Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Право arrow Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации

ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД СЛЕДСТВЕННОГО КОМИТЕТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

8.1. Составление и ведение номенклатуры дел

Документальный фонд любой организации образуют документы, созданные и полученные ею в результате взаимодействия с органами управления, организациями и гражданами. Формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив организации[1].

Документальный фонд Следственного комитета составляет совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Основой формирования документального фонда Следственного комитета является номенклатура дел. Наличие номенклатуры дел обязательно в каждой организации. Она используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы1 [2].

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке[3].

Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются Основные правила работы архивов организаций1. Основные правила устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков и т.д.

Номенклатура дел предназначена для группирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Она является классификационным справочником любой организации и используется при построении в ней информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел Следственного комитета составляется на основании Перечня документов Следственного комитета Российской Федерации с указанием сроков хранения. В случаях отсутствия в указанном Перечне необходимых видов документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[4] [5].

В номенклатуре дел учитываются все документы, которые Следственный комитет получает от других организаций и лиц или создает в процессе своей деятельности в течение года. В нее включаются не только управленские документы, но и все регистрационные формы — картотеки, журналы (книги) учета. При ведении дела в электронном виде это указывается при составлении номенклатур[1] в графе «Примечания».

Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел организации (сводная) и структурного подразделения составляется по унифицированной форме, разработанной архивными органами, которые содержатся в Основных правилах архивов организаций1.

Сводная номенклатура дел Следственного комитета включает в себя в качестве разделов названия подразделений центрального аппарата Следственного комитета, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой центрального аппарата Следственного комитета. Разделы данной номенклатуры составляются в подразделениях делопроизводства, согласовываются с управлением, утверждаются руководителями соответствующих подразделений центрального аппарата Следственного комитета и представляются до 15 ноября каждого года в управление.

При оформлении сводной номенклатуры дел Следственного комитета обеспечивается ее согласование с Центральной экспертной комиссией Следственного комитета (ЦЭК) и Экспертнопроверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в пять лет), после чего номенклатура дел представляется на утверждение Председателю Следственного комитета.

Сводная номенклатура дел следственного органа, учреждения и организации составляется и после согласования с соответствующим органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела утверждается руководителем. Сводная номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в пять лет.

Номенклатура дел печатается на общем бланке следственного органа, учреждения и организации Следственного комитета.

В сводной номенклатуре дел наименования подразделений являются заголовками разделов. Располагаются разделы в соответствии со штатным расписанием. Исключение составляет первый раздел номенклатуры, который включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Внутри разделов дела могут располагаться в следующем порядке: организационнораспорядительные, плановые, отчетные, относящиеся к выполне- [7]

нию основной деятельности, относящиеся к учетной работе. В конце разделов располагаются регистрационные и учетные делопроизводственные формы.

Номенклатуры дел подразделений составляются в двух экземплярах, сводная номенклатура — в трех экземплярах.

Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.

Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пе- ресоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций или структуры следственного органа, учреждения и организации Следственного комитета.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года. Переходящие дела не могут составлять более одного тома и иметь постоянный срок хранения.

Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируется самостоятельное дело, заголовок которого вносят в номенклатуру под резервным номером.

  • [1] Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 // СЗРФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
  • [2] Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство):Учебник. 2-е изд., испр. и доп. С. 252.
  • [3] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  • [4] Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегииРосархива от 6 февраля 2002 г. М.: Росархив: ВНИИДАД, 2002.
  • [5] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, суказанием сроков хранения. Утвержден приказом Министерством культуры РФот 25 августа 2010 г. № 558.
  • [6] Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 // СЗРФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
  • [7] Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегииРосархива от 6 февраля 2002 г. 2002.
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы