ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Брошюра — непериодическое текстовое книжное издание малого объема (не более 48 страниц, соединенных между собой при помощи шитья скрепкой или ниткой) в мягкой обложке.

Виза (согласования документа) — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие работника с содержанием документа.

Визирование — форма согласования проекта документа с руководящими лицами, руководителями подразделений и иными работниками организации.

Внешний электронный носитель — съемное устройство для хранения информации в электронно-цифровом виде.

Внутренний документ — см.: Документ внутренний.

Внутренняя опись документов дела —

учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ — см.: Документ входящий.

Выписка (из документа) — копия документа, воспроизводящая его часть, относящуюся к определенному вопросу.

Г риф конфиденциальности — реквизит, свидетельствующий о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, проставляемый на самом документе и в сопроводительной документации к нему.

Дата документа — реквизит документа, свидетельствующий о времени его создания и (или) подписания, утверждения, принятия.

Дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.

Делопроизводственный индекс —

см.: Индекс делопроизводственный.

Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ внутренний — документ, созданный в организации и не подлежащий отправке дочерним обществам организации, сторонним организациям или физическим лицам.

Документ входящий — документ, полученный от сторонней, дочерней организации или физического лица.

Документ выделенного хранения —

документ, не подлежащий подшивке вдело.

Документ исходящий — документ, созданный в компании для отправки сторонним, дочерним организациям или физическим лицам.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Доступ к конфиденциальной информации — ознакомление определенных лиц с конфиденциальной информацией с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации.

Инвентарный номер — номер, присвоенный в учетных документах носителю или документу выделенного хранения, не подлежащему подшивке в дело.

Индекс дела; номер дела — цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел, наносимое на его обложку.

Индекс делопроизводственный —

условное обозначение, являющееся частью регистрационного номера документа.

Информация — сведения (сообщения, данные) о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства) — сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и др.), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Исполнитель — работник (структурное подразделение) организации, обеспечивающий (обеспечивающее) исполнение устного поручения или письменной резолюции руководителя.

Исходящий документ — см.: Документ исходящий.

Книга — непериодическое печатное или рукописное издание в виде сброшюрованных бумажных листов с текстовой, графической, иллюстрационной информацией объемом более 48 страниц, в переплете или обложке.

Коммерческая тайна — режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Конфиденциальная информация — документированная информация с ограниченным доступом, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну.

Конфиденциальное делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

Конфиденциальный документ — зафиксированная на материальном носителе

конфиденциальная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Копирование документа — снятие копий с документа.

Копия (документа) — экземпляр, содержащий воспроизведение информации подлинника документа (оригинала).

Корреспонденция — отправляемые и поступающие документы и другая письменная информация.

Нарочный — работник структурного подразделения организации, посланный с каким-то поручением в стороннюю организацию.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, формируемых в структурных подразделениях организации, с указанием сроков хранения.

Носитель информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну —

лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении нее режим коммерческой тайны.

Оригинал — исходный материал для копирования.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов по установленным правилам.

Печать — механическое приспособление для нанесения на бумагу оттисков его клише в целях удостоверения копий документов или подлинности личных подписей работников на документах.

Письмо сопроводительное — письмо, составляемое для справки о приложенных к нему документах, не имеющих адресной част- и.

Подлинник (документа) — первичный или единственный экземпляр документа.

Подпись — реквизит документа, включающий наименование должности, собственноручную (личную) подпись, инициалы и фамилию работника.

Проект документа — текст документа до его подписания или утверждения.

Разглашение конфиденциальной информации — действие или бездействие, в результате которого конфиденциальная информация в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации в целях его учета и поиска.

Регистрация документа — фиксация факта создания (отправления) или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационную форму (журнал регистрации, электронную регистрационную карточку).

Реестр — список (перечень) каких-либо объектов (например, текущих поручений, передаваемых документов, почтовых отправлений),

составленный в целях их учета или справочно-информационных целях.

Резолюция — указание руководителя в отношении документа, содержащее принятое им управленческое решение и оформляемое на самом документе (как реквизит документа) или на отдельном листе (бланке установленной формы), прилагаемом к документу.

Сборник — вид издания произведений, объединенных общим замыслом.

Согласование (проекта документа) — способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа до его подписания руководителем.

Тираж — количество выпускаемого (выпущенного) в свет печатного издания.

Тиражирование документа — копирование, размножение документа.

Учет документов (носителей информации) — определение количества и состава документов (носителей информации) в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава, а также фактов поступления и выбытия документов (носителей информации) в учетных документах.

Учетные документы — комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество и состав документов в единицах учета.

Учетный номер носителя информации — номер, присвоенный носителю в учетных документах.

Штамп — разновидность печати, служащая для механической фиксации информации на бумаге.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для архивного хранения или выделения к уничтожению.

Электронная регистрационная карточка — электронная форма, предназначенная для внесения сведений о документах в базу данных автоматизированной системы; один из видов регистрационных форм.

Электронный носитель — магнитный, оптический и/или иной носитель, предназначенный для записи и хранения информации в электронном виде.

Юридическая сила документа —

свойство документа, позволяющее использовать его для совершения юридически значимых действий.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ