Затраты и ценообразование при подготовке и проведении выставок

Наряду с источниками финансирования для эффективной выставочной деятельности важнейшее значение имеет структура производственных и непроизводственных затрат и опыт балансирования ими. Работы по проектированию, художественному оформлению и обеспечению функционирования выставок, проведение сопутствующих мероприятий (семинаров, культурных программ, деловых встреч и т.п.) требуют существенных материальных вложений и финансовых затрат. Эти затраты ложатся в основу формирования себестоимости и расчетных цен выставочных работ и услуг. Менеджер, контролирующий процесс ценообразования, должен хорошо разбираться в составе затрат и механизме обоснования стоимости.

Типовые затраты производственно-хозяйственной деятельности. Для определения объемов и себестоимости работ по подготовке и проведению выставки составляется документ «Смета затрат». Это таблица, в которой построчно (постатейно) перечисляются и в соответствующих графах оцениваются в количественном и стоимостном выражении работы, оплата труда, сырье и материалы, цена за единицу, суммарный объем. В последней графе указывается расчетная суммарная стоимость статьи. Делается это на основе калькуляций расходов или установленных нормативов. Путем суммирования стоимостей по каждой статье получают общую стоимость подготовки и проведения мероприятия. Рассмотрим типовой состав затрат на организацию выставки. Он примерно следующий:

  • 1. Затраты на творческую подготовку выставки: проведение творческих конкурсов, гонорары творческим работникам за разработку концепций выставки, творческого проекта или идеи, составление текстов, написание сценариев, на проекты художественнографического оформления, прочие расходы, связанные с творчеством. Оплата творческих работ государственными предприятиями осуществляется по ставкам Министерства культуры, а коммерческими организациями — по договорным ценам или действующим расценкам фирмы.
  • 2. Затраты на информацию о выставке, полиграфическую и наружную рекламу, рекламу выставочного мероприятия в СМИ, на радио и телевидении.
  • 3. Затраты на техническую подготовку выставки и реализацию проекта, т.е. затраты на зарплату административного, исполнительного и вспомогательного персонала, на приобретение материалов и изготовление оборудования, плата за аренду и прокат оборудования и технических средств, на транспортировку выставочных грузов (оборудования, материалов, экспонатов и пр.), затраты на монтаж стендов и оборудования, затраты на страхование выставки.
  • 4. Затраты на эксплуатацию выставки: оплата обслуживания арендуемых площадей и служебных помещений, оплата электроэнергии, воды, противопожарной охраны, работы служб безопасности, телефонной связи и телекоммуникаций, затраты на вознаграждения, поощрения и награды.
  • 5. Затраты на представительские продукты и сувениры.
  • 6. Затраты на проведение сопутствующих мероприятий: семинаров, конференции, встреч специалистов, презентаций, на конкурсы лучших экспозиций и экспонатов и т.п.
  • 7. Затраты на закрытие и демонтаж выставки, приведение в порядок помещений и сдачу их в надлежащем состоянии.

«Смета затрат» после согласования с руководством становится основой для утверждения бюджета выставки, выделения средств исполнителям и контроля оплаты последующих операций и работ, установления расценок на разные выставочные услуги и работы, возмещающих произведенные затраты и формирующих прибыль, определения долей затрат, списываемых на себестоимость производства или прибыль и т.п.

В данном разделе нет необходимости демонстрировать многообразие видов смет или детальные калькуляции постатейных стоимостей, поэтому здесь приводятся только типовые формулы и примеры.

Себестоимость выставки и ценообразование выставочных услуг. Механизм определения себестоимости и расценок на работы и услуги по выставкам примерно следующий. Предположим, что размер общих затрат по выставке в павильоне площадью 10 тыс. кв. м в соответствии с утвержденным бюджетом составит 3Т об = = 20 млн руб. Разделив общие затраты на размер площади павильона, получают себестоимость 1 кв. м этой площади С для использования ее в последующих расчетах. В нашем случае С будет равно 2 тыс. руб.:

Но это вся площадь павильона, так называемая площадь «брутто». А участникам выставки сдается только ее часть. Обычно арендуемая участниками выставки экспозиционная площадь (нетто) составляет 50—70% площади павильона. Остальная площадь используется для организации маршрутов посетителей, проходов между стендами, лестничных маршей, зон рекреации и отдыха, служебных вспомогательных помещения и т.п. Эти части площадей и помещения считаются «площадью общего пользования». Возмещение затрат на их содержание, оформление и эксплуатацию может быть реализовано двумя путями. При платном входе на выставку средняя стоимость 1 кв. м умножается на размер площадей «общего пользования», а полученная сумма используется для определения стоимости входного билета. В простейшем варианте цена входного билета Ц*.б. рассчитывается путем деления 30% себестоимости «площади общего пользования» (6 млн руб.) на число ожидаемых посетителей выставки (20 тыс. чел.). Тогда:

Планируемые доходы от входных билетов в бюджете выставки относят на статью «Сборы с посетителей». Иногда планируется окупить часть этих затрат не только за счет стоимости входных билетов, но и стоимости участия специалистов в семинарах, конференциях и других сопутствующих выставке мероприятиях. Тогда для этих мероприятий устанавливается соответствующая «Стоимость участия», например, по количеству мест в зале или по количеству заявок на участие.

Если же признается целесообразным сделать вход на выставку бесплатным, затраты на «площади общего пользования» раскладываются на экспонентов. В таком случае средняя себестоимость 1 кв. м. площади, предоставляемой экспонентам, рассчитывается делением общих затрат только на размер чистой экспозиционной площади.

Предположим, что чистая экспозиционная площадь в павильоне составит только 50% общей, то есть 5000 кв. м. Тогда себестоимость ее 1 кв. м, сдаваемого в аренду участникам Сь составит уже 4 тыс. руб.:

Затем планово-финансовая служба по средней себестоимости и планируемой прибыли, устанавливает конкретные расценки на 1 кв. м экспозиционной площади в разных местах павильона, дифференцируя их по категориям привлекательности, выгодности, удобства, заинтересованности и т.д. В лучших местах устанавливаются повышенные наценки, а за места, малопривлекательные или пользующиеся меньшим спросом, делаются скидки.

Чтобы обеспечить не только возмещение затрат, но и получение прибыли, расчеты производят с учетом необходимой рентабельности хозяйственной деятельности и к утвержденным общим затратам на выставку добавляются будущие платежи, перечисления в фонды, налоги, приплюсовывается расчетная прибыль и, таким образом, получают отчетно-плановый показатель — «Объем работ». Как это делается?

В нашем случае при плановом уровне рентабельности Р = 50% торговая наценка к себестоимости Тн составит 10 млн руб.:

Тогда с надбавкой к общим затратам показатель называемый «Объемом работ» Ор будет оценен в 30 млн руб.:

Теперь разделив объем работ Ор на 5000 кв. м чистой экспозиционной площади, получаем среднюю стоимость аренды 1 кв. м площади в павильоне для экспонентов Цс ар.

Затем по средней цене для разных зон павильона устанавливаются конкретные расценки для арендаторов. Расценки на различные участки экспозиционной площади дифференцируются по категориям с помощью коэффициентов значимости места. На участках в конце маршрута, в тупиковых зонах и т.д. цена аренды снижается, а для наиболее удобных и выгодных площадей — наоборот, она повышается. Аналогично устанавливаются расценки на аренду типовых боксов для офисов и стендов (рядный, угловой, остров и т.п.) с фиксированными размерами. Эти размеры могут быть, например: 2 м х 2 м; 2 м х 4 м; 4 м х 4 м; 4 м х 8 м; 4 м х 12 м; 4 м х 16 м; 4 м х 20 м; 6 м х 24 м, и т.д. Оплата конкретного стенда будет соответственно меняться в зависимости от его типа и площади.

Образец

Расценки на аренду необорудованной выставочной площади с учетом коэффициентов

Сектор

Общая пл. (кв. м)

Цсар (руб)

Коэфф.

Цена 1 кв. м

1

1000

6000

1,5

9000 руб.

2

1000

6000

1,2

7200 руб.

3

1000

6000

1,0

6000 руб.

4

1000

6000

0,8

4800 руб.

5

1000

6000

0,5

3000 руб.

Стоимость проектирования и строительства нетипового (эксклюзивного) выставочного стенда калькулируется и обсчитывается отдельно, а работа по его строительству осуществляется на дополнительных договорных условиях после получения заказа.

Для обоснования других наценок разрабатываются разные дополнительные показатели, например затраты приходящиеся на 1 рабочий день выставки.

Разделив затраты по выставке на количество дней ее работы, можно оценить, во что обходится 1 день ее работы.

Например, выставка работает 5 дней. Тогда затраты на 1 день ее работы Сд составят 4 млн руб.

По этой величине можно определять разные характеристики, например, эффективность работы выставки за день. Это может быть эффективность организации деловых контактов Эд к (по числу проведенных встреч, заключенных за день контрактов или сделок) или, во что обошелся организатору один посетитель выставки Эдп по числу зарегистрированных посетителей.

Следует добавить, что в выставочной практике себестоимость (как и в любом другом хозяйстве) складывается из производственных и внепроизводственных затрат. Производственные затраты — это непосредственные затраты на производство работ, а внепроизводственные затраты — сопутствующие расходы, с производством выставочных работ и услуг непосредственно не связанные и просто списываемые на себестоимость по статьям сметы «Внепроизводственные затраты». Кроме того, в смете предусматриваются статьи: «Прочие затраты» или «Непредусмотренные затраты». Состав себестоимости подготовки и проведения выставки складывается из множества элементов затрат. Для удобства расчетов или сравнения вариантов используют интегрированные, универсальные или «приведенные к базе показатели», например:

  • а) затраты и себестоимость на содержание 1 кв. м чистой выставочной площади в период между выставками;
  • б) затраты и себестоимость на застройку и эксплуатацию 1 кв. м художественно оформленных площадей в период проведения выставок;
  • в) среднегодовые затраты или себестоимость эксплуатации 1 кв. м площадей и т.д., и т.п.

И все это нужно уметь достоверно обсчитать, что бывает достаточно сложно сделать по всем правилам. Поэтому в некоторых организациях (особенно, в начинающих, где нет статистики по предыдущим мероприятиям) расчеты ведут «от обратного». Сначала путем маркетинговых исследований рынка выставочно-ярмарочных услуг выявляют существующие расценки на работы и услуги различных фирм. Затем, исходя из местных условий и возможностей, с учетом уровня и качества услуг и работ устанавливают расценки для потребителей и клиентов, т.е. просто подгоняют под расценки сметы затрат, калькуляции, себестоимость и другие расчетные показатели. Этот прием применяется еще и в случаях многовариантных расчетов, например, когда предварительные прикидки показывают, что выявленные затраты не укладываются в утвержденный бюджет выставки. Тогда начинаются повторные расчеты с поиском наиболее экономного варианта.

Бизнес-планы выставочных организаций. Поскольку в России итоги работы подводятся поквартально и в конце года, для лучшей организации работ и управления производственно-хозяйственными процессами предприятия традиционно планируют свою деятельность накануне этих периодов.

Особое значение для проведения хозяйственной политики, выбора тактики и стратегии выставочной организации приобретают экономические программы, которые теперь чаще называют бизнес-планами. В сущности, это комплект документов с технически обоснованной программой выставок или ярмарок на очередной год, где по каждой выставке делается экономическое обоснование ожидаемых результатов. Все чаще такие же документы называют выставочными проектами. А бизнес-план — это итоговый документ (как правило, в табличной форме) с разнесенными по соответствующим графам названиями выставок с сопутствующими мероприятиями, затратами, выручкой и прибылью. В случае необходимости показатели могут быть разбиты поквартально или помесячно.

В основе всех программ и проектов лежит «Сводная смета затрат по выставкам», составленная на основании смет затрат по каждой выставке года.

Таким образом «Сводная смета затрат» — это комплект смет затрат по каждой выставке плюс итоговая смета, суммирующая показатели по соответствующим статьям смет затрат по каждой выставке.

Например, если проектом или программой деятельности предприятия намечается провести 12 выставок за год, то «Сводная смета затрат» будет состоять из 13 документов (12 смет по каждой выставке и Сводная смета затрат).

Руководством организации утверждается только итоговый документ, по которому определяется годовой бюджет на проведение выставок. Остальные сметы просто визируются ответственными исполнителями, так как в следующем году в зависимости от складывающихся экономических условий они обязательно уточняются, корректируются и утверждаются перед началом подготовки очередной выставки.

Образец

Утверждаю Директор фирмы «_»_2002 г.

Бизнес-план выставочного центра «Мир» на 2002 г.

п/п

Наименование мероприятий

Затраты на работы и услуги

Поступления (доход) от реализации мероприятий

Плановная прибыль (тыс. руб.)

Платежи и налоги,

%

Себ-сть 1 кв. м (руб.)

Кол-во

кв. м

Сумма

(тыс.

руб.)

Цена

1 кв. м (руб.)

Кол-во кв. м

Сумма

(тыс.

руб.)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1.

Ярмарка «Зима-2002»

1500

5000

75000

3000

5000

150000

75000

65-75

2.

Выставка «Салют Армии России»

1700

5000

85000

3400

5000

170000

85000

65-75

3.

Ярмарка «Женщины России»

1600

8000

125000

3200

8000

250000

125000

65-75

4.

Выставка-ярмарка «Мода Люкс»

1900

10000

190000

3800

10000

380000

190000

65-75

5.

Выставка-ярмарка «Пресса-2000»

1200

6000

72000

2400

6000

144000

72000

65-75

6.

Выставка «Село-2002»

2000

20000

400000

4000

20000

800000

400000

65-75

7.

Выставка-ярмарка «Дом, дача, сад»

2000

15000

300000

4000

15000

600000

300000

65-75

8.

Выставка-ярмарка «Школа и дитя»

1400

8000

112000

2800

8000

224000

112000

65-75

9.

Выставка-ярмарка «Урожай-2002»

2000

10000

200000

4000

10000

400000

200000

65-75

10.

Международная выставка «Станки»

2000

25000

500000

4000

25000

1000000

500000

65-75

11.

Международная выставка «Оптика»

2100

3000

63000

4200

3000

126000

63000

65-75

12

Рождественская ярмарка «Парфюм»

2100

5000

105000

4200

5000

210000

105000

65-75

Итоговая строка

2227000

4454000

2227000

1447550

Плановые затраты на программу 2002 г — 2 227 000 тыс. руб. Планируемый доход на 2002 г. — 4 454 000 тыс. руб. Плановая прибыль — 2 227 000 тыс. руб. Суммарные выплаты (65%) — 1 447 550 тыс. руб.

Главный бухгалтер_

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >