Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Экономика arrow Информационные системы и технологии в экономике

Автоматизированные информационные системы в бухгалтерском учете и аудите

  • 5.1. Применение персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства
  • 5.2. Организация учета с использованием автоматизированной формы учета
  • 5.3. Системы автоматизации аудиторской деятельности
  • 5.4. Защита учетной информации

Консультанты — загадочные люди, которые запрашивают у компании какую-нибудь цифру, а затем ее же выдают компании в отчете.

Макдональд

Применение персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства

Для создания учета как средства управления и регулирования жизненно необходимо использование компьютеров, а также современных средств связи и коммуникаций. Неоценимую помощь в этом оказывают системы автоматизированного учета, позволяющие сократить время обработки учетных данных, ликвидировать разрыв во времени между хозяйственными процессами, получением первичной учетной информации, ее обработкой и выдачей результатной учетной информации, предоставить учетным работникам компьютерный сервис при осуществлении их профессиональной деятельности и т.д.

Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации или купить готовый программный продукт. В любом случае важно определить пути рационального использования компьютеров или их сетей для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков учета.

Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без компьютеризированного бухгалтерского учета. Именно с него, как правило, и начинается автоматизация управления. Предпосылками для этого являются:

  • • наличие большого объема трудоемких и рутинных работ;
  • • решение задач бухгалтерского учета по относительно несложным алгоритмам с преобладанием логических и арифметических операций;
  • • то, что бухгалтерский учет со времен Луки Пачоли существует как наука со строго определенными элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия;
  • • сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия;
  • • требование внешних пользователей, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), предоставлять их в электронной форме на машиночитаемых носителях;
  • • создание необходимого кадрового потенциала для компьютеризации бухгалтерского учета;
  • • систематическое снижение стоимости персональных ЭВМ, что делает их применение достаточно эффективным в бухгалтерском учете.

К бухгалтерским расчетам можно отнести решение задач по преобразованию исходных данных в результатные по относительно несложным алгоритмам вычислений. Результатами таких вычислений являются создание периодических отчетов в регламентном режиме и получение ответов на текущие запросы в запросном режиме (рис. 5.1).

Основные компоненты информационной технологии обработки учетных данных

Рис. 5.1. Основные компоненты информационной технологии обработки учетных данных

В этой группе расчетов находятся все информационные задачи бухгалтерского учета. Их особенности, влияющие на технологию обработки данных:

  • 1) законодательно предписаное каждой фирме отражение в учете хозяйственных операций. Это необходимо для контроля, анализа принимаемых решений, т.е. создана информационная система бухгалтерского учета и существующая информационная технология;
  • 2) решение только хорошо структурированных задач, где четко определяются входные и выходные данные, относительно простые алгоритмы решения;
  • 3) выполнение основного объем работ в автоматизированном режиме с минимальным участием человека;
  • 4) наличие очень детальных данных, которые подлежат обобщению и систематизации;
  • 5) акцент на хронологию событий, т.е. их систематизация по мере совершения операций.

Учетная информация, возникающая в результате деятельности какого-либо объекта, подвергается различным операциям или процедурам. В состав основных информационных процедур входят сбор и регистрация информации, передача ее, хранение, обработка и выдача. Для сбора фактической информации на предприятии производится фактический подсчет материальных объектов (деталей, товаров и т.д.), получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации, как правило, предшествует регистрации на материальном носителе (бумаге или диске). Первичные документы заполняются на бумаге, формируются непосредственно на персональных ЭВМ, сканируются, передаются по каналам связи и пр. Собранная и зарегистрированная в подразделениях предприятия информация передается разными способами: курьером, с помощью транспортных средств, дистанционной передачей по каналам связи. Хранение учетной информации на носителях вызвано в основном накоплением сообщений до их обработки. Обработка ведется на ЭВМ и включает выполнение ряда арифметических и логических операций. Результатная информация выдается на печать в виде машино- и (или) видеограмм для внешнего и внутреннего пользователя.

Группировка и обобщение документальных бухгалтерских данных осуществляются в учетных регистрах: карточках, книгах и т.п. В зависимости от видов и порядка их заполнения образуются формы бухгалтерского учета. Это процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров, их взаимосвязи и последовательность записей в них.

Особенности формы бухгалтерского учета зависят от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

На практике используются различные формы счетоводства: журнально-ордерная, мемориально-ордерная, журнал-главная (упрощенная форма), автоматизированная (или таблично-автоматизированная, таблично-матричная, электронная и т.д.).

Не нарушая основных принципов ведения учета при журнально-ордерной форме счетоводства, на компьютерах можно получить привычные для бухгалтера регистры аналитического и синтетического учета с небольшими изменениями их внешней формы. В частности, вместо пронумерованных и прошнурованных книг печатаются отдельные пронумерованные листы, собираемые в конце месяца или года в книги, создаются отдельные графы в ведомостях, совмещаются два регистра в одном печатном бланке и пр. Определенные изменения происходят и в технологии компьютерной обработки учетных данных — совокупности периодически повторяющихся взаимосвязанных человеко-машинных операций, начиная от создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением накопительных и группировочных регистров синтетического и бухгалтерского учета.

Характерными особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы счетоводства являются:

  • • децентрализованная обработка учетных данных на АРМ;
  • • использование привычной для бухгалтера терминологии, сложившегося в бухгалтерии разделения труда, существовавшего до применения компьютеров аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам и т.п.); журналов-ордеров, листков-расшифровок, вспомогательных ведомостей по дебету счетов, накопительных и группиро- вочных регистров;
  • • сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущими журнально-ордерной форме счетоводства.

Учетные данные в регистры журнально-ордерной формы попадают двумя путями. По массовым и трудоемким учетным операциям (по учету расчетов с работниками, готовой продукции, учету движения материалов) вначале разрабатываются вспомогательные таблицы (накопительные и группировочные ведомости) по шифрам аналитического учета, а затем из подсчитанных и взаимопроверен- ных файлов данных формируются сводные массивы итоговых проводок. По первичным документам не массового характера (учет кредитов, фондов, капиталов и т.д.) можно не разрабатывать вспомогательные регистры, периодически формировать массив аналитических записей (проводок) по любому такому счету с добавлением записей из листков-расшифровок. На основе сформированных файлов на компьютере ведется сверка данных аналитического и синтетического учета, заполняются журналы-ордера по дебету счетов синтетического учета, главная книга, баланс и другие отчетные таблицы (рис. 5.2).

При децентрализации обработки учетных данных на персональных компьютерах бухгалтер, не обладая профессиональными знаниями в области компьютеризации и программирования, контролирует ход решения задачи и направляет его, несет персональную ответственность за качественное решение функциональных задач в полном объеме.

Наиболее рациональная форма общения бухгалтера с ПЭВМ — ведение диалога с помощью меню, т.е. пакет программных средств включает перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные этапы технологического процесса, начиная от ввода первичных данных и заканчивая составлением различных форм отчетности. В случае каких-либо трудностей в работе можно воспользоваться справочной и инструктивной информацией. Персональная ЭВМ, выполняя бухгалтерские работы информационного характера, контролирует поступающую на обработку учетную информацию, выдает на дисплее «подсказки» в виде инструкций, пояснений по выполнению конкретных работ.

Принципиальная схема журнально-ордерной формы счетоводства с применением ПЭВМ

Рис. 5.2. Принципиальная схема журнально-ордерной формы счетоводства с применением ПЭВМ

Создаются предпосылки для использования ресурсов ПЭВМ на всех этапах учетного процесса: при документировании, систематизации и обобщении информации, а также ее анализе и использовании. При использовании ПЭВМ появляется возможность выписывать документы на компьютере. Файлы условно-постоянной информации (карточки со справочными данными о сотрудниках, нормативы, реквизиты клиентов и пр.) создаются однократно при внедрении проекта, периодически корректируются и совместно с переменной информацией, используемой однократно, формируют базу данных в памяти ПЭВМ.

При применении мемориально-ордерной или упрощенной («Журнал-главная») форм в условиях применения ПЭВМ предусматривается изготовление группировочных ведомостей, оборотных ведомостей по аналитическим счетам, журнала регистрации хронологических записей, главной книги, баланса и других необходимых регистров. Особенность мемориально-ордерной формы учета состоит в изготовлении мемориальных ордеров на группу однотипных документов с последующим заполнением печатных форм аналитического и синтетического учета, соответствующих в основном регистрам ручных форм счетоводства.

При применении упрощенной формы учета записи ведутся в регистре «Журнал-главная», левая часть которого предназначена для хронологических записей, а правая — для записей операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов.

Большинство популярных в настоящее время программ автоматизации бухгалтерского учета, ориентированных на традиционные формы счетоводства, относятся к группе программных средств «Проводки — главная книга — баланс» (ПГиБ).

Так как эти работы проводятся по единым правилам на предприятиях всех форм собственности и любых размеров, то и сами программы достаточно универсальны и логически завершены. Они создаются для реализации прежде всего функций синтетического и суммового аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. В основном эти программы предназначены для малого бизнеса, для бухгалтерий с малой численностью без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Отличаются они главным образом «глубиной» ведения аналитического учета. Для ведения сводного учета на крупных предприятиях либо в небольших организациях с собственным производством разработчики программных продуктов ПГиБ предусматривают возможность ведения аналитического учета, в отдельных случаях доводя его до номенклатуры товарноматериальных ценностей. Для малого бизнеса с упрощенной формой учета полезны программы, которые в дополнение к синтетическому учету позволяют вести одно-, иногда двухуровневый аналитический учет. Общим для этого уровня программных продуктов является ограниченность программ, специализированных для ведения учета по конкретному участку как с точки зрения функциональной полноты, так и с позиций регламентированных инструкциями правил отражения соответствующих операций и ведения документооборота. Действительно, решая задачи сводного учета, бухгалтер среднего и крупного предприятия не может удовлетвориться вводом, например, хозяйственной операции: «Начислена заработная плата в сумме...». За ней стоит множество трудоемких расчетов, которые при наличии компьютера нецелесообразно делать вручную.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы