СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В настоящее время применяется ГОСТ Р 6.30-97, включающий в себя требования к оформлению документов, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273.

Область применения

Настоящий стандарт распространяется на:

• • организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД),
• • постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Настоящий стандарт устанавливает:

• • состав реквизитов документов;
• • требования к оформлению реквизитов документов;
• • требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Наибольшее значение среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, имеет система организационнораспорядительной документации. Входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Как уже отмечалось, документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований.

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — герб субъекта Российской Федерации;

• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 — код организации;
• 05 — код формы документа;
• 06 — наименование организации;
• 07 — справочные данные об организации;
• 08 — наименование вида организации;
• 09 — дата документа;
• 10 — регистрационный номер документа;
• 11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 12 — место составления или издания документа;
• 13 — гриф ограничения доступа к документу;
• 14 — адресат;
• 15 — гриф утверждения документа;
• 16 — резолюция;
• 17 — заголовок к тексту;
• 18 — отметка о контроле;
• 19 — текст документа;
• 20 — отметка о наличии приложения;
• 21 — подпись;
• 22 — гриф согласования документа;
• 23 — визы согласования документа;
• 24 — печать;
• 25 — отметка о заверении копии;
• 26 — отметка об исполнителе;
• 27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 28 — отметка о поступлении документа в организацию;
• 29 — идентификатор электронной копии документа.

Для придания документам юридической силы, их идентификации служат реквизиты 01-10,15, 21-24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16-18, 20, 25-29 способствуют поиску документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа.

Реквизит 12 указывает на место составления или издания документа. Реквизит 19 несет основную нагрузку документа.

Каждому конкретному виду документа соответствует свой набор обязательных элементов (реквизитов). ГОСТом Р 6.30-97 также установлено место для размещения каждого конкретного реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

Рассмотрим каждый реквизит в отдельности.

Реквизит 01 — Государственный герб Российской Федерации. Изображение Государственного герба Российской Федерации на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденным Указом Президента России от 30 ноября 1993 г. № 2050.

Реквизит 02 — герб субъекта Российской Федерации. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. Изображение герба размещает на верхнем поле бланка; при угловом расположении реквизитов — в центре поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04 — код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организации. Код является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит 05 — код формы документа. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и является элементом идентификации документа.

Реквизит 06 — наименование организации. На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные «выполняют» правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-распорядительную форму (табл. 2.1).

Реквизит 07 — справочные данные об организации. В состав реквизита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами, т.е. он должен обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно-территориального деления. Следует указывать тот номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию. Группы цифр в номерах телефона (факсов) разделяют дефисом.

Таблица 2.1

Фирменные наименования

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации — автора документа следующими данными: номер счета в банке и реквизиты банка, адрес электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Реквизит 08 — наименование вида документа. Наименование вида документа — обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма, — должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Дополнительно может быть указан код документа в соответствие с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).

Реквизит 09 — дата документа. Датой документа является дата его подписания:

• • для документов, принимаемых коллегиальным органом, — дата его принятия;
• • для утверждаемых документов — дата утверждения;
• • для актов и протоколов — дата события.

Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания его одним из авторов.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления даты:

• • день месяца, месяц, год (01.09.2008);
• • год, месяц, день месяца (2002.02.08);
• • словесно-цифровой способ оформления даты (1 октября 2008 г.).

Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах ИСО 8601-88.

Реквизит 10 — регистрационный номер документа. При регистрации созданного документа в организации-авторе на нем проставляется его регистрационный номер. Как правило, он состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.), может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица и др. При отправке ответных писем указываются два индекса: тот, что присвоен документу в организации — авторе данного письма при его регистрации и тот, который был на полученном документе. Если письмо инициативное, т.е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом в первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных ему в каждой из этих организаций. На документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению авторов документа.

Реквизит 11 — ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.

Реквизит 12 — место составления или издания. Реквизит указывается на общем бланке или бланке вида документа (например, постановления, решения и др.). Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, о месте нахождения юридического лица, определенном его государственной регистрацией.

Реквизит 13 — гриф ограничения доступа к документу. Гриф ограничения доступа к документу (отметки «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования (ДСП)» или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.) проставляется на первом листе документа на верхнем поле справа.

Реквизит 14 — адресат. Документы направляют в адрес организации, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут выступать физические лица.

При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть неизвестно корреспонденту. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляется следующим образом:

Министерство финансов РФ Управление налоговой реформы

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:

Министерство финансов РФ

Начальнику Управления налоговой реформы

А. С. Астафьеву

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата. Например:

Генеральному директору издательства «Бизнес и компьютер»

П. О. Ворошилова

Допускается центровать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Генеральному директору издательства «Бизнес и компьютер»

П. О. Ворошилова

При адресовании документов нескольким однородным учреждениям или организациям фамилии опускают, а должность указывают обобщенно. Например:

Ректорам вузов

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и другими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется от следующего двумя-тремя интервалами.

Почтовый адрес может указываться только на конверте. При необходимости в состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.

Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствии с действующими почтовыми правилами.

Адресование, помимо документов, направляемых за пределы организации, используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания), а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно.

Реквизит 15 — гриф утверждения документа. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: проставлением на документе грифа утверждения или изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.

Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то мероприятия по внедрению утверждаемого документа. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом начальника

Главного управления лицензирования и

контроля

14.07.2006 № 64

или

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета Университета от 25.11.2008 №4

Если документ утверждается единоначально руководителем организации, то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

_И. Л. Леонова

14.05.2008

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Реквизит 16 — резолюция. Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

Реквизит 17 — заголовок к тексту. Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить. Заголовок к тексту — реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа.

Место для размещения заголовка на документах обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписи бланка два-три межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизит 18 — отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется.

Реквизит 19 — текст документа. Текст документа печатают, отступив на два-четыре интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала.

ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страницы (стр.).

Реквизит 20 отметка о наличии приложений. Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на наличии документов, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатают через один межстрочный интервал; если приложений несколько, текст разделяется полуторными интервалами.

Приложения к документам оформляются на стандартных листах бумаги и имеют в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

Реквизит 21 — подпись. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей.

Если за составление и содержание документа ответственны несколько должностных лиц, то, как уже отмечалось, документ может быть подписан двумя или более должностными лицами.

В случае если документ подготовлен без использования бланка, в состав реквизита «подпись» входит наименование должностного лица и организации, которую оно возглавляет, личная подпись, инициалы и фамилия.

В случае оформления документа на бланке, реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ подготовлен двумя организациями и его подписывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне. В этом случае документы оформляют не на бланках и подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Официально оформленный подлинник документа имеет каждая организация.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи, в соответствии со степенью значимости занимаемых ими должностей, располагают одну под другой.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Реквизит 22 — гриф согласования документа. Он является реквизитом официального документа, выражает согласие учреждения или его органа, который не является автором документа, с его содержанием.

Реквизит 23 — визы согласования документа. Согласование документа осуществляется в случаях возникновения необходимости оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Согласование документа в пределах одной организации оформляется визой (указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату).

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Реквизит 24 — печать. Заверение документов печатью организации — особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печати подразделяют на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре нее помещается изображение Государственного герба Российской Федерации (субъекта Федерации), а по окружности — наименование организации. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации обязательно на печатях центральных органов власти, центральных органов федеральной исполнительной власти, на печатях иных органов государственной власти. Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Герб города, районов Российской Федерации размещается на печатях органах представительной и исполнительной власти городов, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами — федеральными законами, нормативными актами субъектов Федерации, города, района.

В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой: в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности — полное наименование организации. Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т.д.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально для этого отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М. П.».

Реквизит 25 — отметка о заверении копии. Копия документа, являясь воспроизведением всех его реквизитов, может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии с помощью копировального аппарата. Если изготавливается копия с документов, касающихся прав и интересов граждан, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике копируют в основном исходящие документы для того, чтобы в делах организации оставались их копии. Заверяют копии работники делопроизводственной службы, проставляя ниже реквизитов «подпись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, личиной подписи и даты.

Реквизит 26 — отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2-4 интервала ниже реквизита «подпись» и печатается от левого поля. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:

• • фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;
• • имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.

Реквизит 27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит наносится от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем роле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую запись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись. Например:

Подготовлено письмо № 34/08-67 от 28.05.2006.

В дело № 08-15. Исполнитель Е. Л. Зотов

Реквизит 28 — отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампах указывается наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 29 — идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.