ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В любой организации решением проблем документационного обеспечения управления занимается специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярия и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Юридический аспект деятельности службы делопроизводства предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
Организационный аспект заключается в разработке оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентации разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.
Среди организационных проблем следует выделить:
- • выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
- • разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
- • определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
- • регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
- • выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
- • рациональная организация рабочих мест и условий труда;
- • повышение квалификации сотрудников службы.
Организационные формы работы с документами
На практике в любом управленческом аппарате выработано три формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма заключается в сосредоточении всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). Этим подразделением (или этим сотрудником) выполняется полный спектр технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год возможна полная централизация работы с документами.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания — полная противоположность централизованной службы. Каждым структурным подразделением одной организации создается своя собственная служба для работы с документами. В данной службе автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Такая форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).
Самая распространенная форма организации работы с документами — смешанная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
Наиболее часто в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по общему составу и т.д.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяет организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы является одним из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.
Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
