Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, носят справочно-информационный характер. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационной и распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.

Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.

Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:

  • 1) постоянные реквизиты «единого» бланка:
    • • эмблема;
    • • наименование организации;
    • • наименование вида документа (АКТ);
  • 2) переменные реквизиты «единого» бланка:
    • • дата;
    • • регистрационный номер;
    • • место составления или издания документа;
    • • заголовок;
    • • текст;
    • • отметка о наличии приложения;
    • • подписи членов комиссии;
    • • гриф утверждения.

Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога О (Об) и формулируется с помощью отглагольных существительных. Например:

Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос «чего?». Например:

или

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например:

Основание: приказ директора от 19.09.2010 № 52 «О мерах по обеспечению сохранности документов»

При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме:

Составлен комиссией:

Председатель — должность Фамилия И.О.

Члены комиссии:

Должность Фамилия И.О.

Должность Фамилия И.О.

Должность Фамилия И.О.

Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).

В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия:

Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность Фамилия И.О.

Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.

При необходимости оформляют отметку о наличии приложения. Если необходимо, оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения. Например:

Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, когда экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.

Если необходимо, лица, присутствовавшие при работе комиссии, должны своими личными подписями удостоверить факт ознакомления с содержанием акта по форме:

Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются должности, не ставятся тире или двоеточие. Например:

Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом.

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Акты контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения, подлежат утверждению.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Во вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адреса, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку («С актом ознакомлены: подпись, дата»).

При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами.

Докладная записка — документ информационно-справочного характера, который может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя. Она адресуется руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные, внутренние (действуют внутри организации) и внешние (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки оформляют на листе бумаги (допускается написание от руки) формата А4 или А5. Подписывает их автор- составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Текст докладной записки делится на две части. Первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая — выводы, мнения составителя — организации или должностного лица.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступка, ситуации, составляют отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Ее реквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.

Служебная записка — форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.

Текст служебной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй — делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Датой служебной записки является дата ее подписания.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения между учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через полуторный или одинарный интервал). Название вида документа — «письмо» — не пишут.

Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

Реквизит «Адресат» оформляют с четвертого положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организации или ее структурному подразделению, то их название пишут в именительном падеже.

При направлении конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, а название должности, Ф.И.О. — в дательном.

Если письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают наименование предприятия.

В реквизит «Адресат» может входить и почтовый адрес организации.

При отправлении письма частному лицу вначале пишут адрес, фамилию, инициалы (или имя, отчество полностью).

Элементы реквизита «Адресат» отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.

Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации пишут первым, затем указывают остальные. Если документ, направляют более чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Письмо может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают обобщенно.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.

Факт, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Текст письма состоит из вводной и основной частей.

В вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.

В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например: «Просим выделить помещение для обслуживания участников конференции»).

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного числа — «Организация сообщает...»; от третьего лица множественного числа — «Педагогический коллектив и ученики школы приглашают...»; от первого лица единственного лица — «Прошу...»; от первого лица множественного числа — «Просим...».

Письмо оформляют в двух экземплярах (факс — в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй — направляют в дело.

К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста (через 1,5-2 интервала) пишут слово «Приложение» (от начального поля, с заглавной буквы).

Текст приложения пишут столбиком, через одинарный интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг от друга двойным интервалом.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит следующих элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи (инициалы, фамилия — второе положение табулятора или печатных 16 печатных знаков от левого поля), дата (от левого поля). Элементы визы отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.

На входящих письмах ставят отметку о поступлении в организацию и резолюцию руководителя.

Отметка о поступлении документа в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.

Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют. Ответственным за исполнение считается тот, чья фамилия указана первой. Резолюцию пишут между реквизитами «Адресат» и «Текст» или на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Письма подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеет следующие элементы: наименование должности подписывающего документ, подпись, Ф.И.О.

При подписании письма несколькими должностными лицами подпись располагают друг под другом в соответствии с занимаемой должностью.

Сопроводительное письмо — это документ информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение о характере или цели направления приложенного документа.

Текст начинают словами: «Направляем...», «Возвращаем...», «Представляем на утверждение (согласование)...».

Письмо-приглашение. Его цель — приглашение на заседание, совещание, конференцию, встречу, семинар и т.д. Адресовать письмо- приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.

Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повести дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию.

В тексте часто используют устойчивые обороты: «Приглашаем Вас на заседание...», «Просим принять участие в выставке работ учащихся...».

Информационное письмо. В тексте информационного письма сообщают о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций или различную продукцию.

Письмо-извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются : «Ставим Вас в известность», «Сообщаем Вам о переносе сессии...».

Этот вид письма близок к информационному письму.

Рекламное письмо. Письмо такого характера содержит описание рекламируемых услуг и товаров. Его посылают конкретным адресатам. Цель рекламного письма — побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.

Письмо-подтверждение. Оно уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Ключевыми фразами письма являются: «Подтверждаем получение Вашего заказа...», «Организация не возражает против совместного строительства...», «Подтверждаем условия поставки партии столов...», «Подтверждаем телефонный разговор

12.08.2006 по вопросу поставки...».

Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, так как позволяет снять вопрос с контроля.

Письмо-напоминание. Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.

Письмо направляют тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Текст может быть представлен в виде трафарета.

Гарантийное письмо. В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставления каких- либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).

В письме организация-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.

Письмо-претензия. Такие письма обычно посылают предприятия- покупатели в адрес нерадивой организации — поставщика.

В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.

Письмо-запрос — служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма- просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос оформляется на бланке письма и обязательно требует письма-ответа.

Обязательными реквизитами письма-запроса являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплателыци- ка/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-ответ. Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответы посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: «На №_от

_». Если инициативное письмо поступило от частного лица, в

ссылке указывают дату поступления входящего документа.

В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

В тексте используют устойчивые словосочетания: «Мы не можем удовлетворить Ваше предложение...», «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем...», «Предлагаемые Вами сроки проведения. ..», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам...».

Письмо иностранному партнеру. Оно должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке 2,54 мм. Реквизиты на нем располагают в следующем порядке:

1 — эмблема организации или товарный знак, наименование фирмы (возможно указание рода ее деятельности — «продажа недвижимости» и т.д.);

  • 2 — справочные данные об организации (адрес, телефон/факс, № счета в банке, адреса представительств и филиалов). Данный реквизит может быть помещен непосредственно перед реквизитом 1;
  • 3 — регистрационный (индекс) номер документа в цифровой или в буквенной, а также буквенно-цифровой форме, указание в письме- ответе исходящего номера инициативного письма;
  • 4 — дата документа в буквенно-цифровой форме без добавления “th” к числу;
  • 5 — адресат: имя, фамилия получателя, название компании, номер дома, улицы, город, цифровой индекс, страна (располагают данные адреса построчно с открытой системой пунктуации, т.е. без запятых и точек);
  • 6 — вступительное обращение через четыре межстрочных интервала от реквизита 5;
  • 7 — заголовок письма (не обязателен, но свидетельствует о хорошем тоне);
  • 8 — текст письма;
  • 9 — заключительная формулировка вежливости, пишут ее через два межстрочных интервала после текста письма;
  • 10 — личная подпись автора письма, ниже подписи — ее расшифровка, на следующей строке — название должности лица, подписавшего документ (проставляют через пять межстрочных интервалов после реквизита 9);
  • 11 — отметка о наличии приложений, если они есть;
  • 12 — отметка о заверении копии и адресов, куда они высланы.

Справка — это документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов.

1. Описывающие и подтверждающие факты или события, происходящие или уже произошедшие в производственной деятельности организации.

Такого рода справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации, выдающей справку, для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит их двух частей.

В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй — приводятся конкретные данные.

Отличие справки от докладной записки состоит в том, что в ней не указываются выводы и предложения.

В справке фиксируют сведения за определенный промежуток времени, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки информации. По этой причине справка должна объективно отражать состояние дел. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе. Датой справки является дата ее подписания.

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель; справки, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает также главный бухгалтер учреждения.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние — на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.

Адресат оформляют как на других документах, но не указывают почтовый адрес.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. Такие справки выдаются по запросам заинтересованного лица или учреждения. Данная разновидность справок — наиболее многочисленная и ежедневно составляемая группа справок. При составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст документа начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.

Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки или на пишущей машине.

Доклад — планомерное изложение материала, соответствующего тематике проведения заседаний, совещаний, собраний.

Доклад может преследовать две цели:

  • 1) информационную;
  • 2) информационно-убеждающую.

Исходя из цели доклада, проводят логическое построение материала.

В докладе присутствуют следующие элементы:

  • • вступление;
  • • основная часть;
  • • выводы;
  • • рекомендации.

Отличительная черта доклада — его текст должен состоять из коротких предложений, так как длинные предложения плохо воспринимаются на слух. Для использования в докладе цифр, необходимо найти эффективный способ подачи, чтобы слушающий или читающий доклад пришли к нужному вам выводу.

Текст доклада пишут через два интервала. Указывают название документа — ДОКЛАД, тему доклада. Если доклад является приложением, то в правом верхнем углу нужно сделать пометку.

Акт проверки налоговой инспекции — документ, в котором излагаются факты выявленных нарушений законодательства о налогах и других платежах в бюджет, в ведении учета доходов, расходов, денежных расчетов, отчетов, деклараций, а также факты нарушения порядка представления документов налоговым органам. При установлении сокрытия или занижения доходов к актам проверки прилагаются изъятые у предприятий и организаций документы, свидетельствующие об этих фактах, или их копии.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы