Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления

СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

Текст управленческого документа — выраженное с применением делового языка содержание управленческих действий. Он должен быть ясным и убедительным.

Точность, ясность и убедительность текста или предложения зависят от правильного употребления слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова и словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи. Убедительным является документ, несущий в себе аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия решения.

Стиль документа, характер изложения текста зависят от вида документа. Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание для составления документа. Вторая часть содержит выводы, предложения, решения, распоряжения, мнения, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина, во второй — решение. Существуют документы, не требующие пояснения или основания. Текст такого рода документов может содержать одну заключительную часть: приказы — распорядительную часть, письма — просьбу без пояснения и т.д.

Перейдем к более детальному рассмотрению состава управленческой документации.

Формуляр — образец документа, модель построения документа, устанавливающая области применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность реквизитов, соответствующих решаемым в данной сфере деятельности задачам и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Служебное поле унифицированной формы документа — зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений.

Зона унифицированной формы документа — часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными соответствующими реквизитами.

Реквизиты — информационные элементы документа, обозначенные цифрами в делопроизводстве.

Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, состоящими из нескольких достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

Каждый документ содержит в себе постоянную часть, и некоторая информация (например, реквизиты) может быть заранее внесена в шаблон будущих документов. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Типовой формуляр — формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.).

Бланк — стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся постоянные реквизиты организации-автора.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплект реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для бланков применяется бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование форматов АЗ и А6.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля: левое — не менее 20 мм; верхнее — не менее 15 мм; правое — не менее 10 мм; нижнее — не менее 10 мм.

Виды бланков:

  • • общий;
  • • для письма;
  • • конкретного вида документа;
  • • структурного подразделения;
  • • должностного лица.

Общий бланк содержит Государственный герб Российской Федерации и используется для составления любых видов документов, кроме писем.

На общих бланках допустимо указывать трафаретные части отдельных реквизитов, а также ограничительные метки для полей и следующих реквизитов:

  • • гриф утверждения;
  • • заголовок к тексту;
  • • отметка о контроле.

Бланк письма содержит следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право);

  • • наименование вышестоящей организации (если она имеется);
  • • наименование организации (предприятия);
  • • справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов).

Также допускается указывать номера телефаксов, адрес электронной почты, We^-страницу в Интернете, номера расчетных счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), наименование банка, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии, код организации (предприятия) по ОКПО.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и дополняется только наименованием соответствующего вида документа, например, «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.п.

В случае если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, может быть использован бланк структурного подразделения, например: ЗАО «АРЕНА», ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА.

При изготовлении документов на печатающих устройствах традиционно используются восемь положений табулятора (табл. 1.1):

Таблица 1.1

Положения табулятора

Положение табулятора

Граница левого поля при печатании на ПК (см)

  • 0
  • 1

1,27

2

4

3

7

4

8,5

5

10,5

6

12,5

7

14,5

При оформлении документов реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами: интервал между реквизитами должен быть в два раза больше, чем интервал между строками текста. Между составными частями реквизитов интервал составляет 1,5-2, в составных его частях — одну строку.

Реквизиты относительно положений табулятора располагаются следующим образом:

О — наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату, место составления, заголовок к тексте, текст, отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите «подпись», гриф согласования документа, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении в дело;

  • 1 — красная строка;
  • 2 — расшифровка подписи в реквизите «гриф согласования», виза согласования. Отметка о заверении копии, номер документа;
  • 3 — при оформлении документов не используется;
  • 4 — адресат, номер страницы;
  • 5 — гриф согласования;
  • 6 — расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения»;
  • 7 — слово «копия», нумерационные заголовки: таблица, приложение, отметка о контроле, отметка о поступлении документа в организацию.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах — государственных стандартах, являющихся основой для правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, условий работы управленческого аппарата, технологии документирования. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, применяемые в данной организации, в том числе:

  • • права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников относительно процедуры оформления документов;
  • • состав применяемых управленческих документов;
  • • компетенция и право на издание различных видов распорядительных документов руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена;
  • • порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
  • • обязательные требования к оформлению и порядку работы с документами.

Не зависимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляется перечень следующих основных требований:

  • • обеспечение юридической силы документа;
  • • создание условий для оперативного исполнения документов;
  • • возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
  • • возможность использования для создания, копирования, обработки документов организационной техники.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — комплекс документов, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности и созданных по единым правилам и требованиям. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и с помощью традиционных методах обработки информации.

В основе создания унифицированных систем документации лежит метод единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Это обеспечивает интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы