ТЕХНОЛОГИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Составление номенклатуры дел, формирование и оформление конфиденциальных дел

В целях обеспечения сохранности и быстрого поиска необходимых документов исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних конфиденциальных документов, группируют в дела. Дело представляет собой совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Номенклатурой дел называется систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием их номеров (индексов) и сроков хранения. Номенклатура составляется ежегодно в конце текущего года на следующий год. Номенклатура конфиденциальных дел может составляться отдельно от номенклатуры открытых дел. Однако, как правило, дела с конфиденциальными документами включаются в номенклатуру дел наряду с делами открытого характера.

В номенклатуру дел организации в обязательном порядке включают не только дела с грифами конфиденциальности («Коммерческая тайна» или, например, «Конфиденциально»), но и журналы регистрации конфиденциальных документов, учета материальных носителей конфиденциальной информации, конфиденциальных документов выделенного хранения. При этом в графе «Номер дела» номенклатуры к номеру дела добавляют соответствующее буквенное обозначение «КТ» или «КИ».

Формирование дел включает группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел. Дела формируют в течение года по мере поступления в них исполненных документов.

Конфиденциальные документы группируют в дела, как правило, отдельно от документов открытого характера. Хранение открытых документов вместе с конфиденциальными допускается только в тех случаях, когда они относятся к одному вопросу либо являются приложениями к конфиденциальным документам.

Если сопроводительные документы с грифом конфиденциальности, имеющие дополнительную пометку «без приложения неконфиденциально», подлежат хранению без приложений, то их подшивают в дело с открытыми документами.

Делу с конфиденциальными документами присваивают гриф конфиденциальности, который проставляется без кавычек от руки или с помощью штампа на обложке дела в правом верхнем углу. При этом он должен быть аналогичен грифу, указанному на помещенных в него документах. Номер экземпляра на обложке дела не указывают.

Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела — дате последнего конфиденциального документа, подшитого в нем (если делом является журнал регистрации (учета), датой дела будут календарные даты первой и последней записей в журнале). Дату окончания дела проставляют на обложке дела после того, как в него подшит последний документ.

Все подшитые в дело конфиденциальные документы нумеруют полистно, номера проставляют простым карандашом в правом верхнем углу лицевой стороны листа документа. Если дело имеет несколько томов, листы нумеруют отдельно по каждому тому.

На подшитые вдело конфиденциальные документы составляют внутреннюю опись (приложение П2.8), заполняемую по мере подшивки документов вдело. После подшивки документа вдело в соответствующих графах журналов регистрации проставляют индекс (номер) дела, его том и номера листов дела (тома). В деле группируются, как правило, документы одного календарного года.

При небольшом количестве конфиденциальных документов целесообразно собирать в деле документы за несколько лет, оформив дело как переходящее с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Если конфиденциальный документ изымают из дела, вместо него в дело помещают карту-заместитель документа (приложение П2.9), в графе «Примечание» которой указывают индекс дела, номера тома и листов (при подшивке документа в другое дело); наименование адресата, номер и дату сопроводительного документа (в случае отправки документа в стороннюю организацию или другое структурное подразделение компании); номер и дату акта об уничтожении (если документ был уничтожен). Если документ изымают из дела безвозвратно, необходимо также сделать соответствующую отметку во внутренней описи документов дела.

При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае карта-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производят в соответствующих журналах регистрации документов и внутренней описи дела. При изъятии документов из дела сохраняют старую нумерацию листов.

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности его изымают из дела с конфиденциальными документами и помещают в открытое дело. При этом в деле, где ранее хранился документ, нумерацию листов сохраняют, но во внутренней описи дела необходимо указать причину изъятия документа и его новое местонахождение. Одновременно соответствующую отметку вносят в журнал регистрации конфиденциальных документов.

Листы внутренней описи дела нумеруют отдельно.

По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывают (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилию работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

Необходимо ежегодно (по окончании календарного года) проводить отбор конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения (экспертизу ценности документов). С этой целью создают экспертную комиссию, которая полистно просматривает каждое дело и принимает соответствующее решение о передаче дел на архивное хранение и о выделении к уничтожению дел или отдельных документов.

На архивное хранение передают дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет. Дела со сроком хранения до 10 лет (включительно) передаче на архивное хранение не подлежат. Их хранят в структурном подразделении и по истечении сроков хранения уничтожают в установленном порядке.

При оформлении дел, передаваемых на архивное хранение, в конце каждого дела (тома) подшивают лист—заверитель дела (приложение П2.10). Дело (том) с конфиденциальными документами прошивают вручную плотной нитью либо переплетают типографским способом, опечатывают и заверяют подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства. Дело (том) опечатывают с помощью бумажной наклейки с оттиском печати организации (структурного подразделения), которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела (тома). Конфиденциальные дела передают на постоянное хранение в архив организации с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.

Если дела с грифом «Коммерческая тайна» (или «Конфиденциально»), хранящиеся в архиве компании, предоставляют для ознакомления и (или) выдают во временное пользование работникам организации для выполнения работы в рамках их компетенции, то на выданное дело работник архива оформляет кар- ту-заместитель дела (см. приложение П2.9). При возврате дела в архив работник архива осуществляет обязательную полистную проверку помещенных в дело документов.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >