ВИДЫ И СОСТАВ ОТЧЕТНОСТИ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

Бухгалтерская отчетность — единая система данных об имущественном и финансовом положении предприятия, о результатах его хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам [24].

Одной из основных задач бухгалтерского учета является обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

Состав, содержание и сроки представления отчетности утверждаются Министерством финансов РФ.

Бухгалтерская отчетность включает следующие документы:

  • 1) бухгалтерский баланс;
  • 2) отчет о прибылях и убытках;
  • 3) приложения к ним, предусмотренные нормативными актами;
  • 4) аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности предприятия, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;
  • 5) пояснительная записка.

Пояснительная записка к годовой бухгалтерской отчетности должна содержать существенную информацию о предприятии: его финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный и предшествующий ему годы, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности. В пояснительной записке должно сообщаться о фактах неприменения правил бухгалтерского учета в случаях, когда они не позволяют достоверно отразить имущественное состояние и финансовые результаты деятельности предприятия, с соответствующим обоснованием. В противном случае неприменение правил бухгалтерского учета рассматривается как уклонение от их выполнения и признается нарушением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете. В пояснительной записке к бухгалтерской отчетности предприятие объявляет изменения в своей учетной политике на следующий отчетный год.

Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия.

План счетов бухгалтерского учета — систематизированный перечень синтетических счетов с инструкцией по его применению.

Учетная политика — свод правил ведения учета, принятый предприятием на данный хозяйственный год: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Учетная политика предприятия регламентируется Положением (стандартом) по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия (организации)» (ПБУ 1/2008, утвержденное приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н). Учетная политика оформляется приказом по предприятию.

Ответственность за ведение бухгалтерского учета на предприятиях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут их руководители. Руководитель назначает на должность главного бухгалтера (бухгалтера при отсутствии в штате должности главного бухгалтера). Без его подписи денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Отчетность должна быть достоверной и своевременной. Достоверной считается бухгалтерская отчетность, сформированная и составленная исходя из правил, установленных нормативными актами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Бухгалтерская отчетность гостиницы, предприятия питания, туристской фирмы должна отражать состав имущества и источники его формирования, включая имущество производственно-хозяйственных структурных подразделений, а также филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс и не являющихся юридическими лицами. При отсутствии тех или иных показателей, необходимых для выработки у пользователей отчетности полного представления о финансовом положении, следует исходить из требований принципа существенности, согласно которому в бухгалтерскую отчетность включаются дополнительные показатели, необходимые пользователю для принятия решения.

Существенным требованием, предъявляемым к бухгалтерской отчетности, является ее открытость для ознакомления пользователей — учредителей (участников), инвесторов, банков, кредиторов, покупателей, поставщиков и др. Предприятие должно обеспечить возможность для заинтересованных пользователей ознакомиться с бухгалтерской отчетностью.

Бухгалтерская отчетность, кроме официальных функций, связанных с отчетом гостиницы, туристской фирмы, предприятия питания перед собственниками (учредителями), налоговой службой, территориальными органами государственной статистики, служит также основным критерием оценки деятельности и для остальных пользователей, как внутренних, так и внешних. Данные бухгалтерской отчетности принимаются в качестве единственной достоверной информации при решении вопроса о финансовой состоятельности, возбуждения дел о банкротстве.

Объем, состав и содержание публичной отчетности регламентируются соответствующими стандартами (государственными нормативными актами), поскольку государство является гарантом того, что все участники рыночных отношений должны получить необходимую им информацию.

Образцы типовых форм годовой и квартальной бухгалтерской отчетности утверждаются Министерством финансов РФ в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации и Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99).

Бухгалтерская отчетность предприятия включает: бухгалтерский баланс (ф. № 1); отчет о прибылях и убытках (ф. № 2); приложения к ним, предусмотренные нормативными актами (пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах); а также аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту; пояснительная записка.

Субъекты малого предпринимательства, не применяющие в соответствии с законодательством упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, имеют право не представлять пояснительную записку и специализированные формы бухгалтерской отчетности.

Финансовое состояние предприятия — комплексное понятие, которое характеризуется системой показателей, отражающих наличие, размещение и использование ресурсов, финансовую устойчивость предприятия, ликвидность баланса. Отчетность позволяет определить общую стоимость имущества предприятия, стоимость мобилизованных (т.е. основных и прочих внеоборотных) средств, стоимость мобильных (оборотных) средств, материальных оборотных средств, величину собственных и заемных средств предприятия.

По данным бухгалтерской отчетности устанавливается излишек или недостаток источников средств для формирования запасов и затрат, при этом имеется возможность определить обеспеченность предприятия собственными, кредитными и другими заемными источниками.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации в гостиницах в Российской Федерации осуществляются в соответствии с приказом Минфина РФ «Об утверждении форм документов строгой отчетности» от 13.12.1993 № 121. Документооборотом называется создание или получение от других организаций, учреждений (любой формы собственности), принятие к учету, обработке, передаче в архив первичных документов. Само же движение первичных документов в бухучете регламентируется графиком документооборота, который должен устанавливать рациональный документооборот в гостинице: предусматривать оптимальное число структурных подразделений и исполнителей, а также определять минимальный срок для прохождения каждого первичного документа. График документооборота призван способствовать улучшению всей учетной политики в гостиницах, усилению функций контроля со стороны бухучета по сохранности материальных ценностей. Оформляется он в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением гостиницы, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения заданий. Примерный график документооборота в соответствии с типичными работами, производимыми в гостиницах, представлен в табл. 4.6.1 [27].

Функции контроля за соблюдением исполнителями графика документооборота в гостинице осуществляет главный бухгалтер. В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

Технология обработки учетной информации разрабатывается главным бухгалтером для каждого участка учета на основании действующего законодательства по бухгалтерскому учету.

Учет бланков строгой отчетности тесно связан с вопросами правовой обоснованности и необходимости применения контрольнокассовых машин при оказании платных гостиничных услуг с использованием в расчетах наличных денежных средств.

Согласно Федеральному закону «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 27.06.2011) и постановлению Правительства РФ «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями» от 23.07.2007 № 470 все юридические, а также физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица при оказании услуг (в том числе гостиницы, оказывающие платные гостиничные услуги за наличный расчет), при осуществлении денежных расчетов с населением должны применять контрольно-кассовые машины, допущенные к использованию Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (далее — комиссия) и включенные комиссией в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации. Контрольнокассовые машины подлежат обязательной регистрации в налоговых органах.

Этим же постановлением было поручено Министерству финансов РФ разработать и утвердить по представлению заинтересованных министерств, ведомств, предприятий и организаций формы документов строгой отчетности (в том числе квитанций, путевок, билетов, талонов, знаков почтовой оплаты), которые могут использоваться при расчетах с населением для учета наличных денежных средств. Приказом Минфина РФ «Об утверждении форм документов строгой отчетности» от 13.12.1993 № 121 (во исполнение постановления и по представлению Комитета РФ по муниципальному хозяйству) были

Пример графика документооборота гостиницы

Таблица 4.6.1

Наименование

документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка

документа

Передача в архив

Кол-

во

экз.

Ответственный за выпуск

Ответственный

за оформление

Ответственный за исполнение

Срок

исполнения

Ответственный за проверку

Ответственный

за представление

Порядок

представления

Срок

представления

Исполнитель

Срок

исполнения

Исполнитель

Срок исполнения

Кассовый отчет (ф. № 2-Г)

2

Служба приема и размещения

Служба приема и размещения

Расчетная часть службы приема и размещения

Ежедневно

Бухгалтерия

Расчетная часть службы приема и размещения

Отчет

Ежедневно

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

После окончания отчетного года и сдачи бухгалтерской отчетности

Приходный (расходный) кассовый ордер (ф. № КО-1,2)

1

Бухгалтерия

Бухгалтерия

Касса

Ежедневно

Бухгалтерия

Касса

Отчет

Ежедневно

Бухгалтерия

Ежедневно

Табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13)

1

Каждая

служба

Каждая

служба

Каждая

служба

Первый день месяца, следующий за отчетным

Бухгалтерия

Каждая

служба

Табель с приложением необходимых документов

По представлении

Бухгалтерия

Приказ(распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. № Т-8)

2

Отдел

кадров

Отдел

кадров

Отдел

кадров

В соответствии с поданным заявлением

Бухгалтерия

Отдел

кадров

Приказ

(распоряжение)

В соответствии с поданным заявлением

Бухгалтерия

Требование- накладная (ф. № М-11)

2

Складская

служба

Отдел

снабжения

Склад

Поставка (выдача) до 12 часов

Бухгалтерия

Склад

Отчет

реестр

Подекадно

Бухгалтерия

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8)

2

Плано-

во-

экспе-

ДИЦ.

(финансовый)

отдел

Отдел

снабжения

Склад

Поставка

(выдача)

последнего

числа

предыдущего

месяца

Бухгалтерия

Склад

Отчет

реестр

Ежедневно

Бухгалтерия

Ведомость учета спецобуви и предохранительных приспособлений (ф. № МБ-7)

2

Складская

служба

Складская

служба

Склад

В соответствии с приказом

руководителя

Бухгалтерия

Склад

Отчет

В течение 3 дней после выдачи материальных ценностей

Бухгалтерия

Акт о порче имущества в гостинице (ф. № 9-Г)

3

Служба

горничных

Служба

горничных

Служба

горничных

При

выявлении порчи имущества гостиницы

Бухгалтерия

Служба

горничных

Акт

В течение суток после выявления порчи материальных ценностей

Бухгалтерия

Автостоянка (ф. № 11-Г)

2

Служба

автостоянки

Служба

автостоянки

Служба

автостоянки

Ежедневно

Бухгалтерия

Служба

автостоянки

Отчет

Ежедневно

Бухгалтерия

утверждены формы документов строгой отчетности, краткие указания по их применению и заполнению. Эти формы (табл. 4.6.2) могут использоваться всеми гостиничными предприятиями независимо от форм собственности при расчетах с населением в соответствии с постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» от 06.05.2008 № 359 (в ред. от 14.02.2009). Не допускается использование бланков строгой отчетности неустановленных образцов.

Таблица 4.6.2

Формы документации строгой отчетности в гостинице

Наименование

документа

Номер

формы

Порядок заполнения

1

2

3

Анкета

№ 1-Г

Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, а также лица, перечисленные в п. 4 Инструкции о порядке регистрации граждан в гостиницах (ГУОПП МВД СССР, 1984 г.), заполняют анкету в одном экземпляре, остальные — в двух.

После проверки личные документы возвращаются владельцам. Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй — на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца. Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке

Журнал регистрации иностранных граждан

№ 2-Г

Заполняется дежурным администратором на основании паспорта и визы

№ 3-Г № З-Гм

Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги, при отсутствии специальных талонов. Счет выписывается в трех экземплярах: первый выдается проживающему, второй вместе с «Кассовым отчетом» (ф. № 5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках. При механизированном способе ведения расчетов счет заполняется в двух экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя. Работник бухгалтерии сверяет формы № 3-Г, З-Гм с формой № 1 -Г

Карта гостя

№ 4-Г

Дает право поселившемуся на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание на предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенных в гостинице.

На числовой сетке Карты гостя отмечается период оплаты.

При выезде гостя этажный персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа. В вестибюле Карта гостя сдается в администраторскую

Кассовый отчет

№ 5-Г

Составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с проживающими. Первый экземпляр вместе со счетами (ф. № 3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет форму № 5-Г с формами № 3-Г и З-Гм

Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету

№ 7-Г

Ведется дежурным администратором или портье в двух экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию

1

2

3

Квитанция о возврате денег

№ 8-Г

Заполняется при оформлении возврата денег проживающему, досрочно выезжающему из гостиницы. Выписывается работником гостиницы в одном экземпляре. Сдается в бухгалтерию вместе с «Кассовым отчетом» (ф. № 5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (ф. № 3-Г) или на первом и втором (ф. № З-Гм) делается отметка о произведенном возврате. Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в форме № 8-Г с подписью в форме № 1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую

Акт о порче

имущества

гостиницы

№ 9-Г

Составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки плательщику.

Заявка на

бронирование

мест

№ 10-Г

Заявка заполняется предприятиями (организациями), регистрируется в специальном журнале «П» по следующей форме:

Регистрационный

номер

Наименование предприятия (организации)

Дата

представления

заявки

Дата

заезда/

выезда

Гостиница

Количество

мест

Подпись

лица,

принявшего

заявку

1

2

3

4

5

в

7

Для оперативного учета проживающих на этаже поэтажный персонал (при наличии службы портье) заполняет журнал по форме:

Номер комнаты и ф.и.о. прожива- ющего

Время заезда

Оплачено до

Дата смены

Дата предполагаемого выезда

дата

часы

дата

часы

белья

полотенец

1

2

3

4

5

6

7

8

Заявка на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в журнале «И» по следующей форме:

Регистрационный

номер

Фамилия, имя, отчество

Место

жительства

Вид

заявки

Дата

заявки

Дата

заезда/

выезда

Гостиница

Количество

мест

Подпись лица, принявшего заявку

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Оборудование

контрольной

картотеки

счетов

-

Для хранения счетов контрольная картотека укомплектовывается кармашками, количество которых должно соответствовать количеству мест в гостинице с учетом временно используемых дополнительных мест.

Кармашки со счетами в контрольной картотеке размещаются по датам оплаты

Автостоянка

№ 11-Г

Составляется на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта, выписывается в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию, второй выдается на руки плательщику

Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг

№ 12-Г

Выписывается на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление кофе, чая по желанию проживающего). Составляется в двух экземплярах: первый представляется в бухгалтерию, второй — плательщику

Квитанция на прием вещей в камеру хранения

№ 13-Г

Заполняется квитанция, копия квитанции и корешок квитанции на прием вещей в камеру хранения

Бланки строгой отчетности, утвержденные приказом Министерства финансов РФ от 13.12.1993 № 121, могут изготавливаться типографским способом или самостоятельно гостиницами при помощи технических средств (на компьютерах).

В соответствии с Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ (с изменениями от 27.06.2011) денежные расчеты при осуществлении торговых операций на территории Российской Федерации производятся, по общему правилу, с обязательным применением контрольно-кассовой техники.

Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Для туристских фирм бланк строгой отчетности — туристская путевка (форма Тур-1) — утвержден приказом Минфина РФ «Об утверждении формы бланка строгой отчетности» от 09.07.2007 № 60н (приложение 4.6.1). Учитывая тот факт, что туристская путевка согласно Федеральному закону «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» является документом, содержащим условия путешествия и подтверждающим факт оплаты туристского продукта, она должна выписываться на полную стоимость туристского продукта. К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт. В соответствии с Положением о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (в ред. от 14.02.2009)) (далее — Положение о бланках строгой отчетности) туристская путевка приравнивается к кассовому чеку.

Кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями» от 23.07.2007 № 470 (в ред. постановления Правительства РФ от 07.06.2008)).

Согласно Положению о бланках строгой отчетности туристская путевка используется исключительно при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при оказании услуг населению. В этих случаях туристская путевка является неотъемлемой частью договора о реализации туристского продукта. При осуществлении денежных расчетов по договору о реализации туристского продукта в безналичной форме или с использованием контрольно-кассовой техники туристская путевка не должна применяться и, соответственно, не может являться неотъемлемой частью указанного договора.

Безналичные расчеты по договору о реализации туристского продукта осуществляются в соответствии Гражданским кодексом РФ, Положением «О безналичных расчетах в Российской Федерации», утвержденным Центральным банком РФ от 03.11.2002 № 2-П (в ред. от 12.12.2011). Согласно ст. 862 ГК РФ при осуществлении безналичных расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо, а также расчеты в иных формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Отношения по использованию бланков строгой отчетности в финансово-хозяйственной деятельности туроператоров и турагентов (далее — туристские организации), включая учет, хранение и уничтожение таких бланков, регулируются законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете (далее — законодательство о бухгалтерском учете) [85].

В случае получения частичной оплаты (предоплаты) наличными денежными средствами за оказание туристских услуг турфирма должна применять контрольно-кассовую технику. Однако при получении предоплаты за турпродукт в размере стоимости турпродукта (стопроцентной предоплаты) до момента его реализации турфирма может применять форму бланка строгой отчетности «Туристская путевка». Данный порядок расчетов соответствует действующему законодательству о наличных расчетах с населением.

Согласно п. 25 и 26 Положения о бланках строгой отчетности в случае применения туристской путевки наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт осуществляются в следующем порядке:

1) при оплате услуг наличными денежными средствами организации и индивидуальные предприниматели:

  • • заполняют бланк, за исключением места для подписи (кроме бланка, предназначенного для осуществления указанных расчетов за проезд наземным пассажирским транспортом общего пользования);
  • • получают от клиента денежные средства;
  • • называют сумму полученных денежных средств и помещают их отдельно на виду у клиента;
  • • подписывают бланк;
  • • называют сумму сдачи и выдают ее клиенту вместе с бланком. При этом бумажные купюры и разменные монеты выдаются одновременно;
  • 2) при оплате услуг с использованием платежной карты организации и индивидуальные предприниматели:
    • • получают от клиента платежную карту;
    • • заполняют бланк, за исключением места для подписи;
    • • вставляют платежную карту в устройство считывания информации с платежных карт и получают подтверждение оплаты по платежной карте;
    • • подписывают бланк;
    • • возвращают клиенту платежную карту вместе с бланком и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты.

Допускается осуществление смешанной оплаты, при которой одна часть услуги оплачивается наличными денежными средствами, другая — с использованием платежной карты. При этом выдача бланка, сдачи и возврат платежной карты должны производиться одновременно.

Источниками для проведения анализа на предприятиях питания служат данные бухгалтерского и статистического учета, в частности Отчет о реализации и отпуске продукции, в котором содержатся плановые и фактические данные о товарообороте, о реализации продукции собственного производства и покупных товаров, об отпуске продукции собственного производства предприятиям своей организации. Другим важным источником информации является Отчет по общественному питанию. Из этого документа можно получить сведения об объеме товарооборота, о расходе продуктов (по товарным группам), используемых для приготовления пищи, о выработке, поступлении и продаже полуфабрикатов, кондитерских, мучных и кулинарных изделий, о выпуске блюд на предприятиях общественного питания. В процессе анализа используют также различные оперативные и выборочные сведения, имеющиеся на предприятиях.

Первичными оправдательными документами для операций в общественном питании служат унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Указанным постановлением утверждено более 20 форм первичного учета операций в общественном питании (табл. 4.6.3).

Типовые формы отчетности на предприятиях питания

Таблица 4.6.3

Форма

Порядок составления

Должность

1

2

3

№ ОП-1 «Калькуляционная карточка». Обязательная форма

На основании Акта проработки или сборника типовых рецептур, на каждое производство блюд

Бухгалтер-калькулятор (бухгалтер производства)

Акт проработки, Технологическая карта. Обязательная форма

При тестовом приготовлении блюд

Технолог пищевого предприятия или шеф- повар кухни (зав. производством)

Приходная накладная, счет-фактура, приходный кассовый ордер

Поставляется поставщиком вместе с товаром, накладная вводится в компьютер и передается в бухгалтерию вместе со счетом-фактурой

Материально ответственное лицо склада (кухни)

№ ОП-5 «Закупочный акт»

При закупке продуктов у населения

Закупщик

Меню (прейскурант, прайс-лист). Обязательная форма

Все торговые предприятия обязаны иметь список цен продажи. Должны указываться название, вес выхода для блюд (через дробь веса вложений), цена

Бухгалтер

Ценники

При необходимости. Должны указываться название, вес выхода для блюд (через дробь веса вложений), цена, производитель (поставщик), страна производства

Бухгалтер

Этикетка (для выпускаемой на продажу продукции)

Наклеивается на упаковку изделия. Должны указываться название, вес выхода для блюд (через дробь веса вложений), состав, цена, производитель (поставщик), страна производства, срок годности (дата), дата производства, знак Ростест

Бухгалтер

Кассовый чек

Непосредственно при получении наличных денег кассиром

Кассир

№ ОП-25 «Наряд-заказ»

План на производство продукции с расчетом отпуска ингредиентов. Применяется при наличии плана производства (конд. цех и пр.)

Шеф-повар кухни (зав. производством), бухгалтер производства

№ ОП-2 «План-меню»

Чаще всего применяется в столовых

Шеф-повар кухни (зав. производством)

№ ОП-3 «Требование в кладовую»

При необходимости, при планировании заявок на следующий день на основании плана-меню

Шеф-повар кухни (зав. производством)

№ ОП-4 «Накладная на отпуск товара»,

№ ТОРГ-12 «Накладная на внутреннее перемещение»

При необходимости, при передаче из кладовой или с кухни другому материально ответственному лицу

Материально ответственное лицо склада (кухни)

№ ОП-б «Дневной заборный лист»

При необходимости, при передаче из кладовой или с кухни другому материально ответственному лицу, в том числе для мелкорозничной торговли продукцией

Материально ответственное лицо склада (кухни)

№ ОП-7 «Опись дневных заборных листов (накладных)»

При использовании формы №ОП-6, по окончании смены работы кухни

Шеф-повар кухни (зав. производством).

1

2

3

№ ОП-Ю, ОП-12 (марочный отчет)

При компьютерном учете или учете по выписанным счетам. Должна составляться ежедневно. На практике обычно составляется за отчетный период

Марочник (если есть), кассир, бухгалтер

№ ОП-14 «Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет)»

Должна составляться ежедневно

Шеф-повар кухни (зав. производством)

№ ОП-11 «Акт о продаже и отпуске изделий кухни»

При сальдовом учете должна составляться ежедневно по отпуску в палатки, лотки, прочие точки, где кассовый аппарат пробивает только по сумме. При этом на данной торговой точке недопустимо незарегистрированное использование скидок и изменение цен в течение дня

Материально ответственное лицо торговой точки

№ ОП-20 «Заказ-счет»

Для оформления предварительных заказов на банкет. По данным Заказа-счета может быть сформирован Наряд-заказ или План-меню с выпиской требования в кладовую на дату банкета

Метрдотель (менеджер предприятия), кассир

№ ОП-21, ОП-22 «Акт на отпуск питания»

При отпуске питания не за наличные

Шеф-повар кухни (зав. производством)

№ ОП-24 «Ведомость учета движения готовых изделий»

В производстве при наличии склада готовой продукции

Шеф-повар кухни (зав. производством)

№ ОП-13 «Контрольный расчет расхода специй»

При обнаружении излишков при инвентаризации. При количественном учете обычно не используется

Бухгалтер-калькулятор (бухгалтер производства)

№ ОП-17 «Контрольный расчет расхода продуктов понормам рецептур»

За отчетный период при сальдовом учете. При количественном учете обычно не используется

Бухгалтер-калькулятор (бухгалтер производства)

№ ОП-15 «Акт о снятии остатков продуктов, полуфабрикатов и готовых изделий кухни»

При инвентаризации и передаче смен на кухне

Материально ответственное лицо склада (кухни) или комиссии по инвентаризации

№ ОП-1 б «Ведомость учета остатков продуктов и товаров»

При инвентаризации, а также по окончании отчетного периода

Материально ответственное лицо склада (кухни)

№ ОП-18 «Акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица»

При передаче смен на складах и в торговых точках

Материально ответственное лицо склада (кухни)

№ КО-2 «Расходный кассовый ордер»

При выдаче денег закупщику или иному лицу

Главный кассир

№ ТОРГ-1, ТОРГ-2, ТОРГ-3, ТОРГ-4

При обнаружении несоответствия поставки и накладной и невозможности оперативно исправить накладную

Материально ответственное лицо склада (кухни)

№ ТОРГ-6, ТОРГ 7, ТОРГ-ЗО

При ведении учета тары на предприятии. Из-за малых сумм часто тара приходуется как товар, который затем продается, возвращается или списывается

Материально ответственное лицо склада (кухни)

1

2

3

№ KO-1 «Приходный кассовый ордер»

При приеме предварительной оплаты в кассу предприятия и при продаже юридическому лицу за наличный расчет

Главный кассир

№ ОП-8, ОП-9, ОП-19

При необходимости, при учете посуды

Материально ответственное лицо склада (кухни)

№ ИНВ-3

При инвентаризации на складах

Комиссия по инвентаризации

№ И Н В-26

При инвентаризации

Бухгалтер

№ ТОРГ-20, «Акт о подработке, подсортировке, перетариро- вании товаров»

Обычно применяется для оформления списания в пределах норм естественной убыли

Материально ответственное лицо склада (кухни), комиссия

Обязанность по ведению этих форм возникает с момента возникновения той или иной операции в учете. В то же время часть из этих форм применяется в ограниченном числе случаев.

Среди указанных форм наиболее важными, по нашему мнению, являются:

  • • № ОП-7 «Опись дневных заборных листов (накладных)»;
  • • № ОП-2 «План-меню»;
  • • № ОП-9 «Ведомость учета движения посуды и приборов»;
  • • № ОП-20 «Заказ-счет».

Форма № ОП-7 «Опись дневных заборных листов (накладных)» является сводным документом. В этой форме собирается информация о стоимости отпущенных через буфеты и бары блюд на основании данных, содержащихся в форме № ОП-6 «Дневной заборный лист». В свою очередь, дневной заборный лист должен составляться в обязательном порядке, если реализация блюд осуществляется не через кухню (ресторан), а через буфет, бар или любую другую точку реализации, которая отделена от производства (кухни). Таким образом, при составлении и дневного заборного листа, и описи двойной работы не избежать.

Форма № ОП-2 «План-меню» является плановым документом, который применяется для определения меню на каждый день. Составляется план-меню с учетом спроса покупателей, наличия продуктов на складе и т.д. Как правило, необходимый минимум продуктов (неснижаемый остаток продуктов) хранится на складе кухни ресторана, а в случае потребности в продуктах, отсутствующих на кухне, они выдаются со склада на основании требования или накладной на отпуск товара (формы № ОП-3, ОП-4).

Если ресторан гостиницы работает, например, по системе «шведский стол», то без плана-меню не обойтись. В этом случае шеф-повар всегда знает, сколько примерно будет посетителей (тем более если стоимость питания входит в стоимость проживания) и какое будет меню. Наличие плана-меню в данном случае не будет являться формальностью, поскольку именно на его основании составляются требования и накладные на отпуск со склада товаров (формы № ОП-3, ОП-4). В результате списание стоимости продуктов по «шведскому столу» будет подтверждаться как выручкой от его реализации, так и документами, подтверждающими обоснованность произведенного списания.

Форма № ОП-9 «Ведомость учета движения посуды и приборов». Посуда относится к товарно-материальным ценностям и учитывается в бухгалтерском учете по счету 10 «Материалы». Информация о ее движении, порче или утрате фиксируется в требовании-накладной по унифицированной форме № М-11 и в Акте о бое, ломе и утрате посуды и приборов по унифицированной форме № ОП-8. В результате та информация, которая собирается в форме № ОП-9, фактически дублирует информацию, содержащуюся в указанных выше документах. Таким образом, по нашему мнению, составление ведомости учета и движения посуды при наличии указанных документов приводит к дополнительным трудозатратам со стороны бухгалтерии гостиницы, которые не всегда оправданны.

Форма № ОП-20 «Заказ-счет» применяется ресторанами гостиниц при организации торжеств и банкетов. В данной форме максимально подробно предусмотрены необходимые реквизиты для отражения полной информации о проведенном банкете, например указывается наименование блюда, его стоимость и количество, а также из какого цеха оно было подано. Более того, заказ-счет служит расчетным документом, в котором фиксируются поступление аванса и окончательный расчет. В получении денег расписывается кассир ресторана.

Однако в настоящее время в ресторанах при гостиницах достаточно высокого уровня стоимость банкета включает не только стоимость блюд. Организовывая банкеты, рестораны предлагают своим клиентам дополнительные услуги, например транспортное обслуживание, аренду зала, музыкальное сопровождение и т.п. В этом случае уже не обойтись только формой № ОП-20. Как правило, заказ-счет заменяется договором или каким-либо другим документом, который содержит информацию как о самом банкете, так и о дополнительных услугах, которые оказывают в рамках банкета. Договор должен быть подписан двумя сторонами и содержать порядок расчетов за банкет. Информация о заказанных блюдах и дополнительных услугах должна быть подробной. Необходимо отметить, что если гостиница оформляет банкет не по унифицированной форме, то этот первичный документ должен быть утвержден приказом в приложении к учетной политике гостиницы.

Итак, применение или неприменение того или иного документа в общественном питании должно быть обусловлено его необходимостью с точки зрения формирования достоверной информации в бухгалтерском учете и отчетности, подтверждения произведенных расходов в налоговом учете с учетом трудозатрат, производимых на создание этого первичного документа.

В то же время есть формы, неприменение которых может существенно исказить данные о себестоимости списываемого сырья при реализации блюд как для целей бухгалтерского учета, так и для налогообложения. К таким формам в первую очередь относятся:

  • • № ОП-1 «Калькуляционная карточка»;
  • • № ОП -10 «Акт о реализации и отпуске изделий кухни»;
  • • № ОП-14 «Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет)»;
  • • № ОП-15 «Акт о снятии остатков продуктов, полуфабрикатов и готовых изделий кухни»;
  • • № ОП-6 «Дневной заборный лист» и др.

Отметим, что отсутствие в указанном списке остальных форм, утвержденных Госкомстатом России, вовсе не означает, что они не являются обязательными к применению и их составление — это лишняя трата времени. Как уже было сказано, обязанность по ведению этих форм возникает с момента появления в учете той или иной операции.

Форма № ОП-1 «Калькуляционная карточка». Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании, утвержденным постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (далее — Указания), данная форма применяется для определения цены продажи отдельно на каждое блюдо (издание) с помощью калькуляции. В то же время на практике именно данные калькуляционной карточки являются основанием для правильного определения фактической себестоимости израсходованных в процессе производства продуктов (сырья). Дело в том, что сама форма калькуляционной карточки содержит информацию как о себестоимости блюда, так и цене реализации.

Калькулирование продажной цены изделий общепита (блюд) осуществляется на основании нормативов, установленных едиными для предприятий всех форм собственности Сборниками рецептур.

Калькуляционная карточка может составляться из расчета стоимости сырья на сто блюд для наиболее точного определения цены одного блюда (изделия). Это важно, если речь идет о реализации блюда в рамках «шведского стола». Иногда одно и то же блюдо может быть предложено как по обычному меню, так и в составе «шведского стола». В таком случае на это блюдо должно быть составлено две калькуляционных карточки; одна — обычная, а другая — из расчета выхода 1 кг продуктов для «шведского стола».

Важным моментом является тот факт, что при изменении компонентов в сырьевом наборе блюда и цены на сырье и продукты в калькуляционную карточку вносятся соответствующие изменения на ту дату, по состоянию на которую произошли изменения.

Отметим, что калькуляционные карточки составляются не только на блюда, но и на напитки (коктейли), без которых не обходится ни один бар или ресторан.

Таким образом, отсутствие калькуляционной карточки на предприятии (или даже наличие калькуляционной карточки, но не по унифицированной форме) может являться основанием для непризнания налоговыми органами себестоимости реализованных блюд в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по прибыли.

Форма № ОП-Ю «Акт о реализации и отпуске изделий кухни» предназначена для отражения данных об отпуске (реализации) изделий кухни. В указанной форме собирается вся необходимая информация о реализации и себестоимости реализованных изделий общепита по всем видам обслуживания, например в столовой, буфете, на «шведский стол», банкетное обслуживание и т.д. Себестоимость реализованных блюд складывается из учетной цены одного блюда и проданного количества. Учетная цена, в свою очередь, должна соответствовать себестоимости, указанной в калькуляционной карточке реализованного блюда. В результате основанием для списания на расходы для целей бухгалтерского и налогового учета являются акт по форме № ОП-Ю и калькуляционная карточка.

Что касается периодичности составления актов по форме № ОП-Ю и их количества, то необходимо иметь в виду следующее. Согласно Указаниям такой акт составляется ежедневно. В настоящее время практически все точки общественного питания при гостиницах работают с использованием программных продуктов, позволяющих формировать первичные документы в электронном виде автоматически. Поэтому ежедневное составление указанного документа не представляет трудностей. В то же время в крупных гостиницах, как правило, функционирует не одна, а сразу несколько точек общественного питания, что сказывается на трудоемкости процесса обработки информации и, соответственно, на периодичности отчетности. По нашему мнению, руководством гостиницы может быть принято решение о формировании данных в электронном виде ежедневно, т.е. на каждую отчетную дату, а распечатывать на бумажных носителях указанную информацию можно с определенной периодичностью, например раз в неделю.

Количество формируемых за день актов реализации будет зависеть от того, каким образом построена аналитика в бухгалтерском учете операций в общественном питании. Например, если в бухгалтерском учете гостиницы информация о доходах и расходах формируется по каждой точке реализации, целесообразно составлять акты реализации по каждой такой точке. Например, в гостинице функционируют три точки реализации: ресторан «Весна», кафе-кондитерская и столовая для работников. Учет доходов и расходов ведется в бухгалтерском учете по каждой точке. Тогда в графе «Структурное подразделение» формы

№ ОП-Ю указывается наименование каждой точки реализации. В результате в гостинице ежедневно будет составляться три акта реализации.

Необходимо обратить внимание на то, по какому принципу следует формировать информацию в акте реализации изделий кухни. Дело в том, что в форме № ОП-10 предусмотрено отражение реализации изделий за наличный расчет буфетам, мелкорозничной сети и работникам организации. А если расчеты за реализованную продукцию осуществлялись кредитными картами или по безналичному расчету, или рестораном, ежедневно проводится реализация завтрака по типу «шведский стол», или любое другое крупное мероприятие, цена реализации которого определена не за каждое блюдо отдельно, а общей стоимостью? Как в этом случае включать информацию в акт реализации? В соответствии с п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. На этом основании гостиница вправе внести в дополнительную графу информацию о реализации блюд по безналичному расчету или через кредитные карты. Что касается реализации по типу «шведский стол» или крупного банкета, тогда гостиницам можно порекомендовать составлять ficr реализации отдельно на эти услуги. Это означает, что за одно число по точке реализации, через которую проходит услуга «шведский стол» или банкет, будет составляться два акта реализации. Связано это с тем, что при реализации блюд через меню в акте отражаются цена реализации и учетная цена реализованного блюда. Реализуя то же самое блюдо, но только через «шведский стол», в акте следует отражать только информацию об учетной цене этого блюда. В графе же «Цена реализации» информация будет отсутствовать, так как стоимость установлена за весь «шведский стол», а не за каждое блюдо отдельно.

В то же время, если программный продукт позволяет, гостиница может и не составлять второй (дополнительный) акт реализации, а указать «шведский стол» в основном акте по данной точке общепита, только в графе «Цена реализации» проставить прочерки. Так же можно поступать при проведении любого банкета или иного крупного мероприятия, по которому цена реализации установлена общая.

Как мы уже отмечали, в акте реализации отражается и передвижение продукции через бары, буфеты или кафе, отделенные от кухни. В этом случае вся информация о передвижении и реализации формируется на основе данных унифицированной формы № ОП-6 «Дневной заборный лист». Такая форма применяется для оформления отпуска продукции (изделий) из производства (кухни) в филиалы, буфеты и мелкорозничную сеть, подчиненные данной организации (столовой, ресторану), а также в раздаточную (в тех случаях, когда она отделена от основного производства). По мнению некоторых бухгалтеров, заполнение данной формы только лишняя трата времени. Ведь информация о реализации блюда через бар или буфет все равно будет отражена в акте реализации по форме № ОП-Ю, составленном в этих точках. Однако заполнение формы № ОП-6 в первую очередь необходимо не столько для отслеживания реализации, сколько с точки зрения контроля за передвижением готовых изделий. Ведь при передаче с кухни в бар или буфет происходит смена материально ответственных лиц. Составление этой формы, несомненно, в интересах самих сотрудников, осуществляющих указанную передачу. Если в гостинице применяется программа по учету операций в общественном питании, то можно автоматизировать этот процесс.

Говоря о заполнении формы № ОП-6, нельзя не отметить ряд ошибок, встречающихся на практике. Например, в дневном заборном листе предусмотрена графа «Отпущено продукции (изделий)», где указывается количество продукции, переданной из кухни ресторана в бар или буфет. Также в форме есть графа «Возвращено продукции (изделий)», где указывается количество продукции, не реализованной через бар или буфет и возвращенной обратно на кухню. Бухгалтерам при проверке заполнения формы № ОП-6 материально ответственным лицом необходимо обращать внимание на наличие записей в графе «Возвращено продукции (изделий)». При наличии записей в указанной графе необходимо сопоставлять их с данными формы № ОП-14 «Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет)» по графе «Приход». Ведь если материально ответственное лицо возвращает продукцию обратно на кухню, то ее поступление должно быть отражено в другом документе, а именно в форме № ОП-14.

«Акт о реализации изделий и отпуске кухни» и «Дневной заборный лист», о которых мы говорили выше, являются основанием для заполнения формы № ОП-14 «Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет)» и прилагаются к ней при сдаче одного экземпляра товарного отчета в бухгалтерию.

Данная форма применяется для контроля за движением и сохранностью сырья и готовых изделий на кухне, в баре, буфете и других точках общественного питания. Согласно Указаниям товарный отчет составляется ежедневно. По нашему мнению, говоря о периодичности составления формы № ОП-14, следует принять во внимание все, что было сказано об этом в отношении акта реализации. Движение продуктов в ведомости отражается по учетным ценам кухни. Остаток на начало дня переносится из предыдущей ведомости или из инвентаризационной описи, если ведомость составляется после проведения инвентаризации. Приходная часть товарного отчета заполняется по данным приходных документов (накладных) с указанием их номеров, также отражаются данные о возврате на кухню продукции из баров и буфетов. В расходную часть товарного отчета записываются итоговые данные актов реализации (продажи) изделий кухни (по каждой точке отдельно), а также данные об отпуске продукции по безналичному расчету (в буфеты, филиалы и др.) и информация из накладных на возврат продуктов и тары в кладовую (склад).

На основании товарного отчета в бухгалтерском учете гостиницы отражаются записи по списанию себестоимости готовых изделий, а также сверяется остаток товаров, числящихся на кухне по данным бухгалтерского учета с остатком, отраженным в товарном отчете.

Есть еще одна форма, на которую также хотелось бы обратить особое внимание. Это форма № ОП-15 «Акт о снятии остатков продуктов, полуфабрикатов и готовых изделий кухни». Данный документ применяется для учета на кухне остатков продуктов, полуфабрикатов и нереализованных готовых изделий. Согласно Указаниям эта форма составляется и подписывается комиссией при инвентаризации, смене бригады, если работа кухни проводится в две или более смены. Однако есть еще один случай, при котором наличие этой формы просто необходимо гостинице.

Зачастую к бухгалтерам предприятий общественного питания предъявляются претензии со стороны контролирующих органов об отсутствии у них в учете незавершенного производства. Такие претензии основываются на том, что производство полуфабрикатов, которые, по сути, и являются «незавершенкой», не совпадает во времени с их реализацией, особенно если это касается разных отчетных (налоговых) периодов. В результате гостинице могут быть предъявлены требования о доначислении налогов на суммы преждевременно списанной себестоимости готовых, но не реализованных изделий.

Наличие формы № ОП-15 по состоянию на отчетную дату позволит снять указанные налоговые риски. Дело в том, что в акте о снятии остатков предусмотрены графы о наличии на кухне ресторана как полуфабрикатов, так и готовых изделий и товаров, не подвергшихся обработке. Таким образом, в случае если на предприятии общественного питания отсутствует «незавершенка», то данный факт необходимо отразить в форме № ОП-15, проставив прочерки напротив данных о наличии полуфабрикатов. А заполнить необходимо будет только данные по графе «Продукты». В результате у гостиницы будет документальное подтверждение отсутствия полуфабрикатов, т.е. незавершенного производства.

Анализ товарооборота и выпуска продукции на предприятиях проводится по итогам работы за месяц, квартал, полугодие и т.д. (кроме ежедневного анализа выполнения плановых показателей). Обобщающий и наиболее полный анализ выполнения годовых планов товарооборота и выпуска продукции производится обычно за три месяца до окончания года, когда необходимых отчетных данных еще нет. Поэтому определяют ожидаемое выполнение планов товарооборота и выпуска продукции.

Рассмотрим, как реализуются функции учета и контроля на примере зарубежных предприятий питания [22]. Контроль в общественном питании состоит из трех последовательных этапов:

  • 1) определение стандартного дохода, который может быть получен при условии, что все на предприятии осуществляется согласно ранее разработанному плану;
  • 2) определение фактического дохода, который предприятие получает при фактических ценах на его товары и услуги;
  • 3) стандартный доход сравнивается с фактическим доходом. Если при сравнении возникает значительное расхождение, выявляются причины такого расхождения.

Прежде всего рассмотрим методики финансового контроля, используемые на зарубежных предприятиях питания.

Предприятия питания, не применяющие у себя компьютерные системы бухгалтерского учета, используют два различных способа контроля за: доходами от торговли продуктами питания доходами от продажи напитков.

Контроль за доходами от торговли продуктами питания

Методика, по которой осуществляется контроль за доходами от реализации продуктов питания, в теории и на практике получила название «Анализ наличия основных продуктов» (Critical Item Inventory Analysis). Эта методика включает в себя этапы, которые представлены в табл. 4.6.4.

Таблица 4.6.4

Методика контроля за доходами от торговли продуктами питания «Анализ наличия основных продуктов»

№ п/п

Характеристика этапа

1

В конце каждого рабочего дня товаровед обязан определить объем продуктов дорогого ассортимента, которые были израсходованы в течение дня. Сюда входят все группы мясных продуктов, морепродукты и птица

2

Также в конце каждого рабочего дня товаровед определяет объем продуктов дорогого ассортимента, прошедших по регистрации через торговый зал. В основе регистрации лежит чековая система и система выписки счетов

3

На следующий день товаровед обязан провести анализ результатов первого и второго этапов. Группы продуктов дорогого ассортимента должны проходить по регистрации торгового зала. Если между данными о выдаче со склада и прохождении через зал имеются расхождения, товаровед собирает с ответственных лиц соответствующие объяснения. В случае возникновения подозрения на хищение генеральный директор предприятия питания назначает по факту недостачи расследование

4

Завершается этап в конце каждого месяца. В это время товаровед обязан провести инвентаризацию всех остатков, находящихся на складе предприятия. Соответствующая информация направляется в бухгалтерию, где обсчитывается стоимость фактически израсходованных за месяц продуктов.

Действительная стоимость продуктов определяется по следующей формуле:

где С ост1 — стоимость остатка продуктов на начало месяца; У, — сумма продаж продуктов за месяц; Сост2 — стоимость остатка продуктов на начало следующего месяца; У2 — фактическая стоимость израсходованных за месяц продуктов.

Фактическая стоимость продуктов, израсходованных за месяц (У2), сравнивается с расходами в предыдущие месяцы (У,, а также У, ) с целью определения тенденций, которые оказывали влияние на экономические показатели предприятия в прошлом [17]

Проводя подобный анализ, руководитель может обнаружить те проблемы, которые невозможно выявить при повседневном контроле за работой предприятия. В основе анализа номенклатуры важнейших продуктов лежит идея о том, что, если осуществлять ежедневный контроль продуктов дорогого ассортимента, остальные продукты «позаботятся о себе сами».

Только в конце каждого месяца, когда проводится инвентаризация всех продуктов, в том числе недорогих, могут быть выявлены проблемы, связанные и с этой категорией продуктов.

Несмотря на то что такая методика считается недостаточно точной (на ее основе осуществляется контроль лишь за частью продуктов), она получила широкое распространение как метод контроля за движением продуктов на некомпьютеризированных предприятиях питания. Некоторая ее неточность компенсируется удобством и низкими затратами на проведение.

Контроль за напитками

Методика, используемая для контроля за напитками, часто встречается в литературе под названием «Типовой анализ сбыта» {Standard Sales Analysis) и включает в себя этапы, которые представлены в табл. 4.6.5.

Метод контроля за доходами от продажи алкогольных напитков основан на предположении, что все реализованные алкогольные напитки проданы гостям и что гости заплатили за свои напитки сами. Если напиток остался неоплачен или если он был выпит работником предприятия, считается, что такое потребление согласовано с администрацией и является комплементарным.

Таблица 4.6.5

Методика контроля за напитками «Типовой анализ сбыта»

№ п/п

Характеристика этапа

1

2

1

В бухгалтерскую книгу заносится стоимость (по номенклатуре) каждой бутылки алкоголя, находящейся на складе. Стоимость определяется на основе того дохода, который может быть получен при ее продаже. Например, если ресторан продает одну банку пива по цене 1,25 у.е., цена этой банки пива и составляет 1,25 у.е. Если ресторан продает 50 г водки за 3,00 у.е., а емкость бутылки составляет 500 г, то вся бутылка стоит 30,00 у.е. Цену труднее подсчитать, если содержимое бутылки используется для приготовления более чем одного вида напитков.

Допустим, что водка используется для приготовления двух видов спиртных напитков: напитка А и напитка В. Напиток А продается по цене 2,00 у.е. и включает 28 г водки, а напиток В продается по цене 3,00 у.е. и включает 56 г водки.

Допустим также, что напитка В продается в два раза меньше, чем напитка А. (Другими словами, бармен, каждый раз открывая новую бутылку водки, использует 50% содержимого на приготовление напитка А и такое же количество — на приготовление напитка В.) Исходя из этого, можно подсчитать:

  • • расход на усредненную порцию: (28 г • 50%) + (56 г • 50%) = 14 г + 28 г = 42 г;
  • • цену усредненной порции: (2,00 у.е. • 50%) + (3,00 у.е. • 50%) = 1,00 + 1,50 у.е. = 2,50 у.е.;
  • • количество усредненных порций в бутылке: 500 г: 42 г = 11,90 порции;
  • • цену одной бутылки: 11,90 порции • 2,50 у.е. = 29,76 у.е., или округленно 30,00 у.е.

Цена каждого напитка периодически пересматривается по мере изменений в реализации. Происходят также периодические изменения в рецептуре напитков, расчете потребления исходных материалов и их ценах. Во всех случаях в калькуляцию вносятся соответствующие поправки

1

2

2

В конце каждого рабочего дня товаровед обязан определить число бутылок алкогольных напитков, проданных через бар. Счет идет на десятки. Например, если бар для своей работы нуждается в 2,5 ящиках водки, а товаровед заметил, что на складе к концу дня остались 1,4 ящика, предполагается, что в этот день были проданы 1,1 ящика водки (2,5 - 1,4). Аналогичные подсчеты должны проводиться в отношении всей номенклатуры спиртных напитков, хранящихся на складе и проданных клиентам

3

Когда определен объем реализованного, нетрудно определить доход от розничной торговли этого количества алкоголя. Подсчет проводится путем умножения числа использованных бутылок каждого вида на соответствующую сумму, полученную в результате вышеприведенных расчетов. Общая сумма выражает тот доход, который потенциально может быть получен в баре. При этом подразумевается, что все израсходованное количество алкогольных напитков пошло на обслуживание гостей, с которых получена оплата. Результат этого простого арифметического действия рассматривается как теоретический доход или, иначе, «доход от нормального сбыта»

4

Полученная общая сумма сравнивается по чекам с фактическим доходом. Обычно размеры дохода от нормального сбыта и фактические доходы редко совпадают с абсолютной точностью, поскольку в процессе реализации допустимы отклонения ввиду неточности используемой мерной посуды. Иногда бармены, преднамеренно или нет, сами допускают неточность (перелив или недолив).

С течением времени администрация в состоянии выявить тенденцию в расхождениях между расчетными и фактическими цифрами и, если это необходимо, получить соответствующие объяснения от ответственных лиц

5

На заключительном этапе выполняются те же операции, что и на последней стадии контроля за движением продуктов

Так же как и «Анализ наличия важнейших продуктов», «Типовой анализ сбыта» страдает некоторой неточностью. Тем не менее администраторы предприятий широко пользуются этим методом, поскольку он сравнительно прост и дает вполне объективные цифры для осуществления ежедневного учета реализации алкогольных напитков.

Если предприятие питания полностью компьютеризировано, обычно применяется в таких случаях методика контроля за движением продуктов и напитков, которая называется «Типовой анализ цены» (Standard Cost Analysis). Она включает в себя этапы, представленные в табл. 4.6.6.

Теоретически расчетный доход не должен сильно отличаться от действительного дохода. Если обнаруживаются серьезные расхождения, проводится анализ основных управленческих функций (закупка, обработка пищевых продуктов и обслуживание) для выявления позиций, требующих немедленной корректировки.

Бухгалтерские данные предоставляют руководителю информацию, показывающую, например, потребность в:

  • • улучшении контроля;
  • • снижении расходов;
  • • увеличении расходов на рекламу;
  • • повышении контроля за расходованием средств;
  • • повышении доходной ставки и оборота на вложенный капитал.

Методика контроля за движением продуктов и напитков «Типовой анализ цены»

№ п/п

Характеристика этапа

1

Ожидаемая цена на готовые блюда и напитки (т.е. цена товара) по каждому пункту меню может быть легко просчитана. Рецепт приготовления каждого блюда вводится в память машины. Руководителю предприятия остается лишь ввести текущую цену за каждый исходный продукт, и компьютер рассчитает цену каждого блюда. Работник, отвечающий за обеспечение предприятия исходными продуктами и напитками, осуществляет контроль за действующими закупочными ценами и периодически вводит их в базу данных компьютера

2

В конце каждого месяца товаровед обязан установить количество блюд каждого названия, проданных гостям за истекший период. При компьютерном учете в памяти компьютера содержится общее число проведенных торговых операций, зафиксированных автоматическим кассовым аппаратом, связанным непосредственно с памятью машины

3

Подсчитывается теоретическая сумма цен всех блюд, или «Типовая цена». Компьютер подсчитывает это число на основе норм расхода продуктов по каждому блюду, а также количество проданных за месяц порций. Например, если предприятие продало 100 порций блюда А и цена одного блюда составляет 2,50 у.е., общая стоимость по этому пункту меню составит 250,00 у.е. (100 ? 2,50 у.е.). Компьютер проведет такую несложную математическую операцию по каждому пункту меню и выведет общую сумму дохода

4

Сумма цен сравнивается с фактическим доходом. Применяется та же формула, что и в «Анализе наличия основных продуктов». Товаровед проводит фактическое сличение остатков, как по продуктам, так и по напиткам, и сообщает о результатах в бухгалтерию, где просчитывается реальный доход за истекший месяц. Реальный доход сравнивается с теоретическим. Если разница между ними значительна, то причины такого расхождения должны быть выявлены и устранены

Бухгалтерская информация позволяет директору предприятия сравнивать текущие результаты работы предприятия не только с результатами предшествующих периодов, но и с теми тенденциями, которые наблюдаются в индустрии в целом. Это возможно, поскольку большинство организаций (гостиницы, мотели, рестораны, турфирмы) используют так называемую «Универсальную систему бухгалтерского учета» (Universal System of Accounts), приспособленную к соответствующему сегменту индустрии.

Вопросы для самопроверки к разделу 4

Тема 4.1. Издержки предприятий: сущность, состав и структура

  • 1. Дайте определение понятия «издержки».
  • 2. Дайте определение понятия «себестоимость продукции».
  • 3. Охарактеризуйте группировку издержек по их экономическому содержанию.
  • 4. Дайте определение понятия «калькуляция».
  • 5. Какими нормативными документами регламентируется состав затрат, включаемых в себестоимость продукции, на всех предприятиях?
  • 6. Какие нормативные документы для определения состава затрат, включаемых в себестоимость продукции, могут использовать предприятия туристской индустрии?
  • 7. Какие затраты должны учитываться при расчете себестоимости продукции туристских фирм?
  • 8. Перечислите все виды затрат, дайте их характеристику.
  • 9. Перечислите виды калькуляции затрат.
  • 10. Охарактеризуйте факторы снижения себестоимости.

Тема 4.2. Ценовая политика предприятий. Методы формирования цены

  • 1. Дайте определение понятия «цена».
  • 2. Охарактеризуйте классификацию цен по экономическим признакам.
  • 3. Перечислите ценовые стратегии, дайте их характеристику.
  • 4. Раскройте особенности ценообразования на предприятиях туристской индустрии.
  • 5. Перечислите этапы формирования цены.
  • 6. Перечислите методы формирования цен, дайте их характеристику.
  • 7. Какие факторы влияют на ценообразование на предприятиях размещения?
  • 8. Как формируется цена на продукцию предприятий питания?
  • 9. Из чего складывается цена на турпродукт туристской фирмы?

Тема 4.3. Доход, прибыль, убытки предприятий. Состав и структура товарооборота предприятий питания

  • 1. Дайте определение понятий «доход» и «прибыль».
  • 2. Какова структура доходов на предприятиях туристской индустрии?
  • 3. Дайте определение понятия «товарооборот».
  • 4. Охарактеризуйте состав товарооборота на предприятиях питания.
  • 5. Какие положения включает методика экономического анализа товарооборота?
  • 6. Перечислите виды прибыли.
  • 7. Что относится к доходам от внереализационной деятельности?
  • 8. Раскройте принципы распределения прибыли.

Тема 4.4. Показатели эффективности хозяйственной деятельности предприятий

  • 1. Дайте определение понятия «показатель».
  • 2. Раскройте классификацию показателей.
  • 3. Перечислите показатели, характеризующие производительность труда.
  • 4. Перечислите показатели, характеризующие использование основных фондов.
  • 5. Перечислите показатели, характеризующие использование оборотных средств.
  • 6. Перечислите показатели, характеризующие рентабельность.
  • 7. Перечислите показатели, характеризующие финансовое состояние предприятия.
  • 8. Перечислите отраслевые показатели, характеризующие эффективность деятельности предприятий размещения.
  • 9. Перечислите отраслевые показатели, характеризующие эффективность деятельности предприятий питания.
  • 10. Перечислите отраслевые показатели, характеризующие эффективность деятельности туристских фирм.

Тема 4.5. Аналитическая деятельность на предприятиях

  • 1. Раскройте роль аналитической работы на предприятии.
  • 2. Перечислите задачи аналитической службы гостиницы.
  • 3. Перечислите обязанности аналитической службы гостиницы.
  • 4. Определите взаимосвязь аналитической службы гостиницы с другими службами предприятия.
  • 5. Каким образом можно классифицировать информацию для аналитической деятельности предприятия?
  • 6. Охарактеризуйте результаты аналитической деятельности предприятия.

Тема 4.6. Виды и состав отчетности на предприятиях

  • 1. Дайте определение понятия «отчетность».
  • 2. Охарактеризуйте состав отчетности на предприятии.
  • 3. Перечислите документы строгой отчетности для предприятий размещения.
  • 4. Перечислите документы строгой отчетности для туристских фирм.
  • 5. Перечислите документы строгой отчетности для предприятий питания.
  • 6. Охарактеризуйте основные показатели контроля на предприятиях размещения и питания.
  • 7. Перечислите этапы методики контроля продуктов питания на предприятиях питания.
  • 8. Перечислите этапы методики контроля напитков на предприятиях питания.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >