-mail, факс или обычное письмо?

Письма, отправленные по обычной почте, по электронной почте (e-mail) и по факсу, живут совершенно разной жизнью и путешествуют совершенно разными маршрутами. И в буквальном, и в переносном смысле.

E-mail могут случайно удалить (сам адресат либо система фильтрации на его компьютере или на корпоративном сервере). Зато на электронное письмо могут ответить очень оперативно.

Если ваше послание адресовано не кому-то лично, а организации вообще, то у одинаковых документов, отправленных по почте и по факсу, может оказаться разная судьба. Они могут попасть к разным людям: в бухгалтерию, в отдел закупок и т.п.

Вы не знаете, где стоит факсимильный аппарат, на который вы сейчас отправили письмо. Он может стоять, например, в приемной, где его тут же увидит Самый Главный Начальник и сразу наложит свою резолюцию. Или же факс может долго кочевать со стола на стол и в итоге оказаться у совершенно другого человека внутри организации.

Обычное же письмо скорее всего придет через несколько дней после факса. Если результатом получения вашего факса еще не стали какие-то действия, письмо может напомнить о предложении, сделанном в предыдущем послании, и сдвинуть дело с мертвой точки. Или привести к неожиданным результатам.

Например, ваше письмо об оплате партии кисточек могут передать и в профильный для вас отдел (например, маркетинговый), и в отдел закупок (чтобы снова поторговаться с вами о цене и условиях поставок, упирая на оптовый характер закупок), и в бухгалтерию (которая просто оформляет документы по утвержденной сделке), и в финансовый отдел (для создания статистики расходов по отделам и анализа целесообразности финансирования таких покупок в будущем и т.п.).

И тем не менее у факсов есть важное преимущество перед обычными письмами. Они обычно печатаются на особой термобумаге, которая хранится в рулонах, и поэтому их края всегда скручиваются. Кроме того, страница, отправленная по факсу, не совсем соответствует традиционному офисному формату А4. Все это означает, что факсимильные послания будут гораздо более заметны в кипе бумаг на столе вашего должника. И в этом заключается его преимущество перед традиционным письмом.

Факс, как мне кажется, все еще сохранил элемент срочности в глазах получателя. На него принято отвечать немного быстрее, чем на обычное письмо.

Письмо прочитает только тот, кому оно адресовано, а факс может увидеть кто угодно: начальник отдела или владелец компании. Чем выше начальник, тем болезненнее он обычно реагирует на мелкие «земные» проблемы, что может существенно повлиять на скорейшее разрешение вашего вопроса.

Не следует просто отправлять письмо по факсу перед отправкой его по почте. Факс — отдельный документ и, как все документы, должен быть хорошо оформлен. Имейте в виду, что если, к примеру, ваш логотип содержит много мелких деталей, градации цвета, цветовые переходы и т.п., то они будут потеряны при передаче. Получатель увидит только черно-белый документ с искаженной графикой. Поэтому позаботьтесь как минимум о следующем:

  • • размер шрифта факса должен быть достаточно крупным (возможно, более крупным, чем для обычного письма);
  • • ваш логотип для факса должен быть переделан в черно-белой гамме, мелкие детали должны быть убраны, либо логотип должен быть достаточно крупным, чтобы эти детали сохранились при передаче.

Письма и факсы, как и вообще переписка — более формальный вид общения. К ним стоит прибегать в самом начале (поскольку письма дешевле, чем звонки) и если устно не удалось найти взаимопонимания. Также письма требуются для соблюдения всех формальностей.

Дело в том, что теплые, личные, партнерские и доверительные отношения все-таки возникают при личном общении. Пока вы звоните в офис к вашему должнику, у вас есть шанс на такие отношения. Вы можете получить союзника внутри компании- должника, который будет заинтересован в том, чтобы обязательства были выполнены, будет отстаивать ваши интересы перед коллегами и руководством.

Если это не удалось или не дало результата, пора писать письма. Отправка официальных писем с требованием оплатить долг — сигнал о похолодании в отношениях.

Письма обычно означают более формальный этап отношений. Переходите к нему только после того, как все устные варианты переговоров уже были исчерпаны.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >