Общие требования к оформлению документов

Под оформлением документов понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования1. Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридическую силу документов.

Юридическая сила документа — свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления[1].

Основные правила составления и оформления документов

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в Российской Федерации общегосударственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации [2] [3].

В теории управления выработаны общие требования[4], которым должен отвечать документ:

  • (1) законность — все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативным правовым актам, определяющим действия участников процесса управления;
  • (2) достоверность — сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается;
  • (3) однозначность — положения, приведенные в тексте документа, не должны быть истолкованы двояко, по-разному;
  • (4) непротиворечивость — сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть несогласованными между собой;
  • (5) конкретность — текст документа должен быть определенным;
  • (6) полнота — текст документа должен содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления;
  • (7) понятность — все сведения должны быть изложены ясным языком;
  • (8) мотивированность — содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа;
  • (9) юридическая значимость {сила) — управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты. Юридическая сила придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые буду основывать на нем свои действия;
  • (10) соответствие требованиям унификации и стандартизации.

  • [1] 2 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  • [2] См.: Там же.
  • [3] ГОСТ Р 6.30—2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования коформлению документов. М.: Стандартинформ, 2003.
  • [4] См.: Колесник Е.Н. Некоторые проблемы управленческого документирования //Тез. сообщ. на девятой Междунар. науч.-практ. конф. 5—6 декабря 2002 г. М.:ВНИИДАД, 2003; Басаков М.И. Документационное обеспечение управления.Ростов н/Д, 2013.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >