Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Секретарское дело

Порядок выдачи дел из хранилищ

Дела и описи выдаются из хранилищ для использования (сотрудникам, исследователям, организациям) и для проведения архивных работ с документами (дезинфекции, составления научно-справочного аппарата и т.д.).

Пользователи документной информации (исследователи) работают в читальном зале. Допускается передача дел во временное пользование вне архива структурным подразделениям организации, организациям данного ведомства, а также судебным, следственным, налоговым и контрольным органам.

Выдача дел научным сотрудникам и работникам других организаций производится на основании письма соответствующей организации и положительной резолюции руководителя.

Дела во временное пользование выдаются на срок, не превышающий 30 дней.

Выдача дел во временное пользование другой организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование и фиксируется в книге выдачи дел из хранилища и книге выдачи дел во временное пользование. Выдача дел в читальный зал исследователям регистрируется в соответствующем порядке в книге выдачи дел из хранилища.

Акт выдачи дел во временное пользование составляется в двух экземплярах на общем бланке организации. Один экземпляр остается в архиве и хранится в деле фонда, другой вместе с делами передается получателю. Акты подписывают оба руководителя и их подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в акте делается соответствующая отметка.

Состояние дел, возвращаемых в архив, должно быть проверено. При обнаружении недостачи отдельных документов или повреждения листов составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, или направляется в соответствующие органы для привлечения виновных к ответственности.

При выдаче дел для использования взамен подкладывается карта-заместитель дела. В ней указывается шифр дела, дата выдачи, фамилия пользователя (название организации, которой выдано дело во временное пользование), дата возврата дела. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности.

При любом перемещении документов соблюдают меры предосторожности.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы