Содержание первичного учетного документа

Минимальный перечень обязательных реквизитов установлен для обеспечения экономических и юридических доказательств совершенного факта хозяйственной деятельности. Такими реквизитами являются:

  • • наименование документа (формы);
  • • дата составления документа;
  • • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • • содержание хозяйственной операции;
  • • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • • наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • • личные подписи указанных лиц.

Наименование документа заключает в себе финансово-экономическое и правовое содержание факта хозяйственной деятельности, его назначение и другие аспекты. Отсутствие наименования документа или неясное его отражение означает, что данный документ не имеет юридической силы и потому не может быть принят к бухгалтерскому учету. Замена наименованием кодом (шифром) в бумажном носителе не может служить основанием для признания документа.

Дата составления документа отображает период совершения факта хозяйственной деятельности, позволяет правильно относить зафиксированный факт (хозяйственную операцию) к соответствующему отчетному периоду, осуществлять контрольные функции бухгалтерии за его достоверностью и законностью.

Немаловажное значение имеет правильность проставления даты. От первого до десятого числа месяца даты рекомендуется проставлять с добавлением цифры «ноль» (01—09). Это относится и к указанию: в каком месяце и году составлен документ. Проставление двузначных цифр даты (например, 03.06.2006) позволяет избежать неточностей и даже злоупотреблений при оформлении фактов хозяйственной деятельности.

Наименование организации (хозяйствующего субъекта) позволяет определить место совершения факта хозяйственной деятельности, субъект, которым сформирован документ или от имени которого он составлен. При отсутствии в документе наименования хозяйствующего субъекта тот теряет свою адресность, не может быть исполнен и принят к учету.

Содержание хозяйственной операции (факта хозяйственной деятельности) является сердцевиной первичного документа, ибо раскрывает объект документирования, его правильность, достоверность и правоспособность. Информация о факте должна быть достаточной для понимания сущности факта, соответствовать назначению (названию) документа, способствовать определению полномочий должностного лица, уполномоченного разрешать проведение хозяйственной операции, зафиксированной в документе.

Измерители хозяйственной операции являются важнейшим показателем, характеризующим факт хозяйственной деятельности, с одной стороны, и условие рациональной организации бухгалтерского учета — с другой. Особенно это относится к измерителю в денежном выражении. Обязанность оценки объектов бухгалтерского учета (активов, капитала, обязательств, доходов и расходов) в денежном выражении зафиксирована в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

Измерение факта хозяйственной деятельности в натуральном выражении (в единицах веса, штуках и др.) расширяет информационную базу о конкретном факте, а по некоторым фактам (в основном по материально-производственным запасам) является обязательным.

Отсутствие соответствующих измерителей в первичном учетном документе превращает его в документ, который не может быть исполнен и принят к учету.

Наименование должностных лиц и их подписи на документе — важнейшие требования к оформлению первичных учетных документов. По действующему законодательству должностное лицо, составившее и подписавшее документ, несет ответственность за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Такая правовая норма должна быть зафиксирована в официальном документе (инструкции, приказе, распоряжении, постановлении в зависимости от принятой практики), подписанном или утвержденном руководителем хозяйствующего субъекта. Обычно в таком документе устанавливаются полномочия должностных лиц по совершению хозяйственной операции (право разрешать совершать операцию и в то же время нести ответственность за ее правомерность и достоверность). Соблюдение указанных норм должно благоприятно сказываться на организации бухгалтерского дела и бухгалтерского учета в целом.

Первичные документы, создаваемые на машинных носителях, имеют некоторые особенности. Так, подписи должностных лиц, могут быть заменены знаками (кодами, паролями), идентифицирующими подписи лиц совершивших хозяйственные операции (электронные подписи). В этих случаях официально (в документах, подписываемых или утверждаемых руководителем хозяйствующего субъекта) устанавливаются вид и порядок обеспечения юридической доказательности (правомочности) должностных лиц и порядок изготовления копий документов, созданных на ПК, на бумажном носителе по договоренности со сторонними участниками хозяйственных операций и/или по требованию органов государственной власти (налоговых инспекций, следственных органов и др.).

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» разрешает хозяйствующим субъектам обмениваться электронными документами без создания документов на бумажном носителе. Такие документы принимаются к проверке и учету в указанном виде. При необходимости могут быть созданы копии на бумажном носителе.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >