ФОРМИРОВАНИЕ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ МЕХАНИЗМА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫМИ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Понимание сущности механизма управления в социально-экономических объектах необходимо для обеспечения их функционирования, совершенствования и развития, или процессуальной динамики.

Механизм управления как целенаправленно функционирующая система рычагов, инструментов и процедур взаимодействия различных субъектов и объектов представляет собой сложную по природе, интегральную по форме, динамично функционирующую организацию. Такое разнообразие составляющих и сложное построение их взаимодействия обусловило необходимость детального представления конструкций и методов этого объединения [103]. Именно комплексный подход к исследованию процесса объединения самостоятельных составляющих в модель целенаправленно функционирующей системы обусловил современное представление и применение механизма управления развитием организации.

Механизм управления — комплексное понятие, представляющее собой совокупность экономических, организационных и правовых способов воздействия (рычагов и инструментов), обеспечивающих согласование интересов взаимодействующих сторон, объектов и субъектов управления.

Рычаг и инструмент могут входить в один и тот же механизм, устанавливая при этом принципиально разную степень интеграции и формы взаимодействия. Рычаг управления непосредственно образует механизм или его составляющие, а инструмент — универсально адаптируется, обусловливая свое целенаправленное применение. Он чаще всего понимается и применяется в качестве унифицированного средства, например оптимизации того же механизма, в отличие от встроенного в него, адаптированного рычага, составляющего конструктивно неотъемлемую часть. В качестве рычага традиционно понимаются ответственность, дисциплина, порядок. Рычаг, в отличие от инструмента, не только является непосредственной составляющей механизма, но формируется и адаптируется специально для него, используется в целях его функционирования и совершенствования. Можно констатировать, что рычаг — это внутреннее содержание, а механизм — внешнее проявление управления.

Механизм управления включает следующие компоненты:

  • методологию управления (т.е. цели, задачи, законы, принципы, функции, средства и методы воздействия, стиль управления, культура);
  • процесс управления (коммуникации, функции, разработка и реализация решений, структура);

технику и технологию управления (информационное обеспечение, система документооборота, сети связи).

Механизм управления можно формировать в соответствии с определенными правилами, ориентирами, подходами и приоритетами. Особенность механизма управления, по мнению Э.М. Короткова [67, с. 93], заключается в том, что он характеризует средства воздействия, которые могут меняться в процессах управления по структуре, соотношению, важности. Механизм управления, так же как систему и процесс управления, можно моделировать, развивать, изменять и оценивать с позиций эффективности управления. Это одна из задач текущего, стратегического и инновационного управления. Роль механизма управления — поддержание устойчивости объекта — организационной системы.

Устойчивость объекта — это его стабильное функционирование в рамках заданных параметров независимо от кратковременных отказов (рассогласований) отдельных составляющих устойчивости элементов. Она отличается критериями безотказности, долговечности, реформированности, сохраняемости, стабильности, но вместе с тем гибкостью целей и задач в зависимости от сложившихся условий. Основой устойчивости объекта является опора всех ее структурных и функциональных составляющих на систему главных функций (видов) деятельности как основной системообразующий базис (рис. 31).

Элементы устойчивости организационной системы [6]

Рис. 31. Элементы устойчивости организационной системы [6]

Если объект управления устойчив, то он восстанавливает параметры своей деятельности после незначительных отклонений и даже после кратковременного полного отказа одного из его элементов за счет активного задействования других составляющих системы. Основные показатели устойчивости объекта — его состав, взаимное расположение отдельных структурных элементов и внутрифункциональные взаимосвязи должны быть взаимоподдерживающими и взаимодополняющими, чтобы при отказе одного из элементов объект продолжал функционировать в оптимальном режиме. Отказ одного элемента или процесса не должен приводить к нарушению функционирования объекта в целом. Это достигается за счет заранее предусмотренных ресурсов, средств и методов для каждого элемента структуры объекта еще на этапе его возникновения.

Наиболее важным составляющим элементом устойчивости объекта является надежность структуры руководства. Для всех элементов устойчивости есть общий аспект, отражающий, насколько качественно и полно разработана конкретная функция управления. То есть насколько оптимально и грамотно на стадии формирования каждого элемента устойчивости было предусмотрено появление возможных отклонений и сбоев, а также непредвиденных обстоятельств и определены действия и средства для недопущения и предотвращения сбоев, а также ликвидация последствий их проявления.

Любой объект после успешного прохождения стадии жизненного цикла «становление» начинает функционировать стабильно: ритмично в соответствии со сроками сбора и обновления информации, планами, с соблюдением технологий, постоянным повышением квалификации персонала, совершенствованием организационных вопросов. По мере установления взаимодействия между функциональными подразделениями и руководителями различных уровней структура руководства должна действовать с возрастающей эффективностью, повышая, таким образом, устойчивость объекта. На дальнейшем этапе, ближе к стадии «зрелость», она начинает функционировать стабильно как отлаженный механизм, но с некоторой инертностью к преобразованиям и консерватизмом.

При намерениях что-либо изменить в технологических и функциональных взаимосвязях такая структура, находясь в устойчивом равновесии, оказывает сопротивление воздействию внешним и внутренним факторам, попыткам всевозможных неподготовленных или необоснованных изменений. В результате таких воздействий на равновесное состояние в структуре руководства может появиться временное незначительное рассогласование, но она, как правило, через короткий промежуток времени возвращается в исходное положение (рис. 32). Такое состояние объекта управления называется устойчивым, потому что оно на протяжении длительного времени поддерживается благодаря стабильности структуры руководства. Устойчивость структуры руководства объектом характеризуется способностью восстанавливать функционирование объекта в рамках заданных параметров после воздействия отрицательных внешних и внутренних факторов.

Динамические изменения структуры руководства объектом [6]

Рис. 32. Динамические изменения структуры руководства объектом [6]

К наиболее значительным дестабилизирующим факторам, оказывающим влияние на устойчивость структуры руководства объектом, относятся:

  • • смена основной управленческой «команды» в связи с заменой руководства объекта и как следствие изменение характера власти, стилей и методов управления, налаживание нового взаимодействия между руководителями и другими взаимосвязанными элементами структуры руководства объектом;
  • • пересмотр целей деятельности объекта;
  • • политическая или социально-экономическая неустойчивость в региональном или общегосударственном масштабе;
  • • изменение норм действующего законодательства;
  • • меняющиеся условия рынка и усиление влияния конкурентов;
  • • наличие обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажорных);
  • • изменения во внутренних факторах организации: недовольство сотрудников, сокращение объемов производства, ухудшение финансово-хозяйственной деятельности;
  • • недостаток взаимопонимания в отдельных элементах структуры руководства, конфликты и недовольства среди сотрудников, снижение трудовой дисциплины и мотивации.

Чем более устойчива структура руководства, тем быстрее восстанавливается пошатнувшееся состояние организации. При бессистемном руководстве объектом, когда внешние и внутренние факторы оказывают все возрастающее отрицательное воздействие на структуру руководства, может наступить частичное или полное рассогласование в руководстве объектом, а иногда и необратимый процесс.

Данные обстоятельства не могут не сказаться на результатах функционирования объекта, вывод структуры руководства объектом из разбалансированного состояния может потребовать значительного времени и сил организации.

Структура руководства, как и любая устойчиво функционирующая адаптивная система, способна оказывать определенное сопротивление возмущающим факторам, но только в рамках своих потенциальных возможностей. Причем по мере нарастания воздействия таких факторов структура руководства увеличивает свое противодействие. Когда возмущающие факторы превышают возможности противодействия структуры руководства, объект разрушается. Это можно представить на следующем примере: если взять тонкий стеклянный сосуд и начать его сжимать, то до определенного момента с ним ничего не случится, будет только усиливаться внутреннее напряжение и сопротивление соответственно. Когда внешнее воздействие превысит сопротивление противодействия, то сосуд сломается. Его, конечно, можно восстановить, склеив осколки, но это уже будет изначально не целый сосуд, а его подобие. Аналогично проявляется и устойчивость структуры руководства любым объектом. Руководителю необходимо всегда поддерживать в стабильно устойчивом состоянии структуру управления, за счет проведения необходимого комплекса мероприятий по своевременному выявлению причинно- следственных связей. К таким мероприятиям следует отнести:

  • 1) оперативное и своевременное получение информации о возможном проявлении и влиянии отрицательных факторов;
  • 2) проведение превентивных мероприятий, направленных на повышение устойчивости структуры управления организацией;
  • 3) использование новых методов и средств руководства объектом, которые способствуют повышению устойчивости структуры руководства и направлены на противодействие отрицательным возмущающим факторам;
  • 4) обучение персонала четкому выполнению функциональных обязанностей с обоснованным применением новшеств и изменений в работе;
  • 5) внедрение организационных изменений в программу достижения целей объекта, направленных на укрепление стабильности функционирования организации;
  • 6) реализацию мероприятий мотивации стимулирования персонала, проведение специальных тренировок в искусственно моделируемых штатных и нештатных ситуациях, в том числе для управленческих работников.

Если в структуру руководства объектом или в программу достижения целей развития необходимо внести изменения, следует оптимально просчитать варианты всех возможных последствий, проанализировать их и в соответствующие планы преобразований внести мероприятия, гарантирующие положительные результаты. Следует также разработать соответствующий план изменений, применить наиболее подходящие методы и средства реализации запланированных мероприятий, определить ответственных исполнителей и проинструктировать их, организационно все мероприятия проводить без ущерба для организации и темпов производства.

Вопрос изменений также может возникнуть и в стабильно функционирующей организации при устойчивой структуре руководства. Необходимо постоянно проводить аналитическую работу, направленную на выявление и оценку процессов, которые могут привести объект или его систему управления в неустойчивое состояние. Косвенной характеристикой устойчивости системы управления является временной показатель — насколько быстро процесс достижения целей развития вернется в исходное состояние, наблюдаемое до воздействия возмущающих факторов.

Противодействие системы руководства дестабилизирующим факторам можно разбить на несколько этапов, следующих по своим возможностям противодействия «по нарастающей». На первом этапе с влиянием возмущающих факторов служба управления справляется самостоятельно, за счет собственных заранее подготовленных для таких случаев методов и средств. На втором этапе система управления самостоятельно справиться не в состоянии и обращается за помощью к другим функциональным службам организации. Третий этап отличается тем, что система управления со службами структуры руководства уже не в состоянии улучшить положение, и ответственные лица обращаются за содействием к руководителю объекта.

По мере расширения привлекаемых ресурсов для предотвращения сбоя нормального функционирования объекта и вовлечения в эту работу новых сотрудников и подразделений организации возрастает вероятность своевременного оказания противодействия отрицательным факторам. Несмотря на вовлечение дополнительных исполнителей, уже занятые этим процессом подразделения и сотрудники не должны приостанавливать проведение текущих мероприятий и постоянно искать и находить новые методы, силы и средства воздействия на отрицательные факторы.

Устойчивая структура руководства в условиях дестабилизирующих факторов должна обеспечить работоспособность объекта за счет изменения алгоритма функционирования или нахождения иного оптимального для объекта состояния. Структура руководства объекта должна обладать возможностями приспосабливания. По методам и средствам адаптации она должна быть самонастраивающейся, но без непосредственного участия руководителя, без его организаторского начала, координации усилий всех структурных подразделений это невозможно. Структура руководства объектом, созданная на основных принципах управления, является наиболее устойчивой. Она рассчитана на устойчивое функционирование при любых кадровых, конъюнктурных, финансовых и других колебаниях. Устойчивая структура руководства объектом всегда держит процессы достижения целей в рамках заданных параметров за счет эффективной работы организационной службы и службы управления. В объекте с устойчивой структурой руководства небольшие отклонения от заданных параметров оперативно и качественно устраняет служба управления.

Устойчивость функционирования объекта и устойчивость структуры управления объектом взаимосвязаны и взаимообусловлены: чем устойчивее структура руководства объектом, тем более предсказуемая деятельность объекта и организации в целом.

Функционирование механизма управления должно обеспечивать:

  • • определение и обоснование необходимости конкретного элемента структуры организации;
  • • становление и развитие деловой организации;
  • • формирование структурной субординации;
  • • проектирование и адаптацию функциональных связей;
  • • закрепление специфических функций за конкретным элементом структуры, обеспечение процессуального взаимодействия;
  • • повышение профессиональной квалификации персонала;
  • • определение и закрепление соответствующего уровня компетенции;
  • • внедрение организационной культуры, способствующей развитию корпоративного и индивидуального имиджа;
  • • создание условий для развития карьеры.

Каждый механизм управления достаточно специфичен, поскольку изначально ориентирован и адаптирован к содержанию и обстоятельствам функционирования конкретной организации. Неизбежно продолжающие этот процесс стадии «наладки», «настройки», «регулирования» действия рычагов сформированного механизма делают его практически уникальным. Кроме того, механизм управления изменениями и развитием организации должен быть еще и «трудно копируемым» для конкурентов и внутренне защищенным. Схематично механизм управления организационными изменениями представлен на рис. 33.

Одна из современных концепций «Система менеджмента качества» рекомендует учитывать при формировании механизма управления организацией как минимум пять пар антитез (противоположностей): 1) рациональное — иррациональное; 2) процесс — результат; 3) горизонтальная оргструктура — вертикальная оргструктура; 4) регламентация (стандартизация) — творчество (разнообразие); 5) конкуренция — сотрудничество.

Механизм управления организационными изменениями

Рис. 33. Механизм управления организационными изменениями

Важно рациональное сочетание перечисленных выше антитез (исключающего абсолютизацию одной из них) в рамках реальных внутрифирменных систем управления. В выступлениях многих всемирно известных исследователей по менеджменту (Питера Друкера, Тито Конти, Ганса Борджарио, Стефана Гарелли и др.) обращалось внимание на то, что многие самые успешные решения в области бизнеса имеют не рациональный, а иррациональный характер. Согласно иррациональному характеру управленческие действия осуществляются высшим руководством компаний на основе исключительно их интуиции, опыта и эмоций вопреки очевидной логике событий.

Указанные выводы делают возможность заключить, что определяющим качеством руководителя-лидера представляется наличие у него воображения, делового видения и управленческого предчувствия.

Главное значение для эффективности и результативности любой системы управления имеет принципиальный учет при ее проектировании параметров уникальности организации — миссии, видения, а также включение таких «мягких» элементов, как культура, ценности, традиции, лидерство, социальный статус персонала, система коммуникаций, эмоциональные потоки и пр. При формировании механизма управления требуется «подгонка» любых стандартных и рациональных методов менеджмента к специфике конкретной организации.

Таким образом, механизм управления организационными изменениями — это сложная система, для которой характерна достаточно высокая степень неопределенности внутренне присущих связей и отношений, а также общего поведения. Это открытая, во многом вероятностная, изменяющаяся система, отличающаяся относительно подвижными, гибкими, часто неустойчивыми в их конкретной реализации внутренними и внешними связями. Следует иметь в виду, что механизм управления — социальная система, которая принадлежит культуре, служит организации внутренних корпоративных процессов и является средством мобилизации всего трудового коллектива для достижения целей развития. Функционирование механизма управления способствует возникновению новых обстоятельств в организации, что свидетельствует о свойстве необратимости. Обнов- ляемость (экономическая ревитализация) — процесс объективный, поэтому прогрессивно только движение вперед, к новым ситуациям и к новым решениям, которые способствуют развитию системы и механизма управления. В то же время как бы руководители организаций ни пытались предвидеть и определить будущие ситуации, они могут их предусмотреть лишь в общих чертах и создавать, проектировать и изменять процессы только частично.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >