Сроки хранения документации

Необходимость установления сроков хранения

Переданные в архив хозяйствующего субъекта первичные учетные документы и бухгалтерские регистры могут храниться в разных условиях и разные сроки. Например, документация, не являющаяся основанием для записей в бухгалтерском учете (вспомогательные расчеты, копии документов, снятые для нужд бухгалтерской службы, надобность в которых отпала, и др.), могут не передаваться в архив, а уничтожаться по мере ненадобности.

Все первичные документы и бухгалтерские регистры, подтверждающие записи в бухгалтерском учете, должны храниться в архиве хозяйствующего субъекта до определенного срока.

Сроки хранения документации бухгалтерской службы определяются в зависимости от значимости документов для хозяйствующего субъекта, для проведения проверок (аудиторской, проверок налоговых инспекций), а также от того, какую научно-историческую и практическую ценность они имеют. Эти факторы влияют на установление порядка, сроков и мест хранения документации.

Сроки хранения первичных учетных документов и учетных регистров непосредственно в архиве хозяйствующего субъекта дифференцированы в зависимости от значимости документа и определены по времени в централизованном порядке — в среднем 5 лет.

Сроки хранения обычно обосновываются максимальными сроками возможности проведения проверок как со стороны внутреннего аудита, так и со стороны проверяющих и контролирующих органов (внешних аудиторов, налоговых инспекций, ревизионных комиссий и Т.Д.).