отражать в регистрационных формах (журналах), чтобы в любой момент можно было определить местонахождение этих документов и проконтролировать их сохранность.

Конечно, журналы должны заполняться аккуратным, разборчивым почерком. В обязательном порядке необходимо расшифровывать подписи всех лиц, кому были переданы документы. Исправления, вносимые в журналы, заверяются подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, с проставлением даты и печатью организации (структурного подразделения).

Регистрацию входящих, исходящих и внутренних конфиденциальных документов и учет проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях в соответствующих журналах, как правило, ежегодно начинают с первого номера, а по окончании календарного года делают итоговую запись о количестве зарегистрированных за год документов (проектов документов): «В 20_г. всего зарегистрировано_(цифрами и прописью) документов (проектов документов)».

После окончания календарного года все записи в этих журналах должны быть закрыты. Это означает, что в соответствующей графе журналов регистрации входящих, исходящих либо внутренних конфиденциальных документов делаются отметки об отправке документа, подшивке его в дело, перерегистрации или постановке на инвентарный учет документов выделенного хранения. Перерегистрации (переводу на учет следующего года) подлежат не исполненные в текущем году документы (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года.

Что касается журнала учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях, то по завершении календарного года в соответствующей графе необходимо сделать отметки о присвоении проектам конфиденциальных документов, зарегистрированным в течение года, исходящего (внутреннего) регистрационного номера либо о постановке на учет документов выделенного хранения или об уничтожении проекта документа, т.е. к началу нового календарного года должна быть четко определена судьба каждого проекта конфиденциального документа. Если же проект документа с наступлением нового календарного года еще находится в работе, до сих пор оставаясь проектом, то к моменту проведения годовой проверки наличия конфиденциальных документов (как правило, это происходит в январе—феврале) он подлежит уничтожению. Бумажному носителю, содержащему проект вновь распечатанного документа, присваивается новый учетный номер.

Журнал учета внешних электронных носителей конфиденциальной информации и журнал учета конфиденциальных документов выделенного хранения ведут, как правило, непрерывно в течение нескольких лет, при этом номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения и их ежегодная перерегистрация приведет к увеличению трудоемкости обработки документов и усложнит пользователям работу с ними. Перерегистрация внешних электронных носителей в каждом новом наступающем году также приведет к определенным трудностям при маркировке таких носителей и к возникновению путаницы при работе.

В журнале учета внешних электронных носителей конфиденциальной информации и в журнале учета конфиденциальных документов выделенного хранения по окончании календарного года лицом, ответственным за конфиденциальное делопроизводство, производится итоговая запись о количестве зарегистрированных носителей или документов выделенного хранения соответственно. После внесения итоговой записи присвоение инвентарного номера носителю (документу выделенного хранения) продолжают от последнего инвентарного номера.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

• 1. Что проверяют при вскрытии конвертов с грифами конфиденциальности?
• 2. Каким образом осуществляют регистрацию входящих конфиденциальных

• 3. Для чего в журналах регистрации проставляют личные подписи работников, получающих конфиденциальные документы в пользование?
• 4. Какая отметка проставляется на приложениях, поступивших в организацию с сопроводительным письмом?
• 5. Каким образом оформляют конверт с отправляемыми в стороннюю организацию конфиденциальными документами?
• 6. Как осуществляют учет внутренних конфиденциальных документов?
• 7. Что такое документы выделенного хранения?
• 8. Включается ли обложка в общее количество листов сброшюрованного документа?
• 9. Каким образом осуществляют выдачу конфиденциальных документов выделенного хранения работникам организации?
• 10. В связи с чем необходимо нумеровать листы журналов регистрации конфиденциальных документов?
• 11. Какие конфиденциальные документы подлежат перерегистрации в журналах?