Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

В состав унифицированных систем документации входят следующие системы.

  • 1. Система организационно-распорядительной документации (система ОРД). Это документация по:
    • • созданию организации, предприятия;
    • • реорганизации организации, предприятия;
    • • ликвидации организации, предприятия;
    • • приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
    • • распорядительной деятельности организации, предприятия;
    • • организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
    • • оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
    • • кадрам.
  • 2. Система банковской документации:
    • • платежная документация по безналичным расчетам через банки;
    • • документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
    • • документация по кредитным операциям банков;
    • • документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
  • • документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
  • • выходная документация банков;
  • • документация по депозитарным операциям банков;
  • • платежная документация по безналичным расчетам через банки;
  • • документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
  • • документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление);
  • • документация по денежному обращению;
  • • документация по кредитным операциям банков;
  • • бухгалтерская документация.
  • 3. Система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации:
    • • финансовая документация;
    • • отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
    • • учетная бухгалтерская документация.
  • 4. Система отчетно-статистической документации. К ней относится документация по:
    • • статистике национальных счетов и экономических балансов;
    • • статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
    • • статистике труда;
    • • статистике материальных ресурсов;
    • • статистике финансов;
    • • социальной статистике;
    • • статистике промышленности;
    • • статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
    • • статистике капитального строительства;
    • • статистике внешнеэкономических связей;
    • • статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
    • • статистике транспорта и связи;
    • • статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
  • 5. Система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
    • • отчетная бухгалтерская документация;
    • • регистры бухгалтерского учета;
    • • первичная учетная документация.
  • 6. Система документации по труду. Она включает документацию по:
    • • состоянию рынка труда;
    • • трудовым отношениям;
  • • повышению квалификации работников органов по труду;
  • • охране труда;
  • • минимальным потребительским бюджетам;
  • • обращениям в органы по труду.
  • 7. Система документации Пенсионного фонда Российской Федерации. Это документация по:
    • • учету и распределению средств;
    • • планово-экономической деятельности;
    • • контрольно-проверочной деятельности.
  • 8. Система внешнеторговой документации:
    • • оперативно-коммерческая документация;
    • • товаросопроводительная документация;
    • • расчетная внешнеторговая документация;
    • • документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товаров;
    • • транспортная внешнеторговая документация;
    • • экспедиторская внешнеторговая документация.

Еще в 1993 г. был создан Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Все виды существующих управленческих документов бьши классифицированы и каждый из них получил кодовое обозначение, что определяет его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе.

В настоящее время существуют и действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов.

Классификаторы, в зависимости от области применения, подразделяются на три группы:

  • • общероссийские;
  • • отраслевые;
  • • классификаторы предприятий.

С точки зрения содержания классификаторы также делятся на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управленческой деятельности экономических и социальных показателях.

К ним относятся: общероссийский классификатор (ОК) стандартов (ОКС), ОК продукции (01Ш), ОК валют (ОКВ), ОК единиц измерения (ОКЕИ), товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТНВЭД).

2. Классификаторы информации об организационных структурах.

К ним относятся: ОК органов государственной власти и управления (ОКОГУ), ОК предприятий и организаций (ОКПО), ОК экономических районов (ОКЭР), ОК отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), ОК пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ).

3. Классификаторы информации о населении и кадрах.

К ним относятся: ОК информации по социальной защите населения (ОКИСЗН), ОК специальностей по образованию (ОКСО), ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), ОК информация о населении (ОКИН).

Объектами классификации ОКУД являются: общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) РФ, разработчиками унифицированных систем документов (УСД).

В ОКУД применены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные УСД. Код унифицированной системы состоит из семи цифр и контрольного числа.

В ОКУД принята иерархическая (возрастающая) классификация с тремя ступенями, каждая из которых состоит из двух блоков:

  • 1) блок идентификации;
  • 2) блок наименований объекта классификаций.

Идентификация унифицированной формы производится через

классификацию.

Код в ОКУД строится следующим образом:

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

  • 1 и 2 знаки (класс форм) — принадлежность унифицированного документа к соответствующей унифицированной системе документации;
  • 3 и 4 знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
  • 5, 6 и 7 знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри класса.

Работа по унификации заключается в:

  • • разработке УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
  • • внедрении межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД;
  • • внедрении разработанных ОКТЭИ;
  • • ведении УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшего развития;
  • • разработке комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также в их государственной регистрации;
  • • разработке отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Унификация и стандартизация управленческих документов является одним из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов — это выбор рациональных структур и типизация их построения.

Основными принципами унификации документов являются:

  • • унификация от общего к частному;
  • • единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления;
  • • комплексность унификации;
  • • информативность;
  • • сокращение числа видов документов;
  • • стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
  • • сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
  • • экономичность.

Существует три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет — это способ фиксации постоянной информации в виде связанного по смыслу текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создается ряд приказов, заявлений.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная — вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица — разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная — на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные.

Стандартизация — это деятельность, направленная на установление норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

  • • безопасности продукции, работ и услуг, жизни и здоровья;
  • • технической и информационной совместимости продукции;
  • • взаимозаменяемости продукции;
  • • экономии всех видов ресурсов.

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны, объединены в единую государственную систему стандартизации — систему классификации и самих ГОСТов.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другими нормативными документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

При создании несколькими организациями совместных распорядительных документов одинаковых по форме (приказы, постановления и др.) последние создаются в соответствующей форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принявшей этот документ. Автор документа самостоятельно устанавливает форму доведения до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций.

Распорядительный документ организации может быть отменен или изменен распорядительным документом этой же или вышестоящей организации. Действие распорядительного документа может быть приостановлено только соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае возникновения разногласий к проекту прилагаются замечания по сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах.

Внутреннее согласование проекта документа проводится в следующем порядке:

  • 1) с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и, при необходимости, с общественными организациями;
  • 2) с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);
  • 3) с финансовым подразделением или главным бухгалтером;
  • 4) с юридической службой;
  • 5) со службой документационного обеспечения;

6) с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, в чьей компетенции находятся вопросы, рассматриваемые проектом документа.

Внешнее согласование также зависит от содержания документа и осуществляется в следующей очередности:

  • 1) с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
  • 2) с общественными организациями;
  • 3) с органами, осуществляющими государственный надведом- ственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);
  • 4) с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, предусмотренной законодательством возможности совершения управленческих действий. Данное действие осуществляется только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или временно замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Если ответственность за содержание документа несут двое и более лиц, на документе ставится две или более подписи.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов:

  • 1) утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);
  • 2) поясняющие или дополняющие содержание другого документа;
  • 3) направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

Приложение к (указывается документ) от_№_

В случае наличия нескольких приложений, они нумеруются.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы