Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления

ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТА

Упорядочение процессов документирования содержит в себе, помимо соблюдения процедур составления документов, также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один интервал.

Правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

  • • от границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заве- рительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».
  • • отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев;
  • • отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».
  • • отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».
  • • отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. № 9 в настоящий стандарт внесены изменения, вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационнораспорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

Как мы уже отмечали выше, документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов: обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа постоянный состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) иА5(148х210 мм). Допускаются бланки форматов АЗ и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы