Примерное положение об объединенном ведомственном архиве

• 1 .Общие положения
• 1.1. Объединенный ведомственный архив осуществляет хранение и использование документов, связанных соподчи- ненностью или однотипных по профилю деятельности организаций, предприятий, находящихся в ведении министерства, ведомства, производственного, кооперативного или иного объединения (ассоциации, концерна, консорциума и т.п.).
• 1.2. Объединенный ведомственный архив образуется в целях наиболее рационального и экономичного централизованного хранения и использования документов организаций и предприятий, подготовки к передаче на государственное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, оказания практической и методической помощи организациям в совершенствовании работы с документами.
• 1.3. Объединенный ведомственный архив в своей деятельности руководствуется законодательством Республики Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Беларуси, приказами и указаниями ведущего (головного) учреждения, правилами и инструкциями Белкомархива, учреждений Государственной архивной службы республики и Положением об объединенном ведомственном архиве ведущего (головного) учреждения.

Объединенный ведомственный архив создается на основании согласованного соответствующим учреждением Государственной архивной службы Беларуси распорядительного документа ведущего (головного) учреждения, в системе которого он будет функционировать.

• 1.4. Объединенный архив может создаваться:
  • - в составе ведущего (головного) учреждения на правах структурного подразделения;
  • - при ведущем (головном) учреждении с правами самостоятельного юридического лица, имеющего счет в государственном банке и собственный баланс.
• 1.5. Деятельность объединенного архива может осуществляться за счет средств ведущего (головного) учреждения или с применением элементов хозяйственного расчета.

Размер отчислений каждого учреждения - источника комплектования определяется на основании средней цены хранения и использования одного дела и общего количества переданных учреждением в архив документов.

Средняя цена хранения и использования одного дела определяется с учетом сметной стоимости содержания архива, количества хранящихся в нем дел и положенной численности работников.

• 1.6. Объединенный архив, являющийся самостоятельным учреждением, имеет круглую печать и штамп с обозначением наименования архива.
• 1.7. Реорганизация и ликвидация объединенного ведомственного архива производится ведущим (головным) учреждением в установленном порядке.
• 1.8. Положение об объединенном ведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением Государственной архивной службы Беларуси.
• 2. Основные задачи архива
• 2.1. Основными задачами объединенного архива являются:
• 2.1.1. Комплектование архива документами, относящимися к его профилю.
• 2.1.2. Обеспечение сохранности и учета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, документов долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, находящихся в архиве, а также в организациях - источниках его комплектования.
• 2.1.3. Создание и совершенствование системы научносправочного аппарата к документам архива.
• 2.1.4. Организация использования документов.
• 2.1.5. Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением правил и требований Государственной архивной службы Республики Беларусь.
• 2.1.6. Методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведущего (головного) учреждения и в организациях - источниках комплектования объединенного архива и работой архивов учреждений отраслевой системы.
• 2.1.7. Разработка, развитие и внедрение прогрессивных методов работы с документами, относящимися к профилю архива, на базе общеотраслевых нормативов, подготовка и проведение мероприятий по повышению квалификации работников организаций, передающих документы в объединенный архив.
• 3. Функции архива
• 3.1. Объединенный архив в соответствии с порученными ему задачами осуществляет следующие основные функции:

• 3.1.1. Составляет и ведет список организаций - источников комплектования архива, представляет его на согласование в соответствующее учреждение Государственной архивной службы Беларуси.
• 3.1.2. На основе графиков и заключенных договоров осуществляет прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения из структурных подразделений ведущего (головного) учреждения и организации - источников комплектования объединенного архива не позднее чем через 2 года после завершения их делопроизводством.
• 3.1.3. Обеспечивает сохранность документов, сконцентрированных в архиве, регулярно проводит проверки наличия и состояния дел.
• 3.1.4. Ведет учет хранящихся в архиве документов, представляет в соответствующее учреждение государственной архивной службы согласно установленным формам статистические сведения о документах архива.
• 3.1.5. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в ведущем (головном) учреждении и организациях - источниках комплектования архива; на основе договоров, заключаемых с этими организациями, проводит упорядочение образовавшихся в их деятельности документов.
• 3.1.6. Составляет и представляет на рассмотрение ЦЭК - ЭК ведущего (головного) учреждения и ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы сводные годовые разделы описей, а также описи документов по личному составу.
• 3.1.7. Утверждает в соответствующем государственном архиве графики представления описей дел на рассмотрение ЭПК государственного архива и передачи документов на государственное хранение.
• 3.1.8. Разрабатывает нормативно-методические пособия по работе с профильными архиву документами, принимает участие совместно с делопроизводственными службами в подготовке нормативных документов по делопроизводству, а также в осуществлении контроля за правильностью формирования, оформления и состояния хранения дел в делопроизводстве структурных подразделений ведущего (головного) учреждения и организаций - источников комплектования архива.
• 3.1.9. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в объединенном архиве делам и документам (описи, каталоги, указатели и т.п.) на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научносправочным аппаратом к фондам государственных архивов.
• 3.1.10. Передает в установленном порядке на государственное хранение документы Национального архивного фонда Республики Беларусь и научно-справочный аппарат к ним.
• 3.1.11. Организует использование документов:
  • - информирует руководство и работников учреждения, при котором действует объединенный архив, работников организаций - источников комплектования архива, а также другие заинтересованные учреждения о составе и содержании фондов объединенного архива; по поступающим запросам выявляет и подбирает документы, готовит по ним соответствующие информации;
  • - выдает документы во временное пользование;
  • - исполняет запросы учреждений, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, консультирует учреждения и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;
  • - предоставляет документы для изучения исследователям, ведет учет эффективности использования документов, хранящихся в архиве;
  • - осуществляет совместно с учреждениями государственной архивной службы подготовку документальных выставок и публикаций по документам, хранящимся в архиве.
• 3.1.12. Участвует в организации и проведении совещаний, семинаров и других мероприятий по обмену опытом и повышению квалификации работников ведущего (головного) учреждения, организаций - источников комплектования архива, архивов других учреждений ведомственной (отраслевой) системы по вопросам архивного дела и делопроизводства.
• 4. Состав документов архива
• 4.1. В состав объединенного архива входят:
• 4.1.1. Законченные делопроизводством:
  • - документы постоянного срока хранения, создаваемые в деятельности структурных подразделений ведущего (головного) учреждения и организаций - источников комплектования архива, имеющие народнохозяйственное, научное, социальнокультурное или историческое значение;
  • - документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые для использования в практической деятельности организаций и предприятий.

• 4.1.2. Документы ликвидированных организаций и органи- заций-предшественников системы ведущего (головного) учреждения при отсутствии у них правопреемников.
• 4.1.3. Документы по личному составу.
• 4.1.4. Микрофотокопии и другие копии документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.
• 4.2. Объединенный ведомственный архив хранит также:
• 4.2.1. Документы общественных организаций.
• 4.2.2. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание фондов объединенного архива (описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др.), а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
• 4.2.3. Служебные ведомственные издания, дополняющие документы архива.
• 5. Права архива
• 5.1. Для выполнения указанных выше задач объединенному архиву предоставляется право:
• 5.1.1. Требовать от руководителей структурных подразделений ведущего (головного) учреждения и организаций - источников комплектования архива соблюдения установленных правил работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; осуществлять контроль за сохранностью и организацией работы с документами в профильных архиву учреждениях ведомственной (отраслевой) системы.
• 5.1.2. Заключать договоры с учреждениями и организациями о централизованном хранении, использовании и упорядочении документов; разрабатывать с участием учреждений государственной архивной службы перечень платных услуг и прейскурант на выполняемые архивом работы и услуги.
• 5.1.3. Давать соответствующим структурным подразделениям ведущего (головного) учреждения, организациям - источникам комплектования архива, другим учреждениям ведомственной (отраслевой) системы рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива.
• 5.1.4. Запрашивать от структурных подразделений ведущего (головного) учреждения и организаций - источников комплектования архива сведения, необходимые для работы архива.
• 5.1.5. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в ведущем (головном) учреждении, организациях - источниках комплектования архива и других учреждениях отрасли (ведомственной системы).
• 5.1.6. Информировать руководителей ведущего (головного) учреждения и организаций - источников комплектования архива, их экспертные службы о состоянии архивного дела и вносить предложения по его совершенствованию.
• 5.1.7. Создавать при объединенном архиве советы и комиссии содействия архивному делу на общественных началах.
• 6. Руководство архива
• 6.1. Объединенный архив возглавляет имеющий высшее или среднее специальное образование, а также стаж практической работы в архивах заведующий (директор), назначаемый и освобождаемый руководителем ведущего (головного) учреждения.

Заведующий (директор) объединенного архива:

• 6.1.1. Организует деятельность архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив обязанностей.
• 6.1.2. Распределяет обязанности между работниками архива, закрепляемые в должностных инструкциях и утверждаемые в установленном порядке.
• 6.1.3. Издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания и проверяет их исполнение.
• 6.1.4. Осуществляет прием и увольнение работников архива, не входящих в номенклатуру должностей ведущего (головного) учреждения.
• 6.1.5. Ведет прием граждан, рассматривает их заявления, относящиеся к деятельности архива.
• 6.1.6. Организует повышение квалификации работников архива; разрабатывает и осуществляет мероприятия по научной организации труда работников архива.
• 6.1.7. Представляет объединенный архив по вопросам, входящим в компетенцию архива; является заместителем председателя ЦЭК - ЭК ведущего (головного) учреждения.