Уничтожение конфиденциальных документов

Образовавшиеся в процессе деятельности организации конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие научно-исторической ценности, подлежат уничтожению. Для проведения экспертизы ценности конфиденциальных документов и последующего уничтожения тех из них, надобность в которых миновала и срок хранения истек, в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (см. §

4.1).

Фактически уничтожить материалы можно только после подготовки проекта акта об уничтожении конфиденциальных документов (дел, носителей). Уничтожение может проводиться путем сжигания, с помощью бумагорезательной машины либо разрыванием документов на части вручную. В случае, когда планируется уничтожить такие материалы вне территории организации (например, на мусоросжигательном заводе), необходимо принятие дополнительных мер, исключающих доступ к документам посторонних лиц. Поэтому предпочтительнее производить уничтожение конфиденциальных документов механическим способом на бумагорезательных машинах, установленных в рабочих помещениях самой организации.

Уничтожение оптических носителей однократной записи (CD-, DVD-дисков) и перезаписываемых электронных носителей (в том числе магнитных и оптических), содержащих файлы с конфиденциальной информацией, производится путем их физического разрушения. При размещении конфиденциальной информации на перезаписываемых электронных носителях ее уничтожают путем форматирования носителей либо частичного удаления файлов.

Факт уничтожения конфиденциальных материалов оформляется соответствующим актом (приложения П2.15—П2.17). После уничтожения материалов в журналах регистрации конфиденциальных документов (учета материальных носителей, документов выделенного хранения), в номенклатурах и внутренних описях дел делают отметку об уничтожении:

О в случае уничтожения документов, дел, внешних электронных носителей: Уничтожено. Акт №_от_(указываются номер и дата

утверждения акта руководителем, а также подпись лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства);

О при стирании конфиденциальной информации с электронного

носителя: Файлы удалены. Акт№_от_(указываются номер

и дата утверждения акта руководителем, а также подпись лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства).

Вместо уничтоженных документов в дела помещаются карты-заместители (см. приложение П2.9).

Для того чтобы уничтожить проекты конфиденциальных документов на бумажных носителях (например, по причине ненадобности либо в связи с их перепечаткой после внесения существенных изменений в текст документа и соответствующим присвоением носителю с новым проектом документа другого учетного номера), необязательно создавать специальную комиссию. Они обычно уничтожаются работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в присутствии исполнителя путем измельчения на бумагорезательной машине. Факт уничтожения должен быть подтвержден отметкой в журнале учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации: Уничтожено (указываются подписи исполнителя и лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и дата уничтожения).

В случае внесения в проект документа незначительных изменений, не меняющих содержание документа, его перепечатывают (кстати говоря, в данном случае бумажному носителю, содержащему вновь распечатанный документ, присваивают прежний учетный номер), при этом работник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства, в присутствии исполнителя уничтожает черновики. Затем в соответствующей графе журнала учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации делают запись: Черновики уничтожены (указываются дата уничтожения, подписи исполнителя и лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства).

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >