Организация учетного процесса в действующем хозяйственном субъекте

Стадии учетного процесса на действующем хозяйственном субъекте

К числу принципов, в равной степени относящихся к бухгалтерскому учету как системе и к бухгалтерскому делу как подсистеме учета, относится допущение, что хозяйствующий субъект будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у него отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности и, следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке (допущение непрерывности деятельности).

Динамичная деятельность хозяйствующего субъекта оказывает заметное влияние на организацию бухгалтерского учета и особенно на организационно-правовые функции бухгалтерии. Прежде всего должны быть определены стадии учетного процесса и последовательность их осуществления.

Первой стадией принято считать регистрацию фактов хозяйственной деятельности в процессе предпринимательской и иной деятельности хозяйствующего субъекта. Эта стадия является основной в осуществлении бухгалтерского дела по ряду условий.

Хозяйственные операции (факты хозяйственной деятельности) должны быть зарегистрированы в первичном учетном документе в момент их совершения, а при невозможности такого действия — непосредственно после их совершения.

Напомним, что первичным учетным документом принято считать свидетельство совершения факта хозяйственной операции. Оно может быть отражено на бумажном носителе (специальном бумажном бланке формы первичного документа) или на другом носителе (в виде дискеты, магнитного диска и др.), пригодном для ввода в персональный компьютер. Последний называют также электронным документом.

Обязанность регистрации совершенных фактов хозяйственной деятельности имеет правовую значимость. Особенно это важно во внутренних операциях хозяйствующего субъекта, во взаимоотношениях работодателя с наемными работниками при определении размера оплаты труда за выполненную и зафиксированную в первичном документе (наряде, рапорте и т.д.) работу. Зарегистрированные факты хозяйственной деятельности в первичном документе в том виде, в каком они в действительности были совершены (имеется в виду их достоверность, правдивость и полнота), важны для проверки законности их совершения как со стороны бухгалтерской службы, так и сторонних проверяющих организаций (налоговых, аудиторских, контрольных, следственных, судебных и пр.), а также при возникновении споров с другими хозяйствующими субъектами.

За последнее время в крупных организациях происходит замена письменных свидетельств совершенных фактов хозяйственной деятельности на бумажных учетных документах регистрацией их в электронном виде. При необходимости (при проверках, изъятии и т.д.) должен быть создан бумажный дубликат электронного документа.

Следующий этап процесса бухгалтерского дела — текущее наблюдение за совершенными фактами хозяйственной деятельности. Как было отмечено ранее, бухгалтерская служба или служба, занятая получением и вводом фактов в компьютер или другой вид электронно-вычислительных машин, призвана проверить на основании первичного учетного документа законность совершенного факта хозяйственной деятельности, достоверность и полноту зафиксированной информации. От правильности и юридической обоснованности зафиксированных фактов зависит достоверность бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Согласно действующему законодательству первичные документы принимаются бухгалтерской службой или службой электронной обработки информации, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм. Если для оформления конкретной хозяйственной операции унифицированной формы не предусмотрено, то хозяйствующий субъект вправе создать специализированную форму и утвердить ее. Такая форма должна содержать весь перечень обязательных реквизитов, перечисленных в Федеральном законе «О бухгалтерском учете». Хозяйствующим субъектам разрешено вводить в унифицированные формы дополнительные реквизиты для отражения специфических признаков хозяйственных операций.

В случае недостоверности факта хозяйственной деятельности, его неправомерности, отсутствия некоторых обязательных реквизитов бухгалтерской службе (службе ЭВМ) запрещено принимать такие документы без приведения их в установленный порядок.

Рациональная организация бухгалтерского дела немыслима без соблюдения соответствующих правил взаимоотношений между службами и подразделениями хозяйствующего субъекта, создающими факты хозяйственной деятельности и фиксирующими их в первичных учетных документах, и бухгалтерской службой (службой обработки информации на ЭВМ). Вот почему в официальных нормативно-правовых актах определено, что все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учете, должны представляться в бухгалтерию (или в службу обработки информации) в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Это положение должно быть зафиксировано в распорядительном документе, подписанном руководителем хозяйствующего субъекта. Помимо такого документа для наглядности обычно составляют графики документооборота. О содержании и построении графиков и организации документооборота будет рассказано ниже. Здесь лишь отметим, что изложенное относится не только к первичным учетным документам на бумажных носителях и к так называемым электронным документам, но и к другой документации и сведениям, без которых немыслима надлежащая организация бухгалтерского учета. Речь идет о приказах, связанных с назначением или увольнением сотрудников организации, установленных нормах и нормативах выработки, расценках за выполненные работы, сметах (бюджетах) по отдельным структурным подразделениям и видам расходов и т.д.

Распоряжения главного бухгалтера в части правильного и своевременного оформления хозяйственных операций и представления требуемых документов и сведений являются обязательными для всех сотрудников хозяйствующего субъекта.

Обе стадии (регистрация и текущее наблюдение), входящие в подсистему бухгалтерского дела, являются важнейшими элементами рациональной организации бухгалтерского учета.

Следующей стадией учетного процесса является обработка информации, содержащейся в первичных учетных документах. К ней относятся проверка норм, нормативов, тарифов, расценок и т.д., соответствующих приказам, распоряжениям, контрактам, сметам и др.

На этой стадии ведется проверка подсчетов, проставленных итогов, наличия подписей должностных лиц, уполномоченных подписывать документы. При обработке электронных документов проверяются правильность приведенных кодов, паролей (или других способов авторизации), подписей ответственных за документ должностных лиц.

Перечисленные выше стадии учетного процесса органически связаны между собой и в совокупности составляют документирование хозяйственных операций.

В процессе предпринимательской и других видов деятельности в хозяйствующем субъекте совершается большое количество хозяйственных операций. Поэтому без систематизации их по определенным признакам для эффективной организации бухгалтерского дела не обойтись.

Обычно для контроля за полнотой регистрации хозяйственных операций применяют регистры в виде хронологического, систематического или комбинированного журналов. По своему содержанию и форме они различаются в условиях ручного ведения и при использовании электронно-вычислительной техники (компьютеров). О содержании и правилах составления таких регистров будет рассказано ниже. Здесь же отметим следующее.

В небольших организациях в условиях ручного ведения учета хозяйственные операции фиксируются в порядке хронологических записей. В регистре, приспособленном для таких записей, производят записи последовательно, исходя из времени совершения той или иной хозяйственной операции, вне зависимости от ее содержания, с целью контроля за своевременным и полным отражением в учете всех фактов хозяйственной деятельности. Примером хронологического регистра может служить приведенный в табл. 6.1 фрагмент регистрационного журнала, где в календарной последовательности дат отражаются хозяйственные операции и обосновывающие их учетные документы.

Систематические регистры предназначены для записи по определенной, заранее заданной системе группировки однородных хозяйственных операций за установленный период. Такая группировка позволяет проследить состояние и движение отдельных видов хозяйственных средств и источников их формирования. Примером систематического регистра может служит кассовая книга кассира, где в хронологической последовательности заносятся все операции по поступлению и выдаче денежных средств за определенный период (день, неделю, декаду и т.д.).

Таблица 6.1

Регистрационный журнал за I квартал 200Х г.

Комбинированные регистры служат для одновременной записи хозяйственных операций в хронологическом и систематическом порядке. К таким регистрам при ручной технике бухгалтерского учета следует отнести, прежде всего, журналы-ордера, в которых запись хозяйственных операций (единичных или предварительно сгруппированных по однородным признакам) осуществляется в указанном порядке.

В условиях автоматизации бухгалтерского дела в большинстве предлагаемых пакетов программ рекомендованы книги учета хозяйственных операций. Особенностью таких книг является, как правило, совмещение записей всех хозяйственных операций из учетных бумажных или электронных документов (хронологическая запись) с проставлением данных, предусмотренных в программе автоматизации учета.

По своему построению, составу реквизитов каждой записи и способу ввода информации в память компьютера, порядку автоматизированной обработки первичных данных книги учета хозяйственных операций значительно различаются. Например, в самой распространенной в России программе автоматизации ведения бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия 8.0» формируются журнал операций и журнал проводок (фрагмент журнала операций приведен на рис. 6.4).

Перечисленные выше стадии учетного процесса органически взаимосвязаны и в совокупности представляют систематизацию, обобщение и группировку фактов хозяйственной деятельности. На этих стадиях происходят техническая обработка информации, содержащейся в первичных документах, ее систематизация в соответствии с

Рис. 6.4. Фрагмент журнала операций

требованиями организации бухгалтерского учета, управления и контроля. Здесь немаловажное значение имеет группировка и обобщение учетной информации в форме, пригодной как для целей внутреннего управления, так и для внешних пользователей.

Сущность этих и последующих стадий учетного процесса, отражение полученной и сгруппированной информации о фактах хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета изучается в дисциплине «Бухгалтерский (финансовый) учет». Изложенное выше показывает, что содержание бухгалтерского дела и содержание бухгалтерского (финансового) учета тесно взаимосвязаны и потому порой трудно отделить одну дисциплину от другой.