Порядок хранения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Бухгалтерские документы должны храниться не менее пяти лет. Отдельные документы могут быть уничтожены по истечении установленных пяти лет лишь при условии завершения ревизий финансовохозяйственной деятельности экономического субъекта, а при возникновении споров, разногласий, судебных и следственных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения.

Условия хранения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета на бумажных носителях закреплены в Законе о бухгалтерском учете, Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. Но до этого они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.

Обработанные первичные документы, относящиеся к определенному регистру бухгалтерского учета, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Учетные регистры и относящиеся к ним обработанные документы, сшитые и сгруппированные надлежащим образом, сдаются в архив организаций, как правило, после сдачи годового отчета.

Перед сдачей в архив однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно 250 листов, толщиной не более 4 см. При формировании дел необходимо соблюдать определенные требования. Так, документы постоянного (лицевые счета по начислению заработной платы) и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Подлинники должны быть отделены от копий, годовые сметы и отчеты — от квартальных и месячных. В дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель экономического субъекта.

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность, прокуратуры, судами, налоговыми органами, инспекторами Счетной палаты РФ на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются первичные учетные документы и (или) регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых документов бухгалтерского учета, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >