Формирование и оформление дел

Формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

  • • в дело помещаются документы, работа над которыми завершена;
  • • документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
  • • документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
  • • документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
  • • в дело формируются, как правило, документы одного года;
  • • в дело включается, как правило, один экземпляр;
  • • каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись и т.д.);
  • • в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
  • • документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, т.е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху;
  • • протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;
  • • приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
  • • документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
  • • переписку предприятия делят на две папки: с полученной и отправленной корреспонденцией;
  • • если в ходе деятельности предприятия составляются или на предприятие поступают единичные документы, которые не относятся ни к одному из принятых видов дел, то для них заводят специальную папку с заголовком «Документы по различным вопросам за 2004 г.» и составляют внутреннюю опись дела.

На обложке дела указывается:

  • • наименование организации;
  • • структурное подразделение;
  • • номер папки по номенклатуре дел;
  • • заголовок дела;
  • • год заведения;
  • • срок хранения.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >