Оперативное хранение и использование документов в организации

Сегодня в связи с огромным потоком информации создается большое количество документов. Руководители организаций, фирм, небольших компаний несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Необходимость хранения документов обусловлена возможностью использования содержащейся в них информации. Значение и практическая ценность документов предприятия различна. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Ценная информация, содержащаяся в документах, очень часто требуется для принятия управленческих решений, сбора, уточнения информации, анализа и т.д. Все созданные документы подлежат хранению согласно номенклатуре дел, которая должна быть разработана и введена в действие во всех организациях независимо от их формы собственности и объема документооборота.

С момента заведения и до передачи в архив организации или в государственный архив дела хранятся по месту их формирования. Такое хранение называется оперативным хранением документов в делопроизводстве. Руководители структурных подразделений, секретари, сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел, а также организовать условия для использования информации в хранящихся документах.

Дела хранятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного документа дела располагаются на полках в шкафах вертикально корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На внутренней дверце шкафа прикрепляется выписка из номенклатуры дел структурного подразделения. На корешках обложек каждого дела обязательно указываются номера дел по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами. При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел на поиск любого исполненного документа затрачивается не более 5 мин.

К сожалению, еще очень часто документы хранятся всего лишь в двух папках, на которых написано: «Входящие документы» и «Исходящие документы». И так на протяжении многих лет. Вследствие чего дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени.

Часто документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. Содержащаяся в документах информация необходима сотрудникам для принятия решений, для сведения, для составления характеристик и т.д. В этих случаях документы могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел.

Согласно «Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций» (утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143), п. 338, использование документов и содержащейся в них информации представляет собой вид работы, направленной на удовлетворение информационных потребностей юридических лиц и граждан.

Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и, в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку или на основании докладной записки. Для контроля за возвратом дел на выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в выдаче и получении дела.

Пример формы карты-заместителя дела

Образец заполнения карты-заместителя дела

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы, когда и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца.

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

Если по запросу необходимо изъятие документов из дел постоянного хранения (а это допускается в исключительных случаях), то производится изъятие только с разрешения руководителя организации или его заместителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и справки о причинах выдачи подлинника.

Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель.

Пример формы листка-заместителя документа

Образец заполнения листка-заместителя документа

Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении в отделе кадров организации, могут выдаваться сотрудникам в пользование для работы с запросами граждан о выдаче справок или выписок из личных дел.

По письменной просьбе работника инспектор по персоналу может выдавать трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных дней, а также, в случае необходимости, заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

Согласно «Инструкции о формировании, ведении и хранении личных дел», личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации и его резолюции на документе-просьбе. При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые. Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

Образец заполнения контрольной карточки на выдачу личного дела

Бланки листка-заместителя документа, карты-заместителя дела, контрольных карточек на выдачу личного дела должны быть в электронном виде у каждого сотрудника, ответственного за формирование и хранение дел в структурном подразделении.

Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Изъятие документов постоянного хранения из дел по требованию компетентных органов (например, суды, прокуратура и т.д.) можно производить только на основании письменных распоряжений этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и включением в дело на его место заверенной копии изъятого документа.

И помните, что после возврата документов и дел в подразделение необходимо полистно проверить содержание дела, а также состояние документов, выданных во временное пользование, и только после этого вернуть документы и дела на прежнее место.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >