Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Организация документооборота — организация работы с документами, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Организация работы с документами определяется:

  • • оперативностью перемещения документов внутри организации;
  • • качеством и своевременностью исполнения документов;
  • • эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, осуществляющееся в виде различных потоков документов между структурными подразделениями и работниками предприятия.

Объем документооборота зависит:

  • • значимости организации;
  • • ее функций и уровня решаемых задач;
  • • связей с внешними организациями.

В состав документационного обеспечения входят три группы документов:

  • • входящие — поступающие в организацию;
  • • исходящие — отправляемые из организации;
  • • внутренние — составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе.

Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

  • • первичную обработку;
  • • предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе

следующие операции:

  • • составление проекта документа составителем;
  • • проверку правильности оформления проекта документа;
  • • согласование проекта документа.

Общими для всех групп являются следующие операции:

  • • рассмотрение документов руководителем;
  • • регистрация документов;
  • • передача документов исполнителям;
  • • исполнение документов;
  • • контроль исполнения документов;
  • • подшивка исполненных документов в дела;
  • • использование документов в справочно-информационных целях;
  • • подготовка документов к передаче в архив и собственно передача.

Основные принципы работы с документами:

  • • единый порядок составления документов и работы с ними;
  • • четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;
  • • современное техническое оснащение делопроизводства;
  • • целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для предприятия, оправдана конкретной целью);
  • • сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.

Организация работы с документами предусматривает:

  • • инструкцию по делопроизводству предприятия;
  • • образцы правильно оформленных документов;
  • • номенклатуру дел предприятия со сроками хранения документов;
  • • должностные инструкции работников;
  • • техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;
  • • методическое руководство службой делопроизводства работой с документами в структурных подразделениях предприятия;
  • • информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;
  • • назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Основные правила организации документооборота в учреждении

Документооборот предприятия — движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трем основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (так называемый внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (так называемый внешний контур документооборота).

В соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Работа в соответствии со схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

  • • централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо — ответственный за делопроизводство;
  • • экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяженности маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;
  • • функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;
  • • унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;
  • • открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учетом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);
  • • гибкость, когда в организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.

Пример схемы документооборота предприятия представлен далее.

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Название» Подпись Л.Д. Сулин 17.02.2009 СХЕМА

документооборота ООО «Название»

n/n

Наименование группы документов

Кому поступает документ

Кому передается документ

ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

1

Прием (доставка) документов

Экспедитор

Ответственный за делопроизводство

2

Первичная обработка документов

Ответственный за делопроизводство

3

Предварительное рассмотрение документов

Ответственный за делопроизводство

4

Регистрация документов

Ответственный за делопроизводство

Директор

5

Рассмотрение документов

Директор

Ответственный за делопроизводство

6

Передача документов исполнителям

Ответственный за делопроизводство

Исполнители

7

Исполнение документов

Исполнители

Ответственный за делопроизводство

8

Возврат документов в делопроизводство

Ответственный за делопроизводство

ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

1

Прием документов от исполнителей

Исполнители

Ответственный за делопроизводство

2

Тиражирование документов (при необходимости)

Ответственный за делопроизводство

3

Регистрация документов

Ответственный за делопроизводство

4

Оформление почтовых реквизитов

Ответственный за делопроизводство

5

Конвертирование

документов

Ответственный за делопроизводство

п/п

Наименование группы документов

Кому поступает документ

Кому передается документ

6

Сортировка документов

Ответственный за делопроизводство

Экспедитор

7

Отправка документов

Экспедитор

-

8

Перемещение контрольных экземпляров в дела

Ответственный за делопроизводство

ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ

1

Регистрация резолюции в РКФ

Ответственный за делопроизводство

2

Доведение резолюции до исполнителей

Ответственный за делопроизводство

3

Выдача документов исполнителям

Ответственный за делопроизводство

Исполнители

4

Подготовка проекта документов

Исполнители

Согласующее

лицо

5

Согласование проекта документа ( при необходимости)

Согласующее

лицо

Исполнители

6

Оформление проекта документов

Исполнители

Директор

7

Утверждение (подписание) проекта

Директор

Исполнители

8

Регистрация документа

Исполнители

Ответственный за делопроизводство

9

Тиражирование документа (при необходимости)

Ответственный за делопроизводство

10

Выдача документа в работу

Ответственный за делопроизводство

Должностные

лица

11

Перемещение контрольных экземпляров в дела

Ответственный за делопроизводство

12

Возврат документов в делопроизводство

Ответственный за делопроизводство

Наименование должности ответственного за делопроизводство

  • (расшифровка подписи)
  • (подпись) Дата 17.02.2010 г.

Объем документооборота выражается в общем количестве документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определенный период. При определении объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота вычисляется на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты), то и подсчет объема документооборота проводится по выделенным участкам регистрации.

Служба делопроизводства с установленной периодичностью (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объема документооборота. Данная информация позволяет установить определенные закономерности роста и составления документооборота, его изменения.

Учет документооборота позволяет:

  • • определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
  • • определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
  • • разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
  • • установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
  • • рассчитать численность службы делопроизводства.

Взаимоотношения структурного подразделения рассмотрены в

табл. 5.4.

Таблица 5.4

Взаимоотношения структурного подразделения

Структурное подразделение получает

Структурное подразделение передает

Производственно-диспечерский отдел

  • - проект квартальных и месячных планов;
  • - утвержденный месячный план;
  • - графики запуска / выпуска изделий;
  • - оперативные распоряжения;
  • - производственные задания;
  • - извещения об изменении плана
  • - замечания и предложения по проектам квартальных и месячных планов;
  • - претензии к другим подразделениям;
  • - акты о браке, утере и порче для восполнения незавершенного производства;

Структурное подразделение получает

Структурное подразделение передает

- месячные отчеты о выполнении плана производства по объему и номенклатуре

Отдел главного технолога

  • - график подготовки производства новых изделий;
  • - альбом карт технологических процессов;
  • - решения, распоряжения, касающиеся тех. подготовки производства;
  • - извещения об изменении тех. документов и норм расхода материалов
  • - заявки на оборудование;
  • - разработанные тех. процессы;
  • - расчеты потребности по спирту;
  • - тех. отчеты и акты;
  • - график контроля соблюдения тех. дисциплины;
  • - разрешение на временное отступление от тех. документации

Отдел главного конструктора

  • - конструкторскую документацию;
  • - КД для согласования;
  • - требования на корректировку КД;
  • - бланочную продукцию;
  • - консультации при освоении новых изделий
  • - вопросы по конструкторской документации;
  • - разрешение на временное отступление от КД;
  • - КД для корректировки;
  • - заявки на бланочную продукцию

Отдел материально-технического снабжения

  • - материалы, хоз. инвентарь, спецодежду, моющие средства;
  • - карты на замену материалов;
  • - сведения о наличии, поступлении, изменении сроков поставок материалов и комплектующих изделий
  • - дефицит материалов;
  • - заявки на спецодежду;
  • - требования на получение материалов, хоз. инвентаря;
  • - тех. акты на списание материалов

Служба главного энергетика

  • - нормы расхода и указания по использованию энергоресурсов;
  • - акты приемки оборудования после кап. ремонта;
  • - приказы, распоряжения, указания, служебную и тех. документацию к исполнению;
  • - утвержденные годовой и месячный план работы;
  • - предложения в план работ;
  • - инструкции по эксплуатации и технике безопасности;
  • - схемы коммуникации
  • - заявки на запасные части;
  • - заявки на ремонт эл. оборудования;
  • - аварийные и тех. акты;
  • - согласования на производство земляных работ;
  • - приказы и решения по соблюдению правил тех. эксплуатации электроустановок потребителей
  • - проекты планов годовых и месячных планов;
  • - отчеты по выполнению годовых и месячных планов работ

Структурное подразделение получает

Структурное подразделение передает

Служба главного механика

  • - акты приемки оборудования после кап. ремонта;
  • - инструкции по эксплуатации оборудования;
  • - акты проверки тех. состояния тех. оборудования
  • - заявки на ремонт оборудования, закрепленного за службой главного механика;
  • - заявки на монтаж и демонтаж оборудования по утвержденным планировкам;
  • -приказы, выпущенные на основании аварийных актов

Экономическое бюро

  • - штатное расписание руководителей, специалистов, служащих;
  • - распоряжения, указания к исполнению;
  • - приказы по премированию;
  • - отпускные записки;
  • - расчетные листки;
  • - вкладыши, проказы на работу в выходные дни
  • - проекты штатного расписания;
  • - приказы по перемещению работников;
  • - график отпусков;
  • - данные табельного учета для сверки;
  • - наряды на повременную и сдельную работу;
  • - сведения о целосменных и внутрисменных простоев

Инструментальный отдел

  • - технологическую оснастку, инструмент, приспособления и материалы;
  • - инструкции по эксплуатации и хранению спец.технологической оснастки и инструмента
  • - заявки на инструмент, материалы;
  • - карты заказов на изготовление тех. оснастки, приспособлений;
  • - заказы на ремонт, кап. ремонт и изготовление дублеров тех. оснастки;
  • - инструмент, списанный по актам

Бухгалтерия

методические указания по организации учета мат. ценностей

  • - акты незавершенного производства;
  • - акты инвентаризации основных фондов, драгметаллов;
  • - отчеты по спирту;
  • - акты на забракованную продукцию

Структурное подразделение получает

Структурное подразделение передает

Служба качества

  • - предупреждения о браке;
  • - отчеты о результатах внутренних аудитов;
  • - политику предприятия в области качества;
  • - отчеты по качеству продукции
  • - приказы, решения представителя по системе менеджмента
  • - цели в области качества;
  • - предложения в план работы ПДКК;
  • - акты приемо-сдаточных испытаний;
  • - продукция для проведения тех. контроля;
  • - протоколы «Дня качества» у начальника

Центральная заводская лаборатория

  • - протоколы испытания материалов, покрытий и печатных плат;
  • - клеи на эпоксидной смоле;
  • - маркировочные краски на эпоксидной основе;
  • - результаты анализов растворов электролитов и сплавов;
  • - протоколы результатов исследований уровня шума, освещенности, температуры
  • - заявки на испытание материалов, покрытий и готовой продукции;
  • - график проведения анализов растворов электролитов;
  • - акты инвентаризации по драгметаллам для согласования;
  • - заявки на приготовление клея, маркировочной краски;
  • - заявки, графики на проведение замеров шума, освещенности

Бюро стандартизации

  • - нормативные документы;
  • - перечень вновь поступивших нормативных документов
  • - извещения об изменении тех. документации;
  • - акты внедрения нормативных документов

Юридический отдел

согласования, приказы, решения

приказы для согласования

Бюро режима

информацию о нарушениях режима секретности работниками, фактах задержания работников при нарушении пропускного режима и о хищении материальных ценностей

материалы о результатах расследования фактов нарушений и о принятых мерах к нарушителям

Структурное подразделение получает

Структурное подразделение передает

Отдел охраны труда

  • - инструкции по ТБ;
  • - руководящие документы гос. инспекции труда;
  • - приказы ген. директора предприятия по предупреждению несчастных случаев на производстве;
  • - бланки разрешений на проведение огневых и пожароопасных работ
  • - карты аттестации раб. Мест по условиям труда;
  • - отчет по загрузке оборудования;
  • - отчет по характеру сбрасываемых стоков;
  • - инструкции по ТБ;
  • - схемы эвакуации работников;
  • - приказы о создании добровольных пожарных дружин

Отдел кадров

  • - приказы ОК по личному составу и об обучении;
  • - график периодической аттестации специалистов и служащих
  • - информацию по личному составу;
  • - заявки на работников нужной квалификации и специальности;
  • - информацию о необходимости обучения работников смежной специальности
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы