Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Секретарское дело

Обработка дел для последующего хранения

Экспертиза ценности документов. Функции и состав экспертной комиссии

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) - это определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первый этап - оценка документов с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Эта работа проводится еще до заведения дел. Результаты экспертизы находят отражение в номенклатуре дел, которая составляется в организации на будущий год.

Второй этап - проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или к сдаче в архив учреждения. На этом этапе осуществляется отбор документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, и их подготовка для передачи в ведомственный архив (архив организации). Документы временного хранения, сроки хранения которых истекли, отбираются к уничтожению.

На третьем этапе снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив (если организация является источником комплектования государственного архива), а также отбираются к уничтожению дела временного (свыше 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли (в том числе и дела по личному составу). ЭЦД в архиве проводится по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел.

Важными критериями, определяющими ценность документов, являются:

  • ? степень значимости содержания документов;
  • ? значение учреждения (лица), в деятельности которого они образовались;
  • ? автографичность;
  • ? время и место их возникновения;
  • ? юридическая сила документов;
  • ? подлинность;
  • ? копийность, их дублетность;
  • ? поглощенность информации, содержащейся в документе;
  • ? внешние особенности документов.

Необходимость проведения экспертизы обусловливается тем, что в организации, в том числе в отделе кадров, в течение делопроизводственного года образуется большое количество самых разнообразных дел. Какие из них следует хранить постоянно, какие долговременно, а какие можно уничтожать по прошествии нескольких лет? Сколько, например, следует хранить приказы директора по личному составу, личные дела, документы, явившиеся основанием для издания приказов по личному составу, трудовые договоры, переписку по кадровым вопросам? Именно экспертиза ценности документов призвана решить эти практические вопросы.

Для организации и проведения методической и практической работы по ЭЦД и подготовке их к передаче на архивное хранение в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК). С этой же целью в министерствах создаются постоянно действующие ЭК. Деятельность данных комиссий регламентируется «Типовым положением о постоянно действующей экспертной комиссии» (см. прил. 16 к гл. 2).

Экспертные комиссии создаются для организации и проведения методической и практической работы по ЭЦД и подготовке их к передаче на архивное хранение. Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) действует постоянно и создается с той же целью, что и ЭК, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных служб структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций и предприятий.

По окончании делопроизводственного года все сформированные дела хранятся в структурных подразделениях вплоть до передачи в архив организации или уничтожения. Отбор дел для передачи в архив или уничтожения осуществляется в процессе проведения ЭЦД.

Основная функция ЭК - рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам ЭЦД в делопроизводстве. Она выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения, описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли. ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и подготовке их для последующего хранения.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе не менее трех человек (см. прил. 17 к гл. 2). Членами комиссии обязательно являются заведующий архивом организации, руководитель делопроизводственной службы или секретарь и главный бухгалтер. В состав ЭК может включаться и работник кадровой службы, особенно в организациях, в которых образуется большое количество документов по личному составу. В учреждениях, передающих свои документы на хранение в государственный архив, в ЭК в обязательном порядке включается работник этого архива. Председателем ЭК является один из руководящих работников организации, как правило, заместитель руководителя. Заседания комиссии оформляются протоколом.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве охватывает документы, которые еще не поступили на хранение в архив организации. В ходе экспертизы рассматривается и уточняется номенклатура дел, определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел, даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.

При определении сроков хранения документов в зависимости от их научной и практической ценности следует руководствоваться типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения. В настоящее время в Республике Беларусь используется «Перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения», утвержденный Постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 52.

Для других организаций используется «Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения», утвержденный Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140.

Если в типовых перечнях отсутствуют необходимые статьи, то сроки хранения соответствующих документов устанавливаются ЭК.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Вопросы и задания

  • 1. Дайте определение экспертизы ценности документов.
  • 2. В чем заключаются задачи экспертизы документов?
  • 3. Назовите основные критерии, определяющие ценность документов. Какие из них всегда учитываются при проведении экспертизы?
  • 4. Во сколько этапов проводится экспертиза ценности документов? Дайте их краткую характеристику.
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы