Организация бухгалтерского учета экономического субъекта

Документация и документооборот

Документация — элемент метода бухгалтерского учета, основой которого является первичный документ — письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичными документами, которые обеспечивают сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности организации. При этом следует обратить внимание на то, что первичные документы выступают основой не только бухгалтерского, но и налогового учета.

Первичный документ должен составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни, если это невозможно, то сразу после ее завершения (ч. 3 ст. 9 Закона “О бухгалтерском учете”).

Создание первичных документов, порядок и сроки их передачи, принятия к учету производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Ответственность за качество первичных документов, своевременность отражения в бухгалтерском учете, достоверность, содержащейся в них информации, несут лица, составляющие и подписывающие документы.

Работники бухгалтерской службы или лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственности за соответствие первичных документов отраженным в них фактам хозяйственной жизни, если документы составлены другими лицами.

Первичная документация — активно развивающийся аспект бухгалтерского учета, так как происходит постоянное технологическое совершенствование разных направлений деятельности, особенно информационных технологий.

Так, например, в настоящее время форму первичных документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, при этом первичный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде; последний должен быть подписан электронной подписью. Особенности использования, виды электронных подписей, их создание и проверка, иные важные аспекты электронного документооборота закреплены в Законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ “Об электронной подписи”. Экономические субъекты могут обмениваться электронными документами между собой (обмен счетами-фактурами), а также государственными органами (сдача отчетности в налоговую инспекцию, сверка расчетов по налогам и т. п.).

Если требуется представление первичного документа на бумажном носителе по условиям договора или согласно действующему законодательству, то организация за свой счет изготавливает бумажные копии электронных документов.

Организации могут использовать в документообороте типовые формы документов первичного учета и (или) разрабатывать на их основе свои. Основным требованием принятия документа к учету является наличие в нем обязательных реквизитов; если отсутствует хотя бы один из них, то документ к учету не принимается. На рис. 4.1 представлены обязательные реквизиты и примеры к ним.

Если бухгалтерский документ оформлен неверно, он не только не принимается к учету, но и не имеет юридической силы, т. е. при каких-либо спорах не будет приниматься в качестве доказательства. При этом не принимаются к бухгалтерскому учету правильно оформленные документы, но отражающие не имевшие места факты хозяйственной жизни, мнимые, притворные сделки.

В целях наилучшего восприятия информации, содержащейся в первичных документах, их грамотного использования, верной адаптации под потребности экономического субъекта используют следующую классификацию документов:

  • • по назначению:
  • — распорядительные — содержат распоряжения (задания) на совершение определенных действий (чек на получение наличных денег с расчетного счета, доверенность на по-
Обязательные реквизиты первичного документа

Рис. 4.1. Обязательные реквизиты первичного документа

(с примерами)

лучение товарно-материальных ценностей, наряд на сдельную работу, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета);

  • — бухгалтерского оформления — это расчеты и справки, составленные бухгалтерией и служащие основанием для дальнейших учетных записей (расчетная ведомость на заработную плату, расчет амортизационных отчислений и т. п.);
  • — оправдательные (исполнительные) — подтверждают уже осуществленные операции, т. е. свершившийся факт хозяйственных жизни (акт приемки материалов, акт приемкипередачи материальных средств, квитанция к приходнокассовому ордеру);
  • — комбинированные — соединяют признаки распорядительных и оправдательных документов (расходно-кассовый ордер, авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада). Также к комбинированным документам, которые самостоятельного значения не имеют, относятся документы бухгалтерского оформления (нетиповые);
  • • по способу отражения факта хозяйственной жизни:
    • — первичные — непосредственно отражают факты хозяйственной жизни в момент их совершения или сразу после (акт приемки-передачи основных средств, акт по ликвидации основных средств, приходные, кассовые, расходные ордера);
    • — сводные — отражают факты хозяйственной жизни, уже зафиксированные в первичных документах, составляются на основе обобщения информации первичных документов (ведомости);
  • • по степени охвата фактов хозяйственной жизни:
  • — разовые — оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. Сразу же после их составления делаются бухгалтерские записи (кассовые ордера, акты);
  • — накопительные — составляются постепенно на протяжение определенного периода (дня, месяца и т. д.) для отражения однородных, систематически повторяющихся фактов хозяйственной жизни. Накопительные документы окончательно оформляются в конце установленного отчетного периода и передаются в бухгалтерию для отражения бухгалтерских записей (лимитная карта);
  • • по количеству учетных записей:
    • — однострочные — содержат информацию об одном факте хозяйственной жизни (требование);
    • — многострочные — содержат информацию об однотипных фактах хозяйственной жизни (кассовый отчет, ведомости);
  • • по оформлению однородных фактов хозяйственной жизни:
  • — унифицированные;
  • — ведомственные, которые могут дорабатываться, создаваться экономическим субъектом самостоятельно;
  • • по способу заполнения:
  • — заполняемые вручную;
  • — частично компьютерного заполнения;
  • — полностью компьютерного заполнения.

Это связано с требованиями к оформлению первичных документов (при получении наличных средств в кассе организации работник самостоятельно записывает сумму), степенью автоматизации бухгалтерского учета и использованием современных информационных технологий в управлении организацией;

  • • по месту составления:
  • — внутренние, заполняемые в организации;
  • — внешние, получаемые от контрагента.

Документы, оформляющие движение материальных денежных средств, а также иные факты хозяйственной жизни, должны подписываться лицами, совершившими соответствующую операцию и (или) ответственными за ее оформление.

Перед принятием к учету первичный документ проходит проверку и обработку в бухгалтерии, которые заключаются в следующем:

  • — визуальная проверка — определение полноты и правильности заполнения документа;
  • — арифметическая проверка — подтверждение правильности расчетов;
  • — проверка по существу — подтверждение целесообразности и законности операции, оформленной данным документом.

Проверенные документы подвергаются работниками бухгалтерской службы учетной обработке:

  • — таксировке — переводу натуральных показателей в денежные;
  • — гашению — отметке на документе о его проведении (использовании);
  • — группировке — систематизации по однородным признакам;
  • — разноске — отражению содержания документа в соответствующем учетном регистре;
  • — подшивке —- подборке и скреплению по группам однородных документов.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Документы могут храниться как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Порядок хранения первичных и выходных документов на электронных носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях автоматизации.

Срок хранения документов в соответствии с правилами организации государственного архивного дела обычно не менее пяти лет с момента окончания отчетного периода.

Годовая и сводная (консолидированная) отчетность хранится постоянно.

Организация должна обеспечивать безопасные условия хранения документов и их защиту от несанкционированных изменений.

Первичные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговой инспекцией при осуществлении соответствующих мероприятий на основании постановления заинтересованного органа. Следует обратить внимание, что порядок выемки документов регламентируется отдельным нормативным документом для каждой из перечисленных государственных структур. Общим является то, что необходимо оформление протокола изъятия, описи и замены изъятых первичных документов, в том числе в электронном виде, копиями, подлежащими включению в документы бухгалтерского учета.

Вопросы для самопроверки

  • 1. Как связаны и в чем отличие понятий “документация” и “документооборот”?
  • 2. Что считается обязательными реквизитами документа?
  • 3. Какие существуют признаки классификации бухгалтерских документов?
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >