ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ФАКТОВ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ДОКУМЕНТООБОРОТ
В предыдущей главе были кратко изложены основные стадии учетного процесса, начиная с регистрации фактов хозяйственной деятельности любого хозяйствующего субъекта в первичных учетных документах — основе организации рационального бухгалтерского дела.
Цель настоящей главы — более углубленно изучить процессы документирования в условиях большого разнообразия документов и организацию документооборота, включая классификацию первичных учетных документов.
Общие требования к первичным учетным документам
Определение понятия первичного учетного документа
Под первичным учетным документом понимается письменно оформленное свидетельство о совершенной хозяйственной операции (факте хозяйственной деятельности), имеющее как экономическое, так и правовое (доказательное, оправдательное) значение.
Независимо от того, на бумажном или небумажном носителе отображены факты хозяйственной деятельности, понятие первичного учетного документа не претерпевает изменений в части юридической доказательности и основы бухгалтерского учета. Такое однозначное определение понятия «первичные учетные документы» предопределяет набор общих требований к ним независимо от их вида и назначения.
Факт хозяйственной деятельности (хозяйственная операция), зафиксированный в первичном учетном документе, должен раскрывать суть и все особенности учетной информации. Он служит базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в хозяйствующем субъекте, и должен содержать сведения, необходимые и достаточные для рациональной организации бухгалтерского учета, осуществления контроля за хозяйственными процессами, анализа этих процессов и выполнения других функций управления хозяйствующим субъектом, а также для составления бухгалтерской, статистической, налоговой и внутрихозяйственной отчетности и, что особенно важно, служить основой юридической доказательности в определенных ситуациях.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения факта хозяйственной деятельности, а если это не представляется возможным — непосредственно после его совершения (окончания).
И еще на одно требование обратим внимание. Первичный учетный документ может считаться свидетельством совершенного факта хозяйственной деятельности и приниматься к учету при условии, что он содержит весь перечень обязательных реквизитов. Под реквизитом принято понимать обязательные данные каждого документа (при отсутствии которых он теряет силу), предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
При необходимости в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты с целью получения необходимой и достоверной информации о факте хозяйственной деятельности.
