Пересылка конфиденциальных документов

Пересылка конфиденциальных документов в сторонние организации осуществляется с помощью ценных или заказных почтовых отправлений, с использованием ускоренной почты EMS, DHL, фельдъегерской связи, специальной связи либо нарочными организации.

В «Толковом словаре русского языка» С.И. Ожегова слово «нарочный» означает «человек, посланный со спешным поручением, гонец, курьер». В данном случае таким лицом выступает работник организации, допущенный к работе с конфиденциальной информацией. Обычно нарочные доставляют конфиденциальную корреспонденцию в пределах населенного пункта, в котором расположена организация.

Отправляемые конфиденциальные документы должны быть запечатаны в конверт (пакет), на котором проставляют гриф конфиденциальности и номера вложенных в конверт документов (см. § 3.2). Конверт (пакет) опечатывается бумажной наклейкой, на которой ставится печать организации. Размеры бумажной наклейки должны на 3—4 мм превышать размеры оттиска печати.

При пересылке документов почтовыми отправлениями конверты с грифом конфиденциальности вместе с реестрами передачи конвертов, на которых с помощью штампа или от руки делают пометку «Подлежит возврату», помещают в дополнительные конверты (пакеты), на которых гриф конфиденциальности не указывают, дабы не привлекать внимание излишне любопытных лиц.

В случае передачи адресату конвертов (пакетов) с конфиденциальными документами нарочными организации (курьерами фельдъегерской или специальной связи) двойное конвертование, как правило, не применяют. Документы выдают нарочным организации (курьерам фельдъегерской, специальной связи) после проставления ими личной подписи в журнале выдачи конвертов (пакетов) с грифом конфиденциальности (приложение П2.12).

Доставка конвертов (пакетов) в другие организации нарочным осуществляется с разрешения руководителя организации (подразделения) на служебном транспорте. Конверты (пакеты) передаются адресатам (в подразделения, ответственные за прием корреспонденции) по реестру (приложение П2.13), в котором проставляют подпись и печать получателя. Реестр подлежит возврату в канцелярию (подразделение конфиденциального делопроизводства; лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства). Гриф конфиденциальности на реестре не указывают.

При направлении конфиденциальных документов в несколько адресов составляют список (лист, указатель) рассылки, в котором поадресно указывают номера экземпляров отправляемых документов и конфиденциальных приложений к ним (приложение П2.14). Об отправленных документах производят соответствующие отметки в журналах регистрации.

В целях предотвращения утечки конфиденциальной информации необходимо установить запрет на передачу конфиденциальной информации по незащищенным каналам факсимильной связи, с использованием сети Интернет и внутренней компьютерной сети организации, если для защиты циркулирующей в ней информации не используются специальные технические средства.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >