Оперативное хранение дел

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений, работники службы делопроизводства.

Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа, сейфа для удобства поиска необходимого дела, для проверки наличия дел.

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку и на срок не более одного месяца.

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят кар- ту-заместитель дела, в которой указывают: номер дела; дату выдачи; кому выдано; структурное подразделение; подпись исполнителя; срок возврата; отметку о возврате; примечание.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации — автора документа. В карте-заместителе дела указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела.

Срок оперативного хранения дел составляет от одного года до трех лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Такие документы на архивное хранение не передаются и продолжают храниться в структурных подразделениях.

После оперативного хранения завершенные дела постоянного и временного сроков хранения сдаются в архив.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >