Исправление ошибочных записей в первичных документах и бухгалтерских регистрах

Исправление ошибок в первичных документах

Наибольшее распространение ошибочных записей наблюдается в первичных учетных документах. И это понятно. В их заполнении принимает участие большое количество работников организации, начиная с непосредственных участников хозяйственных операций (мастеров, рабочих, прорабов, заведующих складами, кассиров и пр.) и кончая руководителями структурных подразделений и хозяйствующего субъекта в целом.

Среди факторов, влияющих на появление ошибочных записей, можно назвать:

  • • массовость первичных документов (к концу смены, суток, пятидневок и т.д. у мастеров, прорабов накапливается большое количество документов, которые они должны заполнить либо проверить и подписать);
  • • небрежность в заполнении (при поверхностном ознакомлении с содержанием документа ошибочность значительно увеличивается);
  • • утомляемость к концу рабочего дня (внимательность при этом снижается);
  • • низкая квалификация работников, обязанных заполнять и проверять правильность составленного документа (иногда трудно разобрать подписанный текст);
  • • устаревание либо неисправность технических средств, посредством которых формируется первичная учетная документация.

В зависимости от фактов хозяйственной деятельности, которые зафиксированы в первичных учетных документах, и периода их обнаружения различают и способы исправления ошибочных записей.

Наиболее распространен корректурный способ. Он состоит в том, что ошибочная запись в документе зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутый текст или цифру, а над ней пишется правильный текст или цифра. Иногда из-за недостаточности свободного места правильный текст повторяют на полях документа. Исправление должно быть оговорено (подтверждено) подписью лица, подписавшего документ, с указанием даты исправления. Как правило, текст оговорки бывает таким:

«Написанному в исправлении ошибки_верить

назван текст и/или сумма

Дата Подпись_»

расшифровка подписи должностного лица

Подпись на документе может быть заменена штампом «Исправленному верить» с проставлением даты и подписи должностного лица.

Такой порядок исправления ошибочных записей регламентирован в официальных нормативных указаниях по бухгалтерскому учету (например, в п. 9 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства финансов России от 16 февраля 1992 г. № 89 с дополнениями и изменениями).

Обычно к корректурному способу исправления ошибок прибегают в первичных учетных документах, где зафиксированы факты хозяйственной деятельности по приему и отпуску производственных запасов, по учету выработки и определению размера тарифов при оплате труда (особенно при сдельной форме оплаты), при переносе учетной информации из первичных документов в сводные и др. При наличии нескольких экземпляров данного документа исправления делают во всех экземплярах.

В то же время для документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, определен жесткий порядок. В кассовых (чеках, приходных и расходных ордерах и др.) и в расчетных документах (платежных поручениях, платежных требованиях, поручениях, векселях и др.) исправления не допускаются. Это означает, что при обнаружении ошибок в тексте или суммах денег кассовые и расчетные документы либо уничтожаются, либо на них проставляется штамп «Испорчено». После этого такие документы вкладываются (вклеиваются) в книгу (книжку) в подтверждение их наличия во избежание злоупотреблений (например, в чековую книжку на получение денежных средств из банка) и выписываются новые, достоверные документы.

Корректурный способ исправления ошибочных записей в документах применяется в случаях, когда ошибка несет частный характер, т.е. сделана в отдельном или сводном учетном документе, и обнаружена в процессе обработки, проверки или группировки учетной информации. В других случаях (после принятия к учету, подведения итогов и др.) рекомендуется применять другие способы исправления ошибок.

Корректурный способ исправления ошибочных записей применяется и в условиях автоматизации заполнения, проверки и группировки учетной информации на основе первичных учетных документов.

При ручном способе формирования первичной учетной информации до ввода ее в память машины корректурный способ применяется в обычном виде. После ввода ошибочной информации в компьютер следует внести изменения как непосредственно в учетный документ, так и в его электронную копию. Режим исправления (удаление ошибочной информации и ввод достоверной информации) обычно устанавливается в программах автоматизации.

Особенностью применения компьютеров в этом случае является то, что исправления вносятся не только в выводимый на экран документ, но и в книгу учета хозяйственных операций и в проводки по корреспондирующим счетам, если их разработка идет в автоматическом режиме.

Бухгалтерские службы хозяйствующих субъектов заполняют счета-фактуры по вычету или возмещению налога на добавленную стоимость, книги покупок и книги продаж. Жесткие требования к заполнению этих документов также требуют повышенного внимания к правильности их оформления. Вместе с тем в Налоговом кодексе РФ не оговорены правила внесения исправлений в счета- фактуры при обнаружении ошибок. Более того, правила ведения журналов учета позволяют вносить такие поправки. Но для этого бухгалтерской службе покупателя рекомендуется попросить поставщика заверить сделанные исправления в счетах-фактурах собственной подписью и печатью с указанием даты исправления.

Выше был описан порядок исправления непреднамеренных ошибок в первичных учетных документах, создаваемых внутри хозяйствующего субъекта. Но бывают случаи выявления ошибок в документах, получаемых от других хозяйствующих субъектов (в расчетных документах между юридическими лицами, в выписках банков и др.).

При наличии ошибок в этих документах корректурный способ исправления не применим. В подобных случаях бухгалтерская служба, не исправляя ошибок, обязана сообщить о них хозяйствующему субъекту, от которого получен документ с ошибками (проставлена несогласованная цена, ошибки в подсчетах и др.), о выявленных ошибках. Если документ оплачен, то разницу между реальной и ошибочной суммой относят на субсчет «Расчеты по претензиям» счета «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». После разрешения ситуации (предъявление нового документа, возврат денежных средств, урегулирование с банком по ошибкам в выписке банка и др.), записи по указанному субсчету закрывают.

Таким образом, выявление и исправление ошибок по расчетным операциям от контрагентов не влечет обязанности исправлять их расчетные документы и бухгалтерскую отчетность.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >