Особенности делового этикета при составлении и оформлении инструктивно-распорядительных служебных документов.

Основные требованием к составлению документов этой группы — их строгое соответствие по форме. То есть они должны иметь определенную совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста.

1. Приказ среди инструктивно-распорядительных служебных документов это самый распространенный. В форме приказа реализуются иерархические отношения «руководитель» — «подчиненный». С помощью приказов решаются вопросы организации работы ведомства, органа, подразделения, вопросы финансирования, планирования, отчетности, и другие служебные вопросы.

Особая функциональная значимость этого вида документов обусловливает другие требования к их форме и содержанию. Приказ должен быть точным, конкретным, ясным и, несомненно, соответствовать закону. Текстовая организация приказа предполагает наличие заголовка и двух частей — вводной (констатирующей) и распорядительной. Его заголовок отражает содержание и формулируется в предложном падеже, например, «О мерах по совершенствованию деятельности дознавателей службы судебных приставов».

Во вводной (констатирующей) части приказа указываются основания для составления документа (факты и события): «В соответствии с решением...», «В целях устранения отмеченных недостатков...». Кроме основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых к исполнению действий.

Констатирующая часть приказа опускается, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со- слова «Приказываю», указывают сначала адресата: «кому?» — конкретному исполнителю, структурному подразделению. Далее — «что сделать?» — указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией; далее — «до какого числа?» — указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже.

Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер.

Если поручений несколько, и они включают различные по характеру действия, то текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение1.

хКолтунова М.В. Язык и деловое общение. Нормы, риторика, этикет. М.: Логос, 2005. С. 176-177.

В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений — поднять, повысить, углубить, усилить, улучшить, принять меры — эти понятия абстрактны, расплывчаты, и проконтролировать их исполнение практически невозможно.

Приказы по личному составу документируют основные кадровые процедуры (назначение на должность, перевод, освобождение от должности, предоставление отпусков, применение поощрений, наложение дисциплинарных взысканий, командирование), вследствие чего они имеют определенные особенности и составляются отдельно от приказов по общим вопросам. В них может отсутствовать констатирующая часть. В распорядительной части, как правило, сначала идут пункты о назначении на должность, затем о переводе, далее — об освобождении от занимаемой должности и т.д. Соответственно каждый пункт приказа начинается с глагола: назначить, перевести, освободить. Эти слова пишутся прописными буквами. Затем с новой строки указываются фамилия, имя и отчество лица, о котором идет речь, его должность, подразделение, куда он назначается.

Приказы и распоряжения должны излагаться внятным, корректным языком, как если бы они зачитывались вслух. В приказах, как и во всех служебных документах, должен использоваться исключительно официально-деловой стиль с соблюдением правил русской орфографии, грамматики и пунктуации, кратко и четко. Не следует употреблять формулировки, порождающие различные толкования, злоупотреблять излишним наукообразием, применять искусственные и громоздкие речевые конструкции.

2. Большое место среди служебных документов в деятельности судебных приставов занимают деловые (служебные) письма, которые составляются по самым различным поводам и регулируют правовые, экономические и социальные отношения между отправителем и получателем. Деловое письмо — особый тип документов, менее жестко регламентирован, чем приказ или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится как исходящая и входящая документация.

Существует большое разнообразие деловых писем, которые разделяются на виды по характеризующим признакам.

По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа (письмо-запрос, письмо- просьба) и не требующие обязательного ответа (сопроводительное письмо, информационное письмо, письмо подтверждение, письмо- извещение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-распоряжение, письмо-отказ).

По форме и средству отправления кроме традиционных почтовых отправлений можно выделить деловые письма, отправленные по электронной почте и факсимильной связи, что очень эффективно для решения оперативных вопросов.

Являясь официальным сообщением, деловое письмо, составленное толково, грамотно, служит действенным инструментом получения нужного результата и необходимой информации. Кроме того, правильно оформленное сотрудниками государственного органа деловое письмо — свидетельство их высокого профессионализма, показатель компетентности и серьезности всего ведомства.

При составлении делового письма независимо от его назначения необходимо соблюдать общие требования:

  • (1) исполнитель делового письма должен ясно представлять себе, что он хочет сообщить в письме или какой вопрос выяснить;
  • (2) по композиции, содержанию и техническому исполнению деловое письмо должно соответствовать требованиям служебного этикета;
  • (3) в служебной переписке между государственными органами, сотрудниками различных служб и ведомств, в том числе ФССП, требуется строгое соблюдение субординации;
  • (4) письмо должно быть четким, логичным и понятным для восприятия. Для этого используются короткие предложения, исключаются непонятные и сложные слова, а также двусмысленные выражения;
  • (5) письмо составляется только по одному вопросу. Если необходимо в одну и ту же организацию обратиться по различным вопросам, то пишется несколько писем в один адрес;
  • (6) необходимо придерживаться единого стиля письма. Предпочтительно соблюдать официально-деловой стиль изложения и нейтральный эмоциональный тон;
  • (7) письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный объем — один—два страницы машинописного текста). Однако ради краткости жертвовать вежливостью тона недопустимо;
  • (8) письмо должно быть убедительным. Поясняющие и аргументирующие материалы оформляются приложениями к письму;
  • (9) письмо не должно содержать ошибок: небрежно оформленное письмо с орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками производит плохое впечатление и вызывает у получателя недовольство.

Служебные письма пишутся на специальных, соответствующих стандартам бланках, имеющих установленный набор обязательных реквизитов, расположенных в определенном порядке: наименование ведомства, которому принадлежит организация; наименование организации, которое дается в полной и сокращенной форме; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона и телефакса; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; имя (наименование) адресата; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.

Не допускается произвольное сокращение наименования организаций. В то же время указание официального сокращения организации необходимо, как обязательный реквизит делового письма.

Если письмо направляется должностному лицу, то название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Инициалы пишутся после фамилии.

Если получатель письма имеет воинское, специальное или ученое звание, то его следует указывать перед фамилией.

Если письмо направляется частному лицу, то сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя в дательном падеже.

Если письмо адресуется нескольким лицам, то каждая фамилия записывается на отдельной строке. При этом письмо не должно содержать более четырех адресатов.

Наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа.

Заголовок помещается перед текстом письма слева и содержит одну фразу, в которой должна быть отражена основная причина отправления письма и указание на то, о чем (о ком) оно. Заголовок обычно начинается с предлога «О» или «Об» и кавычками не выделяется.

Если письмо адресовано персональному лицу, то заголовок не проставляется. В этом случае пишется вежливое обращение, например: «Уважаемый Николай Сергеевич!».

После обращения часто ставят восклицательный знак. Следующую фразу начинают с красной строки и с заглавной буквы.

После этого следует текст письма, состоящий обычно из двух частей. В первой части излагаются факты и события, которые обусловили необходимость написания письма, во второй —конкретные предложения, решения, просьбы, рекомендации и т.п.

Язык служебных документов, в том числе деловых писем, — это набор стандартов, клише, штампов, стремящихся свести к минимуму их субъективно-эмоциональную окраску. Формализованность делового письма не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости, так как устраняет излишнее напряжение при чтении письма, а также двусмысленности и неточности формулировок. Употребление стандартизированных словесных оборотов помогает и его исполнителю, сокращая время и усилия на составление документа.

Если письмо сопровождается приложением, то отметка о нем проставляется в левом нижнем углу письма. Для этого с красной строки печатается и подчеркивается слово «Приложение». Справа приводится перечень прилагаемых документов с указанием количества экземпляров и листов, степени секретности. Каждое название (наименование) приложения располагается на отдельной строке. Если наименование приложения приводится в тексте письма, то в отметке указывается лишь количество листов и экземпляров.

Письмо заканчивается подписью, состоящий из наименования должности лица, подписавшего письмо, личной подписи и ее расшифровки. Название организации здесь не указывается, чтобы не повторять того, что уже указано в бланке. В подписи инициалы располагаются перед фамилией.

Подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, которая, как правило, пишется от руки тем, кто подписывает письмо. Такими словами вежливости могут быть: «С уважением», «Искренне Ваш», «Надеюсь на продолжение наших контактов», «Желаю успехов» и т.п.

Если письмо должно быть подписано несколькими должностными лицами, занимающими одинаковые должности, тогда подписи располагают на одном уровне.

Необходимо соблюдать соответствующий должностной уровень подписания писем. В частности, ответ на письмо, подписанное начальником управления, также должен быть подписан начальником соответствующего уровня, а не его заместителем. В то же время ответ на письмо, подписанное заместителем начальника управления, может быть подписан начальником другого управления.

Если должностное лицо, подпись которого отпечатана в письме, отсутствует, то такое письмо может подписать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. В таких случаях требуется указывать должность и фамилию лица, подписавшего письмо, например: «И.о. начальника отдела ...» или «Заместитель начальника отдела ...».

Правилами делового этикета не рекомендуется, подписывая письмо за кого-то, перед подписью ставить предлог «за» или косую черту, поскольку для получателя будет неясно, кем подписано письмо, располагает ли подписавший его необходимыми полномочиями.

Последний реквизит делового письма — отметка об исполнителе. Автор делового письма и его исполнитель — не всегда одно и то же. Автор отвечает за юридическую сторону письма, а исполнитель — за техническую, поэтому и существует требование делать в письме отметку об исполнителе.

Отметка помещается на лицевой или оборотной стороне письма слева в нижнем углу и включает в себя фамилию исполнителя письма и его служебный номер телефона. В отличие от подписи должностного лица инициалы исполнителя ставятся после его фамилии.

Служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами. Текст печатается, как правило, через полтора интервала.

Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки.

Тщательно проверенное, вычитанное и подписанное письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >