Организация документооборота

Понятие документооборота

Важнейшим условием рациональной организации бухгалтерского дела является определение порядка и сроков прохождения отдельных видов первичных учетных документов, а также функций каждого исполнителя по составлению, оформлению и представлению документов в установленные сроки и определенные адреса.

Движение первичных учетных документов и документов других типов, необходимых для организации бухгалтерского учета, от момента составления в данном хозяйствующем субъекте или получения от других сторонних клиентов (юридических и физических лиц), а также проверка, группировка, обобщение вплоть до момента сдачи в архив принято называть документооборотом.

Для эффективной организации бухгалтерского дела и достоверного ведения бухгалтерского учета очень важно, чтобы документы, необходимые для указанных целей, своевременно поступали в бухгалтерскую службу и/или в вычислительный центр.

Документооборот призван обеспечить нормальный ритм деятельности хозяйствующего субъекта, получение своевременной и достоверной информации для управления и принятия решений (особенно в случаях появления отклонений от заданных параметров деятельности), удовлетворения потребностей внутренних и внешних пользователей информации, прежде всего в части финансового состояния хозяйствующего субъекта и финансовых результатов за отчетный период. Следовательно, порядок представления документов в установленные сроки и адреса имеет первостепенное значение.

Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов принято называть графиком в учете. Этот документ обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых причастными к ним специалистами (оперативными работниками, должностными лицами структурных подразделений и др.) хозяйствующего субъекта и работниками бухгалтерской службы и/или вычислительного центра, а также образцы форм документов. Обычно в графике или отдельном распорядительном документе (приказе, распоряжении, инструкции, утвержденной руководителем хозяйствующего субъекта) определяют перечень исполнителей, ответственных за составление и достоверность документа, а также перечень должностных лиц, имеющих право подписи документа.

Обычно графики (инструкции) составляют по отдельным участкам бухгалтерского учета. Это ограничивает круг исполнителей, делает документ более компактным. По каждому виду документов в графике указывают исполнителя (составителя): адресат, т.е. службу, куда представляют документ, сроки представления и обработки и другие показатели, необходимые для надлежащей организации бухгалтерского учета и бухгалтерского дела.

Покажем сказанное на примере первичной документации по учету материалов. Для иллюстрации используем операции по отпуску материалов в производство по требованию-накладной унифицированной формы М-11 (см. табл. 7.2).

Помимо графика по отдельным участкам составляют сводный график, который обычно подписывает главный бухгалтер и утверждает приказом руководитель хозяйствующего субъекта. Независимо от техники исполнения (ручной или автоматизированной) графики целесообразно строить исходя из сосредоточения учетного процесса непосредственно в бухгалтерской службе. К графику обычно составляют рабочие инструкции о порядке ведения первичного учета — заполнения форм документов и дальнейшего их продвижения вплоть до сдачи в архив. При этом проводится инструктаж исполнителей графиков.

Примерный график документооборота по учету материалов

Таблица 7.2

Наиме

нование

документа

Кто

пред

ставляет

Когда

пред

ставляет

Кому

пред

ставляет

Порядок

пред

ставления

Проверка оформления

Обработка

Систематизация (текущий учет)

кто

осуществ

ляет

срок

кто

осуществ

ляет

срок

кто

осуществ

ляет

срок

Требование-

накладная

Первый

экземпляр

Цех, отдел

Ежедневно в 10.00

Производственной группе бухгалтерии (бухгалтеру Ивановой А.И.)

Сгруппированные по номенклатурным номерам

Бухгалтер Иванова А.И.

10 час. 30 мин.

Бухгалтер Иванова А.И. (на компьютере)

11-00

Ст. бухгалтера Петрова И.А.

  • 13-00
  • 13-00

Второй

экземпляр

Зав.складом Волошин Н.Н.

Ежедневно в 10.00

Материальной группе бухгалтерии (бухгалтеру Райковой Л.В.)

При реестре ф. М-18

Бухгалтер Райкова Л.В.

10 час. 30 мин.

Бухгалтер Райкова Л.В. (на компьютере)

11-00

Ст. бухгалтера Саврасова Г.Г.

Необходимость и целесообразность разработки и издания рабочих инструкций определены в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

Графики в учете могут быть выполнены в виде схем, диаграмм, инструкций и т.д. Но суть у всех вариантов одна — способствовать рациональной и экономной организации достоверного и полного по объему бухгалтерского учета с целью обеспечения необходимой информацией внутренних и внешних пользователей.

Свое назначение графики в учете оправдывают тогда, когда они неуклонно соблюдаются. Поэтому они должны быть под повседневным наблюдением бухгалтерской службы.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >