ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Сущность информационно-аналитического обеспечения и классификация коммерческой информации

  • 1.3.2. Комплексное исследование рынка как основа информационно-аналитического обеспечения коммерческой деятельности
  • 1.3.3. Информация о поставщиках и посредниках предприятия-товаропроизводителя.

Современные информационные технологии в коммерческой деятельности

Литература: 19, 22, 26.

1.3.1. Сущность информационно-аналитического обеспечения и классификация коммерческой информации

Коммерческая деятельность, как всякая предпринимательская деятельность, осуществляется на основе принятия управленческих решений в рамках общих функций управления материально-техническим обеспечением и сбытом. Основой принятия управленческих решений служит управленческая информация - перечень сведений, необходимых и достаточных для выполнения функций коммерческой деятельности, в том числе собственно коммерческого и технологического характера. Соотношением необходимой и достаточной информации регулируется ее объем, устанавливаются требования к полноте и достоверности сведений, определяются требования к своевременности подачи информации лицам, ответственным за принятие того или иного управленческого решения, - руководителям, менеджерам, специалистам коммерческих служб предприятия. Информация для каждого конкретного лица формируется с учетом его компетенции в управлении коммерческой деятельностью и должностными обязанностями: для руководителя отдела продаж в составе службы сбыта должны представляться сведения, необходимые для осуществления контроля за выполнением плана продаж по всему ассортименту, для контроля за заказами и складскими запасами, участия в маркетинговых исследованиях и прочее; для менеджера по продажам требуются сведения, необходимые для проведения анализа ассортимента товаров, выполнения плана продаж, поиска новых потребителей, оформления деловой документации, взаимодействия с менеджерами по рекламе, составления отчетов; менеджера по продукту следует обеспечивать сведениями, требуемыми для разработки плана по продажам и маркетингу продукта и контроля за его выполнением, разработки стратегического плана покрытия соответствующих сегментов товарного рынка, взаимодействия с менеджерами по закупкам и т.д.

Информация, служащая ресурсом для принятия управленческого решения и являющаяся его продуктом, предполагает наличие источника информации и получателя (пользователя). Взаимодействие между ними определяется понятием информационного обеспечения. Содержание этого понятия включает:

  • • состав информации - информационных единиц или информационных совокупностей (показателей, документов и т.д.), необходимых для решения управленческих задач и осуществления функций управления;
  • • структуру информации и закономерности ее преобразования - правила построения показателей, документов, агрегации и декомпозиции информационных единиц, преобразования информационных единиц при поступлении информации к пользователю;
  • • характеристики движения информации - количественные оценки потоков информации (объем, интенсивность); определение маршрутов следования документов; построение схем документооборота; временные характеристики функционирования источников информации, снятия первичных данных, использования исходных данных, продолжительности хранения, частоты обновления;
  • • характеристики качества информации - количественные оценки полезности, значимости, полноты, достоверности, оперативности и др.;
  • • способы преобразования информации - методы отбора, доставки, распределения информации среди пользователей, методики расчета показателей, схемы обеспечения управленческих подразделений в составе отдельных служб предприятия.

Информационно-аналитическое обеспечение предполагает выполнение следующих операций:

  • • сбор данных;
  • • обработку данных и формирование информационных банков пользователей;
  • • хранение информации;
  • • поиск информации, преобразование информации и аналитическую обработку;
  • • передачу информации;
  • • использование информации.

Данные операции носят логистический характер. Осуществление их в определенной последовательности обусловливает движение информационных потоков.

Исходной и главной в определенном смысле операцией считается сбор данных. От качества выполнения ее зависит соблюдение требований полноты, достоверности и оперативности, предъявляемых не только к самим сведениям, но и в отношении всего процесса информационного обеспечения.

Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых представляет собой совокупность данных, содержащих какие-либо сведения, предназначенные (специально подготовленные) для передачи по каналу связи от источника к пользователю информации. Технически эта операция совершается с помощью специальных средств передачи (приема) данных - модемов, факсов, телефонов и т.п.

Необходимо обратить внимание на то, что в принципиальном плане понятия «данные» и «информация» не идентичны. Данные - это не более чем сигналы, из которых еще предстоит извлечь информацию. Для этого данные должны быть подвергнуты обработке, т.е. приведены к виду, пригодному для использования в управлении. Технологически такая операция совершается на основе соответствующих алгоритмов расчета информации, формирования документации, документооборота и т.д., а технически - с применением технических средств. Результат операции достигается путем последовательного прохождения трех фильтров (рис. 1.8):

  • • физического - устанавливает количественные ограничения на поступление данных, обусловловленные пропускной способностью канала связи;
  • • семантического - производит отбор тех данных, которые могут быть поняты пользователем, т.е. соответствующих его профессиональным знаниям;
  • • прагматического - осуществляет отбор среди понятных сведений тех, которые полезны для решения данной задачи.
Движение входного информационного потока в системе коммерческой информации

Рис. 1.8. Движение входного информационного потока в системе коммерческой информации:

Д - данные; ИН - исходная информация; СИ - семантическая информация; ПИ - прагматическая информация; 1 - физический фильтр (канал связи); 2 - семантический фильтр (тезаурус); 3 - прагматический фильтр; а - физический шум; б - семантический шум; в - прагматический шум

Общий результат выражается в сортировке (структуризации) информации и формировании информационных банков пользователей.

Информация, используемая в управлении коммерческой деятельностью, носит название коммерческой информации. Она структурируется по критерию полезности. В пределах этого критерия используются различные признаки классификации.

По источникам возникновения коммерческая информация подразделяется на три категории:

  • • нормативную:
    • - нормативно-правовую;
    • - нормативно-справочную;
  • • учетно-аналитическую;
  • • распорядительного характера.

Нормативно-правовая информации - перечень предписаний органов законодательной и исполнительной власти - законов и актов официального толкования, международных соглашений, регулирующих экономические отношения в сфере коммерческой деятельности предприятия. В Беларуси ими являются Гражданский кодекс, Налоговый кодекс, Таможенный кодекс и другие своды законодательных норм, Указы Президента, Постановления Правительства, приказы и распоряжения Министерства экономики, Министерства финансов, других ведомств. К этой же категории информации относятся нормы международных коммерческих договоров, разработанные Международным институтом унификации частного права (УНИДРУА), базисные условия договоров купли-продажи, систематизированные Международной торговой палатой в ее издании INCOTERMC, и др.

К нормативно-справочной информации относят нормы и нормативы, которые устанавливаются руководством предприятия, руководителями его коммерческих служб и действует локально - в сфере коммерческой деятельности данного предприятия. Это нормы, которые используются в основном при организации и планировании материально-технического обеспечения и сбыта - нормы расхода сырья, материалов, нормы запасов, нормативы оборотных средств, нормы выработки и др.

Учетно-аналитической информацией являются разнообразные сведения, которые поступают от различных источников, относящихся к сфере коммерческой деятельности предприятия (ее объектов, предметов, составляющих в совокупности управляемую подсистему). Эти сведения собираются специально ходе выполнения функций учета и контроля и аккумулируются в управляющей подсистеме - соответствующих подразделениях службы сбыта и службы материально- технического обеспечения или интегрированной логистической службы производственного предприятия. Сбор происходит либо в регулярном порядке (в соответствии с периодичностью заполнения документов статистической и бухгалтерской отчетности), либо эпизодически, по мере возникновения потребности в получении той или иной информации, например при введении нового товара на рынок, при освоении новых рынков закупок и сбыта и т.д. Анализ как внутренняя функция управления предполагает в большей степени выполнение работ творческого, исследовательского характера, направленных на выявление закономерностей, тенденций развития коммерческой деятельности, обоснования причин, вызвавших те или иные отклонения.

Особое значение учетно-аналитической информации состоит в том, что она составляет основу для принятия решений при выполнении функций организации, планирования и регулирования коммерческой деятельности. Сведения, раскрывающие содержание этих решений, определяются понятием информации распорядительного характера. Эта категория характеризует не только специфику управленческой информации, но и особенности движения информационных потоков в системе управлений, выступает одновременно и пользователем информации (информантом), и источником информации (информатором). Распорядительная информация исходит из управленческих подразделений службы сбыта и службы материально-технического обеспечения (логистической службы) и представляет собой форму управленческого воздействия, обеспечивающего функционирование и (или) развитие сферы коммерческой деятельности предприятия.

Целевой характер использования нормативной, учетно-аналитической информации и информации распорядительного характера позволяет рассматривать эти категории информации не только с позиции источников возникновения, но и назначения. В последнем случае перечень категорий информации дополняется еще одной - вспомогательной информацией. Этой категорией объединяется широкий круг сведений, регламентирующих формирование и движение информационных потоков.

По направлению движения информационных потоков относительно управляющей системы информация подразделяется на три категории:

• входящую;

  • • исходящую;
  • • внутреннего пользования.

По стабильности движения относительно управляющей системы информация делится:

  • • на периодическую (регулярную);
  • • эпизодическую;
  • • разовую.

В зависимости от степени преобразования в управляющей системе информация может быть:

  • • первичной (исходной);
  • • промежуточной;
  • • итоговой.

По значимости принимаемых управленческих решений, при обосновании которых информация используется, она делится на информацию:

  • • стратегического характера;
  • • тактического характера;
  • • оперативную.

По объектам коммерческой деятельности информация подразделяется на три категории:

  • • информация о поставщиках - партнерах при закупках, в том числе о производственных предприятиях, торговых (лизинговых) посредниках;
  • • информация о получателях - партнерах при сбыте, в том числе о производственных предприятиях, торговых посредниках;
  • • информация о посредниках, в том числе специализированных, оказывающих услуги в реализации отдельных этапов хозяйственных связей (информационно-консалтинговых фирм, аудиторских фирм, транспортно-экспедиторских фирм, страховых фирм, арбитражных и третейских судов, банков и других финансовых посредниках); информация о неспециализированных (ассоциированных) посредниках, оказывающих услуги в реализации нескольких этапов хозяйственных связей в комплексе.

Данная информация может быть детализирована по целевом ряду дополнительных признаков (характер специализации, масштаб деятельности, финансовое состояние и т.д. вплоть до названий фирм и их юридических адресов).

По предметам коммерческой деятельности информация делится на информацию:

  • • о товарах;
  • • услугах.

По аналогии с предыдущей классификацией эта информация может быть детализирована вплоть до наименований специфицированной номенклатуры товаров.

По степени доступности информация подразделяется:

  • • на конфиденциальную, предназначенную для ограниченного круга пользователей;
  • • открытую, доступную для всех пользователей.

По способу фиксирования информация делится:

  • • на устную;
  • • документированную:
  • - представленную на бумажных носителях;
  • - сформированную на машинных (электронных) носителях.

Описанные признаки классификации информации являются одновременно признаками ее идентификации (кодификации) при представлении в документальной форме и используются в операции поиска информации. Необходимо отметить, что существуют и иные признаки классификации информации: по степени определенности (детерминированная, вероятностная, или стохастическая); по времени возникновения (ретроспективная, текущая, прогнозная и др.). Эти признаки классификации используются в системах кодирования избирательно с учетом востребованности соответствующих видов информации в системах АРМов специалистов коммерческой службы предприятия.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >