Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления

ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

Целесообразнее оптимизировать поток документооборота и установить единый порядок передачи документов. Этот процесс целесообразно проводить через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

В структурное подразделение документы передаются в основном для исполнения, а не для ознакомления и на документе стоит отметка о том, кому поручено исполнение данного документа и, в большинстве случаев, о том, кто контролирует исполнение.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений.

Необходимо учесть, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

  • • составление проекта документа исполнителем;
  • • проверка правильности оформления проекта документа;
  • • согласование проекта документа;
  • • подписание документа руководителем;
  • • регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

  • • передача документа исполнителю;
  • • контроль исполнения документа;
  • • исполнение документа;
  • • проставление отметки об исполнении;
  • • подшивка исполненного документа в дело.
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы